Planejamento no condomínio
Organização a curto, médio e longo prazo são essenciais
Por Gabriel Karpat* 
A importância do planejamento nos condomínios
Um condomínio é equivalente a uma empresa e a falta de um planejamento é como um navio sem “norte” , fica a mercê do vento. Há cerca de 2 mil anos o escritor e filósofo romano Sêneca já dizia: “Não há bons ventos para quem não sabe para onde vai".
A preparação de um plano de ação pelo síndico é indispensável. Nada impede que a proposta seja por período superior a sua própria gestão. É inadmissível que ainda tenhamos candidatos ao cargo, quer morador voluntário, quer profissional contratado lançando como plataforma exclusivamente reduzir o valor da taxa condominial, sem previa análise ou plano de trabalho.
A falta de planejamento ocasiona, via de regra, descontinuidade de projetos, obras inacabadas e, em especial, a surpresa de cada período de mandato estar sujeita à individualidade do gestor.
A atuação do síndico no condomínio não pode depender de motivações políticas. Obras não podem ser paralisadas e planos alterados apenas para evitar que a continuidade dê visibilidade ao gestor anterior. Desconsiderar a necessidade das mesmas ou a sua importância por questões que não representem a vontade da maioria é retroceder e acumular ao patrimônio comum prejuízos no presente e no futuro.
Um planejamento bem elaborado impedirá surpresas e, se aprovado pela maioria dos condôminos, terá validade e garantia de execução até que uma nova assembleia geral a altere ou complemente. Um bom plano prevê inclusive revisões periódicas das ações propostas, para que dessa forma possam ser permanentemente reavaliadas suas prioridades e atender a eventuais necessidades inesperadas ou antecipadas.
O que deve conter um plano de gestão:
- Planejamento financeiro: levar em conta os saldos existentes, inadimplência e eventuais questões trabalhistas. Sempre é importante analisar a folha de pagamento, pois sendo o maior componente das despesas, escalas mal feitas e horários mal ajustados ocasionam acréscimos significativos uma vez que incidem também sobre os encargos sociais. Ainda no planejamento financeiro é importante avaliar a previsão aprovada e comparar com as despesas efetivamente realizadas.
- Equipamentos e bens comuns: priorizar inicialmente todas as manutenções corretivas ante a necessidade de ter todos os componentes da edificação plenamente funcionado. Cumprida essa etapa, o passo seguinte é preocupar-se com a manutenção preventiva, elaborar um programa periódico ajuda evitar imprevistos indesejáveis e aumenta a vida útil dos equipamentos. Nunca esquecer-se que os edifícios também envelhecem e para evitar a sua obsolescência prever um cronograma financeiro de melhorias e benfeitorias.
- Legal : conhecer e atender a convenção, o regimento interno e observar as deliberações das últimas assembleias gerais. Mapear contratos, seguros e vencimentos importantes e obrigatórios como AVCB(Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), recarga dos extintores, dentre outros.
- Cronograma de reuniões: além das assembleias ordinárias e extraordinárias, reuniões com os diversos conselhos e comissões devem ter seus períodos programados. Em alguns casos inclusive com a participação de condôminos, isso pode facilitar as futuras deliberações nas reuniões formais, uma vez que os assuntos já são de conhecimento prévio. Assessorias especializadas em algumas áreas também podem ser sugeridas para atender casos polêmicos ou pontuais.
Importante : é indispensável organizar antes de iniciar os trabalhos, todos arquivos de documentos do condomínio: contratos em vigor, balancetes, documentos trabalhistas, todas as plantas da edificação e todos os documentos que atendam a legislação em vigor. Com essa organização é que se obterá a maioria das informações necessárias a elaboração do plano.
Finalmente, não menos importante, é determinar os prazos para cada uma das etapas do planejamento.
Um plano bem elaborado não só destaca o trabalho do síndico com transparência e participação, mas principalmente beneficiará todos os que possuem seu patrimônio no empreendimento.
(*) Gabriel Karpat, economista (PUC-SP), mediação e arbitragem (FGV), especialista em condomínios, autor de livros e diretor da GK administração de Bens
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