Troca de síndico: cuidados contábeis na passagem de bastão
O síndico eleito deve ter diversos cuidados na passagem de bastão, entre eles, cuidados contábeis. Contratar perícia contábil e auditoria podem ser necessárias
Independentemente de ser um síndico morador ou profissional, ao assumir a gestão de um condomínio, é crucial estar atento a diversos aspectos, principalmente nas áreas financeira e contábil.
Para ajudá-lo a começar sua gestão com segurança e evitar erros em questões fundamentais, listei aqui algumas orientações importantes.
Organização da documentação: o primeiro passo para uma gestão eficiente
Assim que assumir a gestão, você passa a ser responsável por toda a documentação do condomínio durante o seu mandato. Mas quais documentos você precisa verificar? Aqui estão os principais:
- Convenção e regulamento interno;
- Atas de assembleias (ordinárias e extraordinárias);
- Contratos com fornecedores;
- Contratos de trabalho dos funcionários;
- Laudos de segurança, como:
- Seguro do condomínio;
- Controle dos ativos e bens do condomínio;
-
Livros de prestação de contas, incluindo:
- Relatórios de receitas e despesas;
- Balancetes e saldos das contas;
- Relatórios de inadimplência e cobranças;
- Extratos das contas correntes e de investimento;
- Notas fiscais do período;
- Folhas de pagamento e registros de ponto.
Embora essa lista sirva como um direcionamento básico, é importante lembrar que ela pode variar conforme as particularidades do condomínio. Ter esses documentos em ordem é essencial para garantir a transparência e a segurança financeira.
Atualização de representantes e controle de acesso às contas
Além de organizar a documentação, é fundamental solicitar à administradora a atualização do representante legal do condomínio nos órgãos competentes e do responsável financeiro nas instituições bancárias.
Como síndico, você será o responsável legal pelas movimentações financeiras, e ter acesso direto às contas é crucial para assegurar que a administradora está cumprindo suas obrigações corretamente.
Se necessário, peça ajuda!
A função de síndico é multidisciplinar e exige conhecimentos variados, mas isso não significa que você precise dominar todas as áreas.
Delegue tarefas para as quais você não possui expertise técnica e, se surgir qualquer dúvida sobre a documentação ou a situação financeira do condomínio, consulte um profissional qualificado, o que pode significar uma perícia contábil ou auditoria. Veja mais abaixo.
Diligência em troca de gestão: auditoria
Se você não se sentir seguro para iniciar a gestão e verificar toda a documentação, considere contratar um serviço de 'Diligência em Troca de Gestão', também conhecido como auditoria por algumas empresas.
Embora não seja uma auditoria formal, é essencial verificar o escopo do serviço oferecido, garantindo que o profissional contratado analisará toda a documentação, identificando o que está presente e apontando o que está ausente.
Protocolar todos os documentos recebidos e entregues durante a gestão é uma medida essencial para comprovar as transferências realizadas.
(*) Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Consulting Group. Responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Bole é Perito Judicial, formado em Administração de Empresas, já realizou mais de 100 investigações em condomínios, formulando laudos que já foram utilizados na esfera civil e criminal. Bole já atuou em projetos no Canadá, Brasil e Estados Unidos, fala português e inglês.
