Produtividade na gestão
Aprenda como planejar e ter uma semana organizada como síndico
Por Aldo Jr.*
Imagine um navio sem um comandante, um avião sem piloto ou um carro sem motorista. Os danos seriam incalculáveis, não é isso?
Diante desta obvia constatação, podemos concluir que tudo na vida se norteia pela direção correta daquilo que nos envolvemos e da forma que as conduzimos.
Assumir a gestão de um condômino não é diferente. A base da gestão de um condomínio é a organização. Querer agir como um sindico político e prometer soluções inalcançáveis ou realizar aquilo que impera como a vontade individual dos condôminos, é fatal.
Fazer tão somente aquilo que se pretende coletivamente dentro dos limites do orçamento e mediante a decisão colegiada, isto sim certamente é o melhor caminho.
Manter os pés no chão, e realizar aquilo que seja possível financeiramente, viável economicamente e aprovado administrativamente devem ser os principais compromissos dos gestores quando assumem a administração de um condomínio.
Prometer sem prévia avaliação técnica e consequentemente não cumprir além de ser uma atestado de incapacidade devidamente comprovada com aqueles que depositaram confiança em você, ocasiona ainda uma absoluta desconfiança de ambas as partes, os aliados e os opositores.
Henry Miler famoso escritor norte americano afirmava sabiamente “O destino de alguém não é nunca um lugar, mas uma nova forma de olhar as coisas.”.
O olhar nesta caso da gestão condominial é fundamental para que o síndico consiga entender o contexto administrativo,vislumbrar sua responsabilidade e a missão que lhe foi atribuída.
Por isso planejar é o grande segredo para o sindico.
A falta de planejamento ocasiona necessariamente o surgimento de surpresas que na verdade são apenas problemas que afloram e se caracterizam como demonstrações claras da ineficiência e da falta de organização administrativa do síndico em sua gestão.
Cuidar das situações sempre de forma corretiva além de ser mais oneroso, traz consigo a intensa deficiência da gestão gerando paralisação de serviços essenciais, ou ainda de interrupção de obras em andamento.
Um síndico organizado vale por dois e evita muitas chateações. Um dos grandes problemas enfrentados pelos gestores é o planejamento a organização do trabalho no dia a dia a frente da gestão do condomínio.
Uma semana organizada com planejamento diário do trabalho a ser desenvolvido pode, sem dúvida alguma, amenizar, e, em muitos casos evitar problemas simplesmente pela falta de organização e controle do trabalho.
Por isso síndico, prepare a sua semana. Organize-se em suas funções e evite surpresas desagradáveis. Abaixo seguem as dicas de ações diárias para melhorar sua gestão:
Planejamento das tarefas semanais do síndico
- Segunda-Feira – Reúna seus colaboradores (encarregados, auxiliares administrativos, porteiros, serventes, administradora etc) e defina os objetivos da semana.
- Terça-Feira - Reveja as prioridades: Essenciais aquilo que precisa ser feito em primeiro lugar; importantes – Aquilo que você deve fazer, mas depois de fazer o essencial;Acidentais – aquilo que você vai fazer depois de resolver o essencial e o importante
- Quarta-Feira – Saia da sala da administração, ande pelo condomínio, atenda os condôminos dando encaminhamento as demandas sugeridas e pretendidas.
- Quinta- Feira – Visite seus fornecedores em seus estabelecimentos comerciais e busque novidades para sua gestão que proporcionem eventuais reduções de custos e maior qualidade no atendimento aos condôminos
- Sexta-Feira – Elogie seus colaboradores esteja próximo e atento aos detalhes. Corrija as eventuais falhas dos serviços executados , e em contrapartida enfatize suas qualidades para mantê-los motivados sempre. Escute suas opiniões, eles convivem de perto com as necessidades dos condôminos, e conhecem seus anseios, podendo colaborar decisivamente para encaminhar as soluções dos problemas.
- Sábado – Atenção às manutenções preventivas, marque horário com os profissionais e técnicos especializados em produtos e serviços do condomínio, com tempo para conversar, esclarecer, decidir e encaminhar as soluções das demandas.
- Domingo – Apenas descanse das atividades do condomínio, dê uma atenção mais intensa à sua família e recarregue suas baterias para a próxima semana.
O síndico que se destaca na comunidade de um condomínio é aquele que organiza diariamente sua gestão, define suas ações e planeja as prioridades de realizações.
O sucesso da gestão condominial estará muito bem encaminhado com a execução destas dicas. Acredite nisso e coloque em prática!
(*)Aldo Jr. também é conhecido como Dr Condomínio.
