6 situações que afetam o trabalho do 1º síndico do condomínio

Acompanhei inúmeras assembleias gerais de instalação (AGIs) de condomínio em que era necessário grande esforço para atrair um voluntário a síndico. Depois de explicar em detalhes as responsabilidades do cargo, era preciso demonstrar que, apesar de árdua, a missão seria feita, em grande parte, com o apoio da administradora do condomínio.

Há pouco mais de uma década, essa tarefa passou a ser assumida nas AGIs, preferencialmente, por síndicos profissionais, indicados pelas incorporadoras, por meio de prerrogativa da convenção de condomínio, sob o argumento de garantir uma implantação que preservasse os conceitos do produto apresentados aos clientes na fase de lançamento, no estande de vendas.

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Parecia ser a fórmula perfeita, mas, nos últimos anos, a atuação do síndico indicado tem sofrido forte impacto já nos primeiros meses, em decorrência da maior interação entre os condôminos, em geral em grupos fechados de comunicação, e da influência de conselheiros, que, muitas vezes, tentam excluir o síndico profissional de determinadas decisões, criando – de certa forma - uma administração paralela.

A principal alegação usada para buscar reduzir e minar a autonomia do síndico contratado é o fato dele ter sido indicado pela incorporadora e por isso, supostamente, não dispor da autonomia e independência necessárias para exercer sua função.

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Relacionei a seguir seis situações que podem afetar o trabalho do primeiro síndico do condomínio e como podem ser evitadas ou enfrentadas:

1) Apoio dos condôminos

A implantação é a fase mais delicada da vida de um condomínio. Sem o apoio dos condôminos, o síndico ratificado em assembleia pode ter dificuldade para tomar decisões e ações fundamentais para criar rotinas de operação do condomínio, obter toda a documentação legal necessária para seu funcionamento com personalidade jurídica, firmar contratos e ter o mínimo de estabilidade nas relações para o exercício da função;

2) Apoio dos conselheiros, com limites

O síndico profissional – indicado pela incorporadora ou escolhido por um grupo de adquirentes, entre sugestões apresentadas pelos empreendedores – deve discutir com os conselheiros seu plano de ação para a fase de implantação, ouvir sugestões e alinhar prioridades e expectativas, mas não pode deixar de cumprir o que é sua obrigação legal e inadiável, sob pena de ser responsabilizado por omissão;

3) Comunicação com os condôminos

Um canal de comunicação eficaz deve aproximar o síndico (e a administradora) dos condôminos. Nele, não se deve deixar dúvida sem esclarecimento, sugestão sem comentário e reclamação sem resposta. Quando as questões levantadas forem de interesse coletivo, o síndico deve promover a divulgação a todos, dando crédito a boas ideias e pedindo desculpas sobre falhas na operação;

4) Abuse de compartilhar informações

Os condôminos devem ser abastecidos de informação sobre normas provisórias, uso dos espaços comuns e aprovação de projetos de reforma, entre outros itens. E ainda serem comunicados sobre a previsão de reuniões abertas e assembleias - para sugerir itens de pauta ou já conhecer temas que, em breve, estarão em discussão, em encontros em que a participação de todos é muito importante;

5) Agilidade nas promessas

O que o síndico profissional apresenta numa AGI como compromisso de trabalho deve se efetivar rapidamente, sob pena de descrédito. Da mesma forma, o síndico deve ter cuidado ao fazer o que não foi comunicado aos condôminos na assembleia inicial, principalmente se isso puder ser entendido como redução do escopo de atuação. Em caso de troca de preposto, deve haver comunicação prévia e a transição necessária;

6) Relação com a incorporadora

A relação comercial individual dos condôminos com a incorporadora não é tema de atuação do síndico. Mas, no que lhe compete (o condomínio) dele se espera uma posição firme e justa em relação a condição de recebimento da edificação, dos sistemas, áreas e ambientes de uso comum e de documentos legais, a conclusão de serviços das equipes da construtora após a AGI e regras de acesso de corretores.

É certo que a fase de implantação depende da confiança dos condôminos no trabalho do síndico profissional, que será renovada a cada dia com suas atitudes em resposta aos problemas que surgirem.

Todos devem torcer e trabalhar para que a implantação seja bem-sucedida, até porque, se o condomínio for mal administrado e instável, todos perderão, sem exceção.

(*) Roberto Viegas é jornalista e palestrante especialista em mercado imobiliário e condomínios. Como diretor de Assuntos Corporativos, realizou mais de 200 implantações de condomínio pelo Brasil numa das maiores incorporadoras do País, onde foi responsável pelo relacionamento com clientes e pela seleção de administradoras de condomínio e de síndicos profissionais. Também é consultor de Comunicação, gerenciamento de crise e sustentabilidade. E-mail: roberto.viegas@3rgt.com.br