Como usar a tecnologia para ter tempo de sobra na sua gestão

Gestão de tempo é uma questão crucial para síndicos que buscam o crescimento do condomínio. Mesmo com uma lista interminável de tarefas, é importantíssimo que você não se esqueça do principal: as pessoas.

Portanto, é natural que, em meio a inúmeras responsabilidades, todas tão igualmente urgentes, o tempo se torne um recurso escasso, valioso e, indo além, determinante para o seu sucesso.

Como forma de contornar essa questão e garantir “mais horas” no seu dia, a tecnologia se mostra a ferramenta indispensável para centralização de informações e consultas ágeis, possibilitando que você tenha acesso imediato a dados essenciais nas palmas das suas mãos.

Ferramentas que economizam tempo

Hoje em dia existem aplicativos personalizados que auxiliam em diversas tarefas e que podem facilitar seu dia a dia e de moradores de condomínio ao lidar com funções importantes.

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O síndico que sabe usar a tecnologia ao seu favor não precisa, por exemplo, dedicar tempo enviando NFs para administradoras. Isso porque softwares inteligentes capturam a NF no momento da emissão e fazem o lançamento automaticamente. Todo o trabalho é reduzido à ação de autorizar essa NF com apenas um clique. 

Isso não é incrível? Veja a seguir algumas das funcionalidades que você pode encontrar nesse tipo de aplicativo:

• Notificações em tempo real sobre problemas emergenciais, como vazamentos e falta de água; 
• Avisos corretivos e preditivos sobre falhas no sistema de elevador;
• Notificações dos acessos ao condomínio com exibição de imagens e confirmação para síndicos e moradores;
• Avisos sobre negligência em relação aos prazos das manutenções preventivas de acordo com a ABNT e NRs;
• Notificações de recebimentos de encomendas;
• Avisos em tempo real para moradores sobre pagamentos realizados pelo síndico e/ou administradora com possibilidade de visualizar a NF, boletos pagos e o extrato da conta do condomínio.

Viu só? A tecnologia pode simplificar tarefas recorrentes e burocráticas. Além das funções acima, existem muitos outros recursos tecnológicos que são amplamente utilizados para facilitar o dia a dia no condomínio, como reservas de salão de festas, controle de acesso inteligente, mural de recados digital e classificados do condomínio.

Tecnologia e gestão de pessoas

A automação de tarefas, como as discutidas acima, possibilita que sobre um tempo valioso para que o síndico possa se dedicar àquilo que a tecnologia nunca poderá fazer por ele: lidar com as questões pessoais dos moradores.

Inclusive, vejo que alguns síndicos vêm utilizando, de forma muito inteligente, a tecnologia também como forma de melhorar o atendimento que prestam aos moradores. Isso porque ela possibilita que a comunicação aconteça de forma ágil, horizontal e eficaz.

Grupos de mensagens ou aplicativos dedicados permitem que o síndico se mantenha conectado e acessível, informando, respondendo perguntas e ouvindo sugestões. Dessa forma, ele garante uma comunicação clara, evita ruídos e mantém todos atualizados, sem precisar de reuniões presenciais desgastantes.

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Chegou a hora de aplicar no seu condomínio

Como vimos, a tecnologia como forma de gerir melhor o seu tempo é a chave para uma gestão eficiente e bem-sucedida, o que permitirá que você se concentre no que realmente importa: garantir a qualidade de vida e a satisfação dos moradores.

Diante das possibilidades levantadas aqui - e inúmeras outras - para a aplicação de ferramentas para otimizar a gestão do seu tempo, fica minha pergunta: você está utilizando a tecnologia a seu favor ou está com medo dela? 

Independente da sua resposta, a verdade é que ela pode ser uma poderosa aliada para facilitar suas atividades, melhorar sua produtividade e aumentar sua eficiência como gestor. Reflita sobre isso.

Ao abraçar as ferramentas tecnológicas disponíveis, você ganha tempo, resolve problemas, cuida das pessoas e cria um ambiente seguro e harmonioso no seu condomínio. Portanto, aproveite as oportunidades. Maximize seu tempo e crie um modelo exemplar de gestão.

(*) Odirley Rocha é formado em Eletrotécnica e Eletrônica, com MBA em Gestão da Segurança Empresarial. No mercado de segurança há 23 anos; diretor de relacionamento do Porter Group. (https://portergroup.com.br/).