Organização de Assembleias Condominiais: Práticas Eficientes e Legais
Confira 10 boas práticas jurídicas para organizar assembleias que respeitem a lei, envolvam os condôminos e assegurem decisões legítimas
Organizar uma assembleia condominial de maneira eficiente e conforme a legislação é crucial para assegurar a transparência, a participação dos condôminos e a validade das decisões deliberadas.
Neste artigo, exploro dez das melhores práticas sob a perspectiva jurídica para a organização dessas assembleias. Confira!
1. Planejamento Antecipado de Assembleias Condominiais
Escolher uma data e horário que facilitem a maior participação possível é fundamental. Reserve previamente um local adequado, capaz de acomodar todos os participantes.
Se a assembleia for realizada virtualmente, certifique-se de que a plataforma escolhida permite gravação e identificação de todos os presentes, essenciais para o registro da ata.
2. Convocação de Assembleias Condominiais
Respeite os prazos estabelecidos pela convenção do condomínio e pela legislação, geralmente estipulados em, no mínimo, dez dias de antecedência.
Utilize meios eficazes para convocar os condôminos, como e-mails, avisos nos quadros de comunicação e entrega em mãos, sempre respeitando as diretrizes da convenção.
A convocação deve ser clara e descritiva, incluindo a pauta, data, hora e local, permitindo que os condôminos se preparem.
3. Pauta da Assembleia
A pauta deve ser clara e objetiva, abordando exclusivamente os assuntos que requerem deliberação.
Organize-a de forma lógica, priorizando os temas mais importantes ou urgentes.
Deliberações fora da pauta não devem ocorrer. Em assuntos gerais, apenas sugestões e críticas são discutidas, sem caráter deliberativo.
4. Documentação para levar à assembleia
Prepare antecipadamente todos os documentos necessários, como balancetes, orçamentos e contratos.
Distribua cópias relevantes aos condôminos antes da assembleia, permitindo análise prévia.
5. Condução da Assembleia
Escolha um presidente e um secretário para a reunião. O presidente deve conduzir o encontro de maneira imparcial, enquanto o secretário registra todas as deliberações.
Siga rigorosamente o regimento interno e controle o tempo de discussão de cada item da pauta, evitando prolongamentos desnecessários.
6. Quórum e lista de presença
Verifique o quórum necessário conforme a convenção e a legislação antes de iniciar a assembleia.
Mantenha uma lista de presença assinada por todos os participantes.
7. Votação
Defina claramente o método de votação (aberto ou secreto) e siga-o rigorosamente.
Realize a contagem de votos de forma transparente, registrando os resultados na ata, observando a convenção quanto ao cálculo dos votos, seja por unidade ou fração ideal.
8. Elaboração da Ata
Registre todas as deliberações, votos e decisões na ata da assembleia. Este documento deve ser assinada pelo presidente, secretário e, se possível, por alguns condôminos presentes.
Distribua cópias da ata a todos os condôminos e mantenha uma arquivada no condomínio.
9. Cumprimento das Decisões
Assegure a implementação eficiente das decisões dentro dos prazos estabelecidos e mantenha os condôminos informados sobre o progresso.
10. Consultoria Jurídica
Tenha uma assessoria contínua de um advogado especializado em direito condominial para orientação sobre questões legais e garantir conformidade com a legislação.
Seguindo essas práticas, a organização de assembleias condominiais será mais eficiente, transparente e legalmente embasada, promovendo a participação ativa dos condôminos e a validade das decisões tomadas.
(*) Fernando Augusto Zito - Advogado militante na área de Direito Civil; Especialista em Direito Condominial; Pós-graduado em Direito e Negócios Imobiliários pela Damásio Educacional; Pós-Graduado em Direito Tributário pela PUC/SP; Pós-Graduado em Processo Civil pela PUC/SP; Membro da Comissão de Condomínios do Ibradim, Palestrante especializado no tema Direito Condominial.
