Dicas de organização para assembleias de condomínio

Nós sabemos que os síndicos têm assembleias durante todo o ano, sendo pelo menos uma delas uma assembleia ordinária, com prestação de contas e previsão orçamentária, o que demanda atenção especial do síndico para não tornar essa assembleia extensa e cansativa.

E como você pode organizar a sua assembleia ordinária para que seja produtiva e objetiva?

Monte a prestação de contas com antecedência e revise-a para garantir que está tudo correto. Se a sua administradora for responsável pela prestação de contas, sente-se com ela para entender bem o que será apresentado e faça as conferências finais antes da apresentação. Não deixe isso para o dia da assembleia ou para a última hora!

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O mesmo vale para a previsão orçamentária. Na previsão orçamentária, é importante você incluir os valores que cada unidade vai pagar, podendo ser apresentados em m² ou por fração ideal se houver muitas unidades.

Caso haja menos unidades, você pode apresentar um quadro com os valores para todas elas. Assim, você economiza tempo ao ter essa questão esclarecida previamente, evitando preocupações dos presentes sobre o custo de sua taxa condominial mensal.

Evite incluir outras pautas nesta assembleia, pois em muitos condomínios, dependendo da convenção e do ano, nesta mesma assembleia, pode ocorrer também a eleição de síndico, subsíndico e conselho.

Mesmo que não haja eleições, prefira deixar somente a prestação de contas e a previsão orçamentária para que a assembleia seja mais objetiva e produtiva, afinal, esses temas sempre geram muitas discussões.

Prepare-se, chegue com bastante antecedência e organize todo o material que irá utilizar na assembleia, como a disposição das cadeiras no ambiente, a lista de presença, os equipamentos e os documentos que serão apresentados.

Se possível, utilize um Datashow ou uma TV para apresentar os dados. A locação do equipamento não é cara e facilitará muito a sua apresentação, melhorando a compreensão das pessoas que são visuais.

Sobre a prestação de contas, por favor, não leve todos os livros balancetes para deixar em uma mesa para quem quiser ver. Ninguém vai olhar e, se fizerem, surgirão muitos questionamentos que poderiam ter sido respondidos ao longo do ano.

Mais que isso, uma prática comum entre muitos síndicos é colocar uma grande quantidade de balancetes na mesa e dizer para a assembleia: "Está tudo certo, né? Ninguém tem dúvida! Já está aprovado!". Por favor, não faça isso!

Além de estar indo contra o Código Civil, que requer a votação deste item, você também estará intimidando os moradores.

Você precisa disponibilizar os balancetes mês a mês em um drive ou sistema; assim, os moradores já saberão ao longo dos meses tudo o que ocorreu, e você não perderá tempo tirando dúvidas na hora.

Essa medida também torna a sua gestão mais transparente, afinal, não é porque o Código Civil determina que a prestação de contas é anual que você não pode adiantar e ir "prestando" essas contas mensalmente.

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Nas assembleias, sempre surgem diversas dúvidas, mas é importante lembrar que as dúvidas tiradas nas assembleias precisam ser pontuais e relacionadas à pauta.

Essa parte é a que mais atrasa as assembleias e as torna cansativas por desviarem o foco. Então, caso comecem a desviar o assunto, diga que irá anotar e essa pauta será levada para uma próxima assembleia, voltando o foco para as pautas do dia.

Já a apresentação precisa ser rápida e objetiva, focando no principal. Na prestação de contas, não é necessário explicar item por item de cada balancete, pois assim a assembleia terminará de madrugada.

Depois você não entenderá por que os condôminos não participam das assembleias. Esse desvio torna as assembleias chatas, intermináveis e sem foco. Por isso, explique as categorias e vá mostrando mês a mês os valores gastos, de forma ampla e resumida. Caso surja alguma dúvida, explique pontualmente.

As assembleias precisam seguir um rito. Então, pergunte se existe alguma dúvida ou se desejam algum esclarecimento e, em seguida, dê a palavra para as considerações do conselho e peça ao presidente para abrir a votação da aprovação ou não das contas e conte os votos normalmente, como em qualquer outra deliberação.

Para agilizar a liberação da ata, grave o áudio da reunião para tirar quaisquer dúvidas futuras e avise aos presentes sobre os motivos da gravação. Leve um esboço da ata para ir completando ao longo da assembleia com as informações importantes. Assim, em muitos casos, você já pode fazer a leitura da ata assim que encerrar, poupando ainda mais tempo dos envolvidos.

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(*) Sindica Profissional, Mentora e Consultora de Gestão Condominial Organizada. É a Síndica Organizada, perfil no Instagram @sindicaorganizada.