Nova abordagem do planejamento orçamentário do condomínio

Antes de falar sobre planejamento orçamentário do condomínio, vamos verificar o que diz a legislação quanto à administração condominial.

O Código Civil, em seu artigo 1.348, define, entre outros assuntos, a responsabilidade do síndico em: 

• Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia.
• Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; 
• Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
• Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas; 
• Realizar o seguro da edificação. 

Usualmente o síndico, ao assumir seu cargo, não recebe orientação clara e detalhada da assembleia (acredite!). Ainda pior: o(a) heroico(a) síndico(a) só irá interagir com a assembleia na próxima...assembleia!  

Resultado: Com a melhor das intenções, síndico e conselho se autoproclamam “Corpo Diretivo”, pois se veem na situação de decidir coisas por conta própria.

Ainda: o grupo “Síndico+Conselho” passam a imagem de algo como “Diretoria” para os condôminos menos atentos, colocando-se em nível de hierarquia acima de suas atribuições e flertando com a ilegalidade. 

Não existe hierarquia síndico-condôminos e as ações judiciais contra síndicos que tomaram decisões não  deliberadas em assembleia comprovam isto. 

Assim sendo, seria mais recomendável chamar o grupo "Síndico+Conselho" de, por exemplo, “Administração”. Corpo diretivo, de fato, é a assembleia – síndico é mandatário, obedece ao que a reunião “manda”.

Síndico e conselho precisam de um “GPS”, com tarefas e valores definidos para o ano assim como planejamento de longo prazo. 

Tal “GPS” corresponda à criação de duas planilhas homologadas em assembleia: 

1. “Planejamento e Controle Orçamentário” (PCO) com materiais e serviços orçados em detalhe para o ano.
2. “Plano Diretor” com os projetos de médio e longo prazo. 

Estes documentos tornam transparente a condução do que foi determinado em assembleia e que estará a  cargo do síndico – seu mandatário. 

Cota condominial não é aluguel

Existem componentes variáveis: os consumos. 

Nos antigos condomínios, cotizar custos entre moradores e atualizar o valor da cota como se fosse  aluguel fazia sentido. Hoje é diferente, dada a imensa quantidade de variáveis envolvidas, além do contexto externo ser permanentemente desafiador. 

A “tradição” é, em geral, a administradora fazer uma estimativa de taxa de inflação e aplicá-la à taxa condominial (algo parecido com reajuste de aluguel).  

Esta prática acarreta dois problemas: 

a) Quem deve elaborar o Planejamento Orçamentário é o síndico. Obrigação legal.

b) A inserção de um fator inflacionário estimado inevitavelmente condena o síndico a ficar engessado para decidir, com risco de o temido déficit orçamentário se manifestar à medida que os meses vão passando. 

Cota condominial e conservação do patrimônio são faces da mesma moeda. A primeira representa o rateio de todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio; a segunda corresponde a todos os compromissos ordinários e extraordinários do condomínio que afetam a preservação e desenvolvimento do patrimônio. 

O Código de Processo Civil (Lei 13.105/15) em seu artigo 784, inciso X, refere-se ao débito condominial como título executivo extrajudicial. Com isto, o condomínio apenas aciona o Judiciário para citação do condômino para quitação total do débito.

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Condomínio não é banco  

Muitos condomínios se vangloriam por ter muito dinheiro “em caixa”, mas sem projetos de melhorias  planejados (Fundo de Obras) e sem estabelecimento preciso de recursos para emergências (Fundo de Reserva). Sem destinação estabelecida oficialmente, é dinheiro que deveria estar no bolso dos condôminos.

Recomenda-se dessa maneira:

• Fundo de Obras - O Plano Diretor gera os valores de rateios para obras de porte em horizonte de médio e longo prazo.  
• Fundo de Reserva - Recomendável ter um teto, por exemplo, 2x a arrecadação. Ao atingir este  limite, é suspenso o recolhimento (verificar se há orientações distintas no Regimento Interno). 

Boleto é mídia 

O boleto é um meio eficaz de comunicação com os moradores e deve trazer as informações dos  rateios de consumos, fundo de reserva, fundo de obras e taxa de inadimplência atual. 

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A nova abordagem 

Grosso modo, as despesas de um condomínio se distribuem em: 

• ~ 60 % - Pessoal - reajuste quase inegociável (valor definido)
• ~ 20 % - Contratos Diversos – alguma margem de negociação (valor definido)
• ~ 15 % - Consumos – só se reduz o valor com uso racional, reparos e modernizações (valor variável, porém definido)
• ~ 5 % - Manutenção diária - parcela gerenciável (valor indefinido)

Conclui-se, assim, que, aproximadamente 95% das despesas são compromissos obrigatórios com taxas de reajustes definidas! Por que o orçamento para a manutenção (~5%) é indefinido? 

Este orçamento é indefinido porque, ao longo do ano, ele vai sendo “espremido” pela eventual inflação, pelos  aumentos nos contratos e nas contas de concessionárias. Adicionalmente, pode ainda ser “desidratado” por  conta da inadimplência. 

A nova abordagem recomenda:  

• Negociar todos os contratos de forma a serem reajustados no mês do dissídio. Assim, obtém-se correção automática e “cirúrgica” de aproximadamente 80% da taxa.  
• Os consumos da área comum (água, luz etc.) rateados mês a mês são a parcela variável da taxa.
• Elaborar a Planilha de Planejamento e Controle Orçamentário (PCO): a manutenção para o ano.
• Se não houver individualização da água, a conta mensal deve ser rateada segundo a fração ideal.
• Monitorar a inadimplência.

O que é PCO?

PCO é o Planejamento e Controle Orçamentário – Planilha que lista as compras de produtos e serviços para o ano. A Administração pode elaborar tal planilha de forma caseira ou recorrer a soluções mais elaboradas.  

O importante é ter a informação correta e detalhada das diversas atividades previstas para o ano. Abaixo um exemplo de uma planilha de PCO:

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Em resumo, essas são as 6 dicas para otimizar o planejamento orçamentário: 

1. Negociar todos os contratos para terem a data de reajuste coincidente com o dissídio dos  funcionários. Com isto, tem-se um fator exato e cirúrgico de quase 80% da cota condominial, fator este que pode até ser aplicado automaticamente, desde que com  anuência da assembleia e conforme a convenção do condomínio. 
2. Colocar todos os consumos como parcela variável da cota condominial. Com isto, cerca de  15% da cota acompanhará as variações das tarifas das concessionárias de forma precisa.
3. Faça o real planejamento orçamentário para o ano, que é a dotação orçamentária detalhada para cada item de consumo ou de serviço do condomínio.  
4. Elabore o Plano Diretor, que é a lista das obras e serviços de maior porte, com prazos mais  alongados com orçamento para cada obra e, em consequência, o rateio necessário.
5. O Fundo de Reserva está instituído por lei, mas a Convenção do Condomínio determina sua porcentagem, teto de arrecadação e outras regras. 
6. Atenção à inadimplência, pois ela afeta diretamente na verba para a manutenção rotineira  ao longo do ano. 

Sra. Síndica e Sr. Síndico, muito sucesso para você! 

(*) Carlos Reganatti é Engenheiro Eletricista e Administrador, atuando na área de Consultoria de Marketing Internacional. Tem experiência como síndico, subsíndico e conselheiro por mais de 20 anos de vida em seu condomínio.