Técnicas para se tornar um síndico mais eficiente

A eficiência tem se tornado uma busca constante daqueles que desejam alcançar a alta performance, e esse assunto tem sido amplamente discutido entre síndicos.

"Estou com uma demanda aqui, outra lá, tenho enfrentado uma grande falta de tempo, gostaria que meu dia tivesse 30 horas."

Um síndico que não possui técnicas nem processos pode ter um dia com até 50 horas e ainda assim continuar preso às suas demandas diárias. O gargalo está muito mais relacionado à falta de processos do que à quantidade e dimensão dos problemas.

Neste artigo, de forma breve e simples, gostaria de compartilhar com vocês uma ferramenta de priorização de ações que pode ser muito útil.

Método Moscow de priorização de ações

Um síndico deve ter a capacidade de estabelecer prioridades e, principalmente, segui-las, o que de fato é mais difícil.

Não é possível estabelecer prioridades em uma reunião ou assembleia e, na próxima semana, realizar outras ações ou, ainda, ter suas ações influenciadas. Uma ferramenta que pode ajudar bastante na priorização de tarefas é o chamado método Moscow.

Nesse método, priorizamos as atividades em quatro categorias:

1. Deve ser feito
2. Deveria ser feito
3. Poderia ser feito
4. Talvez depois.

Essa simples priorização pode contribuir significativamente para o aumento da eficiência. Trata-se de algo simples, porém de elevado impacto.

O síndico, em sua rotina, é bombardeado por demandas de moradores, conselheiros e até mesmo prestadores de serviços. A maioria dos condomínios não tem condições de atender a todas as demandas, seja por questões operacionais ou financeiras. 

Sem um processo de priorização, o síndico pode ter dificuldades para definir suas ações principais e manter uma comunicação mais eficiente com os moradores.

Se houver uma priorização definida em assembleia, os moradores ficarão cientes das ações futuras daquela gestão e estarão mais propensos a contribuir financeiramente, se necessário.

Vamos pensar em um condomínio onde um síndico é eleito e, após reunião com o conselho e os moradores, várias demandas são elencadas.

O ideal é que esse síndico analise todas as demandas de acordo com seu grau de importância. Algumas podem estar mais relacionadas a melhorias, outras, ao entretenimento, algumas à segurança patrimonial e outras a questões estruturais.

1. Deve ser feito

De acordo com o método Moscow, em primeiro lugar, o síndico deve priorizar o que deve ser feito, ou seja, aquilo que é urgente e não pode ser adiado.

Se o condomínio estiver com o certificado do Corpo de Bombeiros ou seguro vencido, problemas estruturais, questões elétricas que necessitam de manutenção, renovação de SPDA ou situações alarmantes de segurança, isso deve ser realizado imediatamente.

Não há espaço para procrastinação nessas ações; se necessário, o síndico deve convocar uma assembleia e deliberar rapidamente sobre esses temas.

2. Deveria ser feito

Outro grau de priorização é aquele relacionado às demandas que deveriam ser feitas. Trata-se de demandas importantes, porém com um grau de urgência menos elevado.

Podem incluir manutenções de válvulas redutoras, telhado, iluminação em geral, limpeza de caixas de água/gordura, geradores, troca de registros, hidrômetros, escadas de emergência, manutenção de bombas, impermeabilização de cisternas e caixas elevadas. Esses itens são fundamentais, mas não considerados emergenciais.

3. Poderia ser feito

No terceiro grau de priorização, temos as demandas que podem ser feitas. São solicitações não são emergenciais nem urgentes, mas contribuem para o funcionamento e a qualidade de vida no condomínio.

Podemos citar a revitalização do jardim, a pintura do estacionamento, a troca de uniformes, a atualização do inventário e a reforma do residuário. São ações que podem ser realizadas, porém exigem um tempo maior para análise e planejamento.

4. Talvez depois

Por fim, temos as demandas que podem ser consideradas para um momento posterior. Na maioria dos casos, nesse quadrante, encontramos situações que não são urgentes, não têm gravidade e não possuem uma data definida para serem abordadas.

Por exemplo, a reforma dos quiosques, a compra de um equipamento novo para a academia, a reforma da portaria ou a aquisição de novos mobiliários para a piscina. Essas demandas podem ser analisadas depois que todas as outras forem executadas.

Os exemplos que mencionei são baseados em casos reais de condomínios em que atuei, mas as demandas podem variar entre condomínios, dependendo do grau de importância de cada situação. O objetivo não é esgotar o tema, mas abrir um precedente para discutir algo fundamental para nossas ações.

O que deve ficar claro é que um síndico precisa saber priorizar suas ações, pois essa é a base para delimitar suas ações e focar no que realmente importa. O síndico necessita entender que não precisa abraçar o mundo, mas sim estabelecer prioridades para executar com eficiência!

(*) Paulo Cesar é graduado em Administração, possui MBA em Gestão de Negócios, e mestrado em Planejamento pela UTFPR, síndico certificado 5 estrelas. Professor universitário, autor do livro “Instalação de Condomínios”, e atua como síndico profissional. Atualmente é diretor adjunto da ANACON para o Estado do Paraná e diretor da Condosin, empresa que mentora mais de 100 síndicos em 10 estados e fundador da Formação Síndico Pro+. Instagram para contato: @sindicopaulocesar