5 passos para levar a transformação digital para administradoras

Administrar um condomínio, seja ele comercial ou residencial, exige muito trabalho. Sendo assim, é importante que as administradoras possam contar com ferramentas tecnológicas para facilitar os processos.

Além de facilitar a gestão do dia a dia do condomínio, as ferramentas tecnológicas também otimizam a comunicação entre o síndico e os moradores e entre os síndicos e os funcionários. 

A tecnologia também ajuda a aumentar a segurança do condomínio. Por isso, é importante que as administradoras estejam atentas aos novos recursos tecnológicos.

Continue lendo este texto para descobrir como levar a transformação digital para  administradoras e como isso pode facilitar a administração do condomínio.

O que é a transformação digital para administradoras?

A transformação digital para administradoras se refere ao processo de adoção de ferramentas tecnológicas para modernizar e auxiliar a gestão de um condomínio.

Há diversas plataformas digitais que podem ajudar as administradoras a desempenharem as suas funções de uma forma mais fácil, rápida e efetiva, como facilitar a gestão dos funcionários e tornar a cobrança dos condôminos inadimplentes mais eficaz.

Quais são os benefícios da transformação digital para administradoras?

A transformação tecnológica atingiu todas as empresas, e não poderia ser diferente com as administradoras. 

As empresas que não investiram em inovação e tecnologia acabaram perdendo mercado ao longo dos anos, já que surgiram outras empresas que priorizaram o digital e criaram produtos e serviços melhores. 

Sendo assim, se as administradoras querem continuar competitivas e prestando um bom serviço para os seus clientes, elas precisam investir em ferramentas digitais. Os principais benefícios da transformação tecnológica para administradoras são:

• Tornar os processos de gestão mais eficientes;

• Melhorar a comunicação com os moradores e com os funcionários do condomínio;

• Reunir em um só lugar as principais informações que precisam estar à disposição do síndico;

• Tornar os condomínios mais seguros;

• Diminuir a inadimplência;

• Reduzir os gastos da administradora. 

Como implementar as novas tecnologias?

Antes de começar a implantar novas tecnologias, a administradora precisa verificar quais são as maiores necessidades dos seus clientes e começar a pesquisar ferramentas tecnológicas que resolvam esses problemas. 

Há vários aplicativos no mercado que podem facilitar a administração de um condomínio, como aplicativos de comunicação, de cobrança e de gestão de funcionários. 

Sendo assim, as administradoras precisam analisar cada uma dessas ferramentas para verificar qual delas atende melhor às necessidades de cada condomínio que é seu cliente. 

Além disso, dependendo do condomínio e do nível de conhecimento tecnológico do síndico e dos moradores, pode ser necessário oferecer um treinamento para que eles possam entender como usar da maneira correta essas plataformas. 

Em casos de implantação de um aplicativo para facilitar a comunicação entre a administração e os condôminos, vale a pena enviar um tutorial para cada unidade residencial ensinando como usar aquela ferramenta. 

Contudo, mesmo com a implantação de novas tecnologias, a administradora não pode acabar com as formas de cobrança e de comunicação antigas, já que nem todos os moradores vão conseguir se adaptar às novas tecnologias. 

5 formas de transformar digitalmente as administradoras

Agora que você já sabe quais são os benefícios que a transformação digital pode trazer para as administradoras, descubra quais plataformas podem facilitar a gestão dos condomínios:

1. Assembleias on-line

Existem inúmeras plataformas digitais que permitem a realização de assembleias de condomínio on-line, muito usadas durante a pandemia, quando as pessoas precisaram ficar mais em casa. Alguns dos apps mais famosos que podem ser usados para isso são o Zoom, o Google Meet e o Skype. Fora os desenvolvidos especificamente para administradoras, com integração aos seus sistemas.

A modalidade ganhou ainda mais impulso com a segurança jurídica trazida com a Lei 14.309, publicada em março de 2022, que permite a realização de assembleias e votações em condomínios de forma eletrônica ou virtual.

Para as administradoras, a adoção da assembleia virtual traz inúmeras vantagens, como a dispensa de deslocamento de sua equipe até o condomínio, redução no número de horas extras de funcionários, otimização do tempo da equipe que era perdido na logística, e um ambiente mais confortável para conduzir a reunião, diretamente de seu escritório ou home office. 

Além disso, esse tipo de ferramenta possibilita maior adesão de proprietários à reunião, já que eles não precisam estar fisicamente no condomínio para participarem da assembleia. 

Sendo assim, é mais fácil também conseguir quóruns para determinados assuntos e votos nas propostas dos síndicos, tornando as decisões mais democráticas e viáveis. 

Ou seja, administradoras com uma boa plataforma de assembleia virtual também são mais bem vistas pelos clientes, pela modernidade e praticidade oferecida em seus serviços.

2. Cotações inteligentes

Um outro passo rumo à transformação digital das administradoras é a adoção de plataformas de cotações inteligentes de produtos e serviços para condomínios, como o CoteiBem, do SíndicoNet. 

Uma das maiores dores das administradoras é fazer a gestão do processo de cotação, que implica em selecionar fornecedores qualificados, distribuir a cotação, cobrar retorno, equalizar propostas, aprovar com o síndico e então contratar - tudo de forma transparente para anexar à prestação de contas.

Com uma plataforma digital de cotações, a administradora consegue centralizar todas as suas cotações de diferentes clientes, e conduzir o processo de forma dinâmica, rápida e prática, otimizando o tempo da equipe.

3. Apps de comunicação

Quando falamos em aplicativos de comunicação logo pensamos no WhatsApp, apesar dele ser muito útil, pode não ser a melhor opção para os condomínios. 

Isso porque a maioria dos síndicos costuma formar um grupo no WhatsApp com todos os moradores, o que pode gerar brigas ou fazer com que aquele canal de comunicação seja usado para outros fins — que não divulgar informações referentes ao condomínio. 

Alguns aplicativos foram criados pensando nas necessidades do condomínio e facilitam muito mais a comunicação entre os moradores e a administração. Eles possuem funcionalidades como o envio de avisos, o que permite que todos os condôminos sejam notificados ao mesmo tempo sobre algum assunto relevante de forma segura e sem causar desconforto ou violação de privacidade.

4. Ferramentas de armazenamento em nuvem

Há diversas ferramentas digitais que disponibilizam o serviço de armazenar documentos em nuvem. Essa tecnologia facilita muito a gestão, já que administradora e síndico do condomínio poderão ter acesso a documentos e dados importantes de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Além disso, essas tecnologias facilitam o compartilhamento de informações importantes com membros do conselho e até mesmo com os moradores.

Outros benefícios de armazenar os documentos do condomínio na nuvem são: economia de dinheiro, sustentabilidade e otimização de seus espaços físicos.

Isso porque o armazenamento em nuvem dispensa o condomínio de reservar um espaço físico só para guardar papéis e documentos, podendo destiná-lo para outros fins, e elimina impressões em papel.

Algumas das ferramentas de nuvem mais usadas atualmente são o Google Drive, o Onedrive e o Dropbox. 

5. Ferramentas que possibilitam novas formas de pagamento

Já existem várias ferramentas digitais que facilitam a administração das finanças de um condomínio. 

Algumas plataformas, e até mesmo alguns aplicativos de bancos, permitem que a administração emita e envie boletos para os condôminos e também cobre os moradores que estão inadimplentes. 

Além disso, algumas plataformas de pagamento digitais também permitem que a administradora envie um link para o morador pagar a taxa do condomínio com o cartão de crédito.

Com essas ferramentas, a gestão financeira de um condomínio e a cobrança de condôminos inadimplentes fica muito mais fácil e rápida. 

São diversas as atividades do dia a dia de uma administradora, e a tecnologia pode agregar muito no aumento da produtividade e diminuição da burocracia entre os envolvidos. 

Se você quer saber mais sobre como otimizar o tempo da sua equipe e torná-la ainda mais produtiva, não deixe de ler nosso conteúdo sobre o tema!

Conteúdo SíndicoNet