Os 3 problemas mais comuns na gestão condominial

Em 95% dos condomínios auditados, encontramos algum tipo de irregularidade na prestação de contas. Manter uma gestão financeira impecável, que atenda tanto à legislação condominial quanto às demandas das assembleias e da convenção do condomínio, ainda é um grande desafio.

A atividade de síndico profissional é relativamente nova, mas a legislação que rege os condomínios é antiga. A Lei 4.591/64, criada em 1964, não acompanhou a complexidade dos empreendimentos atuais.

Hoje, alguns empreendimentos movimentam valores superiores ao de muitas empresas - vários de nossos clientes possuem arrecadações anuais na casa dos milhões de reais. Com isso, a função de síndico se torna ainda mais desafiadora e, infelizmente, erros na gestão são frequentes.

Entre as diversas irregularidades encontradas, três tipos de problemas se destacam pela frequência. Veja a seguir.

1. Ausência de documentações fiscais

Durante o mandato, o síndico tem a obrigação legal de prestar contas. No entanto, muitos ainda não dão a devida atenção à documentação das despesas do condomínio.

Por que isso é um problema? Cada valor que sai da conta do condomínio precisa ter um documento fiscal que comprove sua destinação. Quando faltam notas fiscais ou recibos, a prestação de contas fica comprometida, podendo gerar sérias consequências, como: 

• Responsabilização do síndico – Em alguns casos, ele pode ser obrigado a cobrir despesas do próprio bolso. 
• Risco fiscal – Despesas sem nota fiscal indicam impostos não recolhidos, o que pode resultar em autuações e multas da prefeitura.
•  Problemas tributários – Algumas obrigações fiscais, como a retenção e o recolhimento de impostos, podem recair sobre o próprio condomínio.

2. Descumprimento das decisões da assembleia

Não é raro ouvirmos relatos como: “Pagamos pela obra da churrasqueira, mas ela nunca foi entregue” ou “Aprovamos um rateio para a rescisão de um funcionário, mas ele continua no quadro”. 

Essas situações indicam falhas graves na gestão, pois demonstram que o síndico não seguiu o que foi determinado pelos condôminos. Embora, em alguns casos, possa haver justificativas para mudanças de planos, nenhuma decisão tomada em assembleia pode ser ignorada sem nova consulta aos moradores.

Se houver imprevistos, o síndico deve convocar uma nova assembleia para esclarecer a situação e definir os próximos passos.

3. Falta de transparência na prestação de contas 

A transparência é fundamental para uma gestão eficiente, mas sua ausência está entre as irregularidades mais comuns. O ideal é que qualquer morador, independentemente de seu grau de conhecimento contábil, consiga entender as informações apresentadas nos balancetes do condomínio.

Na prática, porém, muitos balancetes são confusos, com informações insuficientes ou apresentadas de forma pouco clara. Quando até a auditoria tem dificuldades para concluir sua análise, isso indica um problema sério na organização das contas.

Para evitar essa situação, realizamos um acompanhamento mensal, trabalhando em conjunto com síndicos e administradoras para melhorar a clareza das informações. A transparência pode ser reforçada por meio de relatórios detalhados, notas explicativas e até imagens das despesas executadas.

A importância da participação dos moradores 

Esses são apenas três exemplos de irregularidades frequentes, mas, nos projetos de auditoria que realizamos, já identificamos mais de 80 tipos diferentes de ocorrências. Isso mostra como a gestão condominial ainda precisa evoluir, especialmente no que diz respeito à profissionalização dos síndicos e à implementação de controles internos eficientes.

No entanto, uma boa administração não depende apenas do síndico. O conselho fiscal, a auditoria, os comitês de moradores e até os próprios condôminos desempenham um papel essencial. Quanto mais os moradores participam e cobram transparência, mais conseguem incentivar boas práticas e evitar problemas futuros. A mudança começa com o engajamento de todos!

(*) Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Consulting Group. Responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Bole é Perito Judicial, formado em Administração de Empresas, já realizou mais de 100 investigações em condomínios, formulando laudos que já foram utilizados na esfera civil e criminal.