Como prevenir fraudes no meu condomínio?
Especialista ensina 5 passos para evitar que fraudes aconteçam no condomínio, como implantação de políticas de compras e participação ativa de moradores na gestão
Antes de falarmos sobre como prevenir a fraude, é importante entender o que ela é. Fraude é a utilização de recursos de terceiros em benefício próprio de forma intencional.
Isso não se limita ao recebimento de valores diretamente, como transferências bancárias, mas também inclui o recebimento de materiais ou qualquer outro tipo de benefício oferecido por fornecedores ou moradores em troca de favores.
Agora que entendemos o que é fraude, é importante mencionar um outro fator presente na maioria dos casos: o envolvimento de mais uma pessoa. Ou seja, é raro que a fraude seja cometida por uma pessoa sozinha.
No condomínio, por exemplo, geralmente a fraude ocorre em parceria com um fornecedor, funcionário ou membro da administração interna ou externa do condomínio.
Infelizmente, é comum que fornecedores ofereçam serviços superfaturados ao síndico, com a intenção de realizar um pagamento “por fora”. Aqui um breve exemplo fictício:
“John” é um pintor, contratado para pintar as paredes internas do hall de entrada. Ele cobra o valor de R$ 1.000,00 pelo trabalho, mas sugere ao síndico que, caso aceite uma nota fiscal de R$ 1.500,00, ele fará um pagamento extra de R$ 500,00, diretamente na conta do síndico ou em dinheiro (espécie). O condomínio então paga R$ 1.500,00 a “John”, que fica com R$ 1.000,00 e repassa os R$ 500,00 ao síndico. Outra possibilidade seria o “John” se oferecer para pintar o apartamento do síndico “gratuitamente”, o que na verdade não é, pois o custo fica com o condomínio, e, consequentemente, com os moradores.
Então, como evitar essas ações dentro de um condomínio? Bem, a primeira coisa é reconhecer que, sozinho, dificilmente você conseguirá implantar ações de controle. O caminho inicial é encontrar outros moradores com a mesma preocupação e participar das assembleias, com o objetivo de criar comitês para a formulação de políticas e regras.
Abaixo, seguem 5 pontos que certamente ajudarão na mitigação de fraudes no seu condomínio:
1. Implantação de pasta digital
Muitos condomínios ainda mantêm a pasta de prestação de contas física, mas já existem diversas administradoras que oferecem a prestação de contas em formato digital e em tempo real, conciliando as despesas e receitas do condomínio.
Assim, os moradores podem fiscalizar todas as movimentações financeiras de forma transparente.
2. Implantação de política de compras e cotações
No exemplo citado, na contratação do pintor, uma maneira de evitar o superfaturamento seria a exigência de apresentação de pelo menos três orçamentos, que seriam analisados pelo conselho fiscal.
Isso evitaria que o preço do pintor fosse aceito caso estivesse muito acima dos outros orçamentos. Para isso, é necessário criar regras claras de contratação e compras, aprovadas em assembleia, garantindo assim que os moradores possam cobrar o síndico conforme a norma interna.
3. Implantação regras de conflitos de interesse
Em diversos casos, a fraude acontece com pessoas de confiança, como parentes do síndico ou moradores que possuem empresas no condomínio.
É fundamental que sejam criadas regras para evitar conflitos de interesse, proibindo, por exemplo, a contratação de parentes do síndico ou de membros da administração, bem como de empresas que tenham moradores como sócios.
4. Criação de comitês/comissões
Em assuntos de alta complexidade, como uma obra de grande valor, recomenda-se a criação de comitês.
Moradores com experiência na área específica podem participar do processo de seleção de fornecedores, avaliando qualificações técnicas, documentações e outras informações necessárias para garantir a qualidade do trabalho do serviço prestado.
5. Contratação de bons profissionais de apoio
É importante que o condomínio conte com bons profissionais, para mitigar os riscos de fraudes, pois, como comentei, ela geralmente não é realizada sozinha.
Uma administradora, bem como um escritório de advocacia e de auditoria com boa reputação no mercado, ajuda a garantir uma gestão mais assertiva, já que esses fornecedores estão diretamente ligados a operação administrativa, financeira e jurídica do condomínio.
Se você conseguir se envolver ativamente, participando da gestão, poderá contribuir para a implementação de processos, procedimentos e governança no seu condomínio. Essa é a melhor maneira de assegurar que seu condomínio não está sendo vítima de fraude.
Lembre-se de que a gestão é responsabilidade de todos os moradores e não se constrói do dia para a noite. Com essas dicas e o apoio de outros moradores, você certamente contribuirá para melhorar a qualidade de vida no seu ambiente.
(*) Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Consulting Group. Responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Bole é Perito Judicial, formado em Administração de Empresas, já realizou mais de 100 investigações em condomínios, formulando laudos que já foram utilizados em esfera civil e criminal. Bole já atuou em projetos no Canadá, Brasil e Estados Unidos, fala português e inglês.
