Você precisa ter um mapa mental das operações do condomínio

A gestão de um condomínio abrange cinco grandes áreas e a operacional é uma delas. Assim como finanças, gestão administrativa, de pessoal e questões jurídicas, as operações do condomínio exigem grande planejamento do síndico. E ter um mapa mental das operações do condomínio com certeza fará a diferença.

De maneira visual, clara e objetiva, o novo documento do SíndicoNet, que foi inspirado no modelo mais abrangente "Mapa Mental da Gestão Condominial", em 2019, desta vez foca em apresentar quais e como são distribuídas as operações do condomínio, tais como limpeza, manutenção, controle de acesso, entre outras.

Esta matéria se propõe a te introduzir ao conceito, importância, benefícios, aplicação do Mapa Mental das Operações do Condomínio, e como integrá-lo à automação vai tornar o planejamento ainda mais potente para o síndico. Vamos nessa! 

O que é um Mapa Mental das Operações do Condomínio e sua importância

Seguir processos e procedimentos é vital para manter a estrutura do condomínio funcional e harmoniosa, com organização, segurança e bem-estar para todos os moradores.

Isso tudo, inclusive, é responsabilidade do síndico prevista no Código Civil, artigo 1.348, seguintes incisos:

IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores. 

Assim sendo, vemos que o papel do síndico transcende a mera administração. Afinal de contas, ele é o guardião da harmonia condominial, incumbido de zelar pelo bem-estar dos moradores em todas as esferas.

Segundo Taula Armentano, assumir a responsabilidade de síndico exige mais do que simplesmente reagir aos problemas à medida que eles aparecem; requer um compromisso firme com prevenção e organização.

Daí surge o mapa mental das operações do condomínio: um plano cuidadoso, que exige uma execução precisa e abrange desde a gestão de resíduos até a manutenção de áreas comuns.

O mapa mental das operações do condomínio é uma ferramenta de planejamento desenvolvida para construir, organizar, memorizar e analisar as atividades operacionais.

O documento é utilizado para:

• estruturar projetos;
• fazer planejamento;
• prevenir e se antecipar aos problemas, resolvendo-os mais rapidamente;
• memorizar e engajar o coletivo.

Confira também: Guia completo de coleta seletiva em condomínios

Quais as principais operações do condomínio?

Abaixo você terá uma lista com uma visão geral das principais áreas operacionais de um condomínio, as quais devem fazer parte do mapa mental de operações de todo síndico.

1. Manutenção

Como descrito no artigo do Código Civil citado acima, cuidar bem das áreas comuns do condomínio é uma das atribuições do síndico. Além disso, uma boa manutenção deixa o empreendimento valorizado e seguro.

Esse trabalho inclui realizar periodicamente a inspeção predial, manutenção preventiva, parceria de um bom zelador e cumprimento de diversas normas, como as da ABNT.  

As áreas mais críticas da manutenção condominial são aquelas que geram risco à vida dos moradores, como:

• Elevadores;
• Instalações a gás;
• Playground;
• Para-raios;
• AVCB e combate a incêndio;
• Equipamentos de segurança;
• Instalações elétricas;
• Obras e reformas nas unidades e áreas comuns.

Veja também: 8 maiores riscos de morte em condomínios

Isso sem contar as situações de emergência que costumam arrancar cabelos dos síndicos, tais como:

• Vazamentos; 
• Falta de água;
• Falta de energia;
• Elevador parado; 
• Portão automático quebrado;
• Invasão. 

Para saber mais: Guia completo sobre manutenção em condomínios 

• Veja também: Plano de contingência para condomínios

2. Limpeza

Um condomínio sempre limpo é algo que valoriza o patrimônio e todos esperam da administração condominial. 

As regras de como a limpeza deve ser feita devem ser passadas pelo zelador para os faxineiros, em caso de funcionários próprios.

Caso sejam terceirizados, síndico ou zelador explica as necessidades do condomínio para um supervisor da empresa prestadora do serviço que repassa para o colaborador que vai ocupar o posto no condomínio.

Acesse o Guia completo de limpeza em condomínios, com conteúdos sobre funções do faxineiro, produtos indicados para cada ambiente , melhores horários, e muito mais.

• Download: Roteiro de limpeza em condomínios

3. Gestão de funcionários

São os colaboradores quem fazem o condomínio funcionar. Desde abrir o portão até checar por infiltrações no telhado, são eles que mantêm o local como aquela coletividade deseja.

Por isso, é importante que os funcionários, sejam eles próprios ou terceirizados, tenham suas funções bem definidas e os procedimentos claros a seguir.

Além das atribuições desenhadas para cada cargo (zelador, porteiro, faxineiro, vigia, auxiliar de serviços, gerente predial, recepcionista, entre outros), é muito importante orientar os funcionários do condomínio do ponto de vista comportamental, principalmente quanto ao relacionamento com os moradores. 

• Saiba mais: Guia completo sobre as atribuições dos funcionários do condomínio

4. Controle de acesso/segurança 

Segurança é uma das exigências que os moradores de condomínio nunca vão abrir mão. Dessa forma, qualquer falha nesse ponto, que resulte numa invasão ou roubo, é capaz de manchar o trabalho de uma boa gestão. 

Por isso, tudo deve estar bem alinhado:

• Equipamentos de segurança;
• Treinamento constante de funcionários;
• Conscientização de moradores;
• Trabalho em conjunto com a vizinhança ao redor.

E, principalmente, criar procedimentos de segurança no atendimento de cada público, como:  

• Controle de acesso de morador; 
• Controle de acesso de visitante;
• Controle de acesso de prestador de serviço;
• Controle de veículos. 

Leia mais: Guia completo sobre segurança em condomínios

5. Comunicação e atendimento aos moradores

Saber se comunicar com os moradores e lidar com conflitos de convivência é parte integrante da boa gestão de um síndico. Dá para ir além dos encontros em assembleia, livro de ocorrências, telefonemas e e-mails. 

Para evitar dores de cabeça e conquistar a confiança da comunidade, aproxime-se dela, apostando em:

• Aplicativos para condomínios;
• Site da administradora ou do próprio condomínio (quem sabe um perfil no Instagram ou Facebook);
• Murais de comunicados;
• Telas digitais nos elevadores;
• Boletins informativos;
• Grupos de mensagens no WhatsApp;
• Demais tecnologias disponíveis no mercado, como a Inteligência Artificial.

Download: Planner de Comunicação - uma ferramenta gratuita elaborada por SíndicoNet + Eletromidia

Assista, ainda, aos 4 episódios da série do SíndicoNet "Descomplicando a Comunicação", clicando neste link.

Leia também outros conteúdos sobre Administração de Conflitos e Brigas em condomínios neste guia completo.

Como o mapa mental ajuda na gestão das operações condominiais

Imagine um guia visual que traça cada aspecto operacional do condomínio, desde a manutenção predial até as responsabilidades dos funcionários.

Esse é o mapa mental de operações em condomínios - uma ferramenta poderosa para manter tudo em ordem. São inúmeros benefícios:

1. Visualização holística

Um mapa mental oferece uma visão abrangente de todas as operações do condomínio, permitindo que o síndico identifique áreas que requerem atenção especial e recursos adicionais.

2. Planejamento estratégico

Com um mapa mental em mãos, o síndico pode antecipar desafios potenciais e implementar medidas preventivas para evitar problemas futuros. Isso inclui agendar manutenções regulares, inspeções de segurança e atualizações de políticas.

3. Comunicação eficiente

Ao documentar processos e procedimentos de forma clara e concisa, o mapa mental facilita a comunicação entre o síndico, os moradores e a equipe do condomínio. Todos podem entender suas responsabilidades e contribuir para o bem comum.

4. Adaptação dinâmica

À medida que as necessidades do condomínio evoluem, o mapa mental pode ser atualizado e ajustado para refletir essas mudanças. Isso garante que a estratégia operacional permaneça relevante e eficaz ao longo do tempo.

Tudo isso sem contar que um mapa mental das operações do condomínio mantém a equipe de funcionários altamente preparada e um plano de manutenção eficaz, além de possibilitar que moradores se tornem mais conscientes e  participativos, melhorando a convivência. 

"A criação e a manutenção de um mapa mental de operações em condomínios não apenas promovem a eficiência e a organização da gestão, como também cultivam uma comunidade mais coesa e responsável. Com processos e procedimentos estabelecidos, síndico e moradores assumem um compromisso compartilhado com o cuidado e o respeito pelo lugar que chamam de lar", pontua a síndica profissional e palestrante Taula Armentano. 

Automação: Inovações tecnológicas otimizam processos operacionais em condomínios

Para a síndica, integrar o mapa mental das operações do condomínio à tecnologia é o que fará a diferença - e, na verdade, não há porque fugir disso. "Essa combinação representa o ápice da eficiência e do progresso na gestão condominial do século XXI", ela define. 

Conforme avançamos em direção a um mundo cada vez mais conectado, é essencial reconhecer as oportunidades oferecidas pela modernidade tecnológica. 

Nesse sentido, a automação emerge como uma ferramenta poderosa para simplificar e aprimorar as operações condominiais, complementando a importância de seguir processos e procedimentos estabelecidos.

• Veja mais: 11 soluções em automação para condomínios

Além do conforto, comodidade e economia para os moradores, abaixo listamos outras vantagens de se ter um mapa mental das operações do condomínio amarrado a sistemas de automação modernos: 

1. Eficiência aprimorada

A integração de sistemas automatizados permite que tarefas rotineiras sejam realizadas de forma mais eficiente, liberando tempo e recursos preciosos para o síndico e a equipe do condomínio. Desde o agendamento de manutenções até o controle de acesso, a automação simplifica processos complexos com o toque de um botão.

2. Segurança reforçada

Sistemas de vigilância e monitoramento automatizados oferecem uma camada adicional de segurança, protegendo o condomínio contra intrusos e incidentes indesejados. Com câmeras de vídeo, sensores de movimento e sistemas de alarme conectados, os moradores podem desfrutar de uma tranquilidade incomparável.

3. Comunicação instantânea

Plataformas digitais e aplicativos móveis permitem uma comunicação instantânea entre o síndico, os moradores e a equipe do condomínio. Anúncios importantes, atualizações de segurança e solicitações de manutenção podem ser compartilhados em tempo real, mantendo todos informados e envolvidos.

• Conheça também: Aplicativo de condomínio Nok Nox (gratuito)

4. Manutenção preditiva

Sensores inteligentes e sistemas de IoT (Internet das Coisas) permitem a implementação de estratégias de manutenção preditiva, identificando problemas antes mesmo de se tornarem emergências. Isso não só reduz os custos de reparo, mas também minimiza o tempo de inatividade e interrupções para os moradores.

• Leia mais: Armadilhas da manutenção predial

"Ao abraçar a modernidade tecnológica, os condomínios não apenas otimizam suas operações, mas também proporcionam uma experiência de vida mais conveniente e segura para todos os envolvidos", sinaliza Taula.

Outras ferramentas e conceitos úteis para a gestão condominial

O SíndicoNet frequentemente prepara conteúdos aprofundados sobre ferramentas práticas e aplicadas à realidade da gestão condominial para que o síndico leia e já coloque a mão na massa, otimizando e facilitando a sua rotina. Abaixo, selecionamos alguns destes conteúdos imperdíveis:

• Plano Diretor para condomínios
• Roda de competências do síndico
• SLA
• Ciclo PDCA
• Métodos de organização para o síndico
• 7 dicas de produtividade para síndicos
• Estratégias empresariais aplicadas à gestão condominial

Fontes consultadas: Taula Armentano (síndica profissional e palestrante do Conexão SíndicoNet 2024) e Fulvio Stagi (síndico profissional).