O que checar antes de assumir o cargo de síndico
Saiba como começar com o pé direito e se precaver de assumir erros de gestões passadas
Ao assumir a gestão de um condomínio, o novo síndico – seja ele profissional ou não – deve tomar uma série de cuidados para começar com o pé direito e conseguir realizar uma boa gestão.
Além disso, deve também evitar que erros de gestões anteriores possam respingar na sua administração presente.
Portanto, é fundamental o novo síndico estar bem informado e a par da situação do local.
Pensando nisso, fizemos um levantamento - e um checklist para download (no final da matéria) - dos principais pontos a serem checados e providenciados quando o novo síndico assumir. Desde a assembleia de eleição até o momento em que sua gestão começa efetivamente, o que você precisa saber, está aqui.
Veja nessa matéria:
- Assembleia de eleição
- Postura do síndico
- Papel da administradora
- Assuntos administrativos
- Assuntos financeiros
- Infraestrutura
- Segurança
- Assembleia de apresentação
- Vídeo resumo
- Checklist para download
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Dica: Não deixe de ver também nosso guia "Fui Eleito Síndico, e Agora?" com tudo que você para se manter informado durante sua gestão: legislação, procedimentos, atribuições do síndico, papel do conselho, papel da administradora, principais feramentas legais, etc.
Na assembleia de eleição do novo síndico
É importante que logo na assembleia de eleição do novo síndico já haja uma data para que o novo gestor receba, do síndico anterior, toda a documentação necessária para a sua atuação.
"Esse prazo deve, inclusive, deve constar na ata da assembleia. Isso ajuda caso a gestão anterior não queria disponibilizar os documentos e seja necessário entrar com uma ação judicial. Com a ata em mãos o juiz tem mais instrumentos para agir com mais rapidez", explica o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.
Postura do novo síndico em relação à gestão anterior
Nada combina menos com o trabalho do síndico do que a inércia. A ideia de “se estava assim antes, pode continuar da mesma maneira” para algo que não está correto ou adequado para o condomínio é perigosa e tende a ser negativa para toda a comunidade.
Por isso, se algo está errado, como falta de inspeção do para-raios, avcb vencido ou previsão orçamentária deficitária, arregace as mangas e mãos à obra.
O síndico deve ter uma postura pró-ativa e saber como levar adiante as mudanças que precisam ser feitas. Para isso, um bom planejamento e uso do bom senso são fundamentais, explica Julio Paim, diretor do SíndicoNet
- Veja aqui uma matéria sobre planejamento da gestão condominial
- Veja aqui Curso online SíndicoNet sobre planejamento da gestão condominial
Outro ponto importante é ter o cuidado em manter um diálogo com o gestor anterior para que a transição não seja traumática.
Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como algo relacionado a uma obra em andamento no condomínio ou outras questões específicas, ressalta Julio.
No caso de constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
Ao assumir o cargo, é também muito saudável e válido o novo síndico enviar uma carta de apresentação aos condôminos.
- Veja aqui modelo de carta para transferência de gestão
- Veja aqui um modelo de carta de apresentação do novo síndico
Papel da administradora
A administradora é uma grande aliada do síndico e o mesmo deve se sentir confortável em trabalhar com a empresa. É importante, ao assumir o condomínio, conhecer o contrato de prestação de serviços, e quem faz o atendimento ao condomínio.
Uma visita à empresa para uma reunião também é altamente recomendado para tirar dúvidas e alinhar a parceria.
O que checar: Assuntos Administrativos
1) LISTA DE MORADORES ATUALIZADA (prioridade alta)
“Deve ser a prioridade zero quando se assume um condomínio”, assinala Alexandre Marques.
Isso porque sem essa lista fica muito difícil cobrar um condômino inadimplente corretamente.
Vale lembrar que a administradora do condomínio deve ajudar o síndico a manter essa lista sempre atualizada.
2) LISTA DE DOCUMENTOS ATUALIZADOS
- Todos os contratos de prestação de serviço
- RIA - Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo)
- AVCB
- Habite-se anterior
- Brigada de incêndio
- Análise de água
- Plantas do condomínio
- Certificados de dedetização, limpeza de caixas d´água e outros serviços realizados
- Veja aqui lista de documentos que o síndico anterior deve enviar ao novo síndico
- Veja aqui o que deve constar no quadro de avisos do condomínio
3) ATUALIZAR DADOS NA RECEITA FEDERAL
“Só assim é possível atualizar o certificado digital. Sem ele, o pagamento de funcionários e de tributos fica prejudicado, o que é péssimo para o condomínio”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
- Saiba mais sobre estar em dia com a RF aqui
- Saiba mais sobre certificado digital para condomínios
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4) ATUALIZAR DADOS NO BANCO
“Em muitos bancos, caso isso não seja feito, a movimentação financeira pode ficar bloqueada, o que é um problema bastante sério”, aponta Gabriel Karpat.
Isso porque o banco sabe quando termina uma gestão e começa a outra. E, ao terminar a gestão, o antigo síndico não tem mais poder para decidir sobre as contas do condomínio.
5) CHECAR O SEGURO DO CONDOMÍNIO (prioridade alta)
O seguro do condomínio estar em dia é uma das obrigações mais sérias do síndico.
“Já imaginou se há um incêndio e a apólice está vencida? O síndico pode ser condenado civil e criminalmente pelo ocorrido", indaga o síndico profissional Nilton Savieto.
Ele também alerta para que os novos síndicos se atentem aos valores segurados pela apólice, de forma a serem realmente o necessário para cobrir os custos de uma reconstrução.
- Renovação e uso correto da apólice de seguros
- Cobertura ampla ou simples? Saiba escolher corretamente
6) CERTIDÕES DE DÉBITO NEGATIVAS
Checar se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS e tributos federais e municipais é facil através da internet.
Assim, o novo síndico já fica a par de possíveis dívidas e evita-se sustos como funcionários cobrando direitos que não foram pagos corretamente.
Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para ajudar na coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.
7) AÇÕES JUDICIAIS EM CURSO
Estar a par das ações judiciais envolvendo o condomínio é fundamental.
"O novo síndico pode verificar isso rapidamente com o advogado do condomínio ou com a administradora. É fundamental se inteirar do processo", assinala o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.
8) REVER OS CONTRATOS DO CONDOMÍNIO
“Quando eu assumo a gestão de um novo condomínio, revejo todos os contratos de manutenção. Chamo a empresa para conversar, tiro as dúvidas e vejo se está sendo cumprido o contrato, se o preço está de acordo com o que está sendo oferecido para o condomínio”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.
Estudar esses contratos é fundamental para que o síndico conheça os fornecedores e tenha segurança na hora de cobrar o que está descrito no contrato.
- Contrato de manutenção e conservação de elevadores
- Recolhimento de tributos ao contratar serviços no condomínios
9) FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO
A folha de pagamento é o item mais pesado do condomínio. Dar a devida atenção à escala de trabalho dos funcionários ajuda, e muito a manter as contas equilibradas no empreendimento.
“Fazer uma análise criteriosa de horas extras, por exemplo, pode resultar em uma boa economia para o condomínio todos os meses”, explica Gabriel Karpat.
Outro ponto importante sobre os funcionários do condomínio é checar junto à administradora se a documentação trabalhista está em dia. Obrigações como PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) - NR 09 do Ministério do Trabalho e Emprego - e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) - NR 07 o Ministério do Trabalho e Emprego.
Respeitar outras obrigações junto aos funcionários como a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), caso seja o caso, assim como diversos outros dispositivos da legislação trabalhista que abranjam o empreendimento é fundamental.
- Saiba mais sobre as Normas Regulamentadoras (PPRA, NR 09, PSMSO, CIPA, etc.) existentes em condomínios
- Veja aqui 37 perguntas e respostas sobre Direito Trabalhista de funcionários de condomínios
10) EMPRESA TERCEIRIZADORA
Caso o seu condomínio conte com uma parceira do tipo, é fundamental cobrar periodicamente - de preferência, no máximo a cada três meses - as certidões de quite com o INSS e o FGTS. Dessa forma, o gestor resguarda o condomínio de possíveis ações trabalhistas no futuro.
Da mesma forma que o item anterior, também é importante estudar a escala dos funcionários, de forma a saber se a mesma não está onerando o condomínio demasiadamente.
Logo ao assumir, o fundamental é pedir uma pesquisa completa sobre a saúde financeira da empresa e ter a certeza de que os funcionários estão sendo pago em dia e que seus direitos trabalhistas estão sendo respeitados.
O que checar: Assuntos Financeiros
1) ANÁLISE FINANCEIRA
É muito importante o síndico ter uma noção clara das despesas, o quanto cada item representa do orçamento, assim como saber como está a receita e índice de inadimplência.
Checar principalmente os três últimos balancetes já ajuda a dar um panorama de como está a situação financeira do condomínio.
“Se for possível analisar os últimos doze meses de vida do condomínio, ajuda a dar ainda mais clareza”, argumenta Rosely.
Uma análise mais criteriosa também vai ajuda-lo a conseguir identificar gorduras no orçamento e, assim, propor melhorias e redução de custos.
- Saiba como identificar gorduras no orçamento do condomínio
- Faça nosso teste online e identifique se o seu condomínio está gastando mais do que deve
2) COMPARAÇÃO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA COM O GASTO EFETIVAMENTE
Um dos melhores termômetros para a saúde financeira do condomínio é comparar o que foi orçado previsão orçamentária com o que está sendo efetivamente gasto.
“Se o seu condomínio tem uma receita mensal de R$ 100 mil e está gastando R$ 90 mil ou R$ 110 mil é importante entender o motivo dessa disparidade”, analisa Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário.
3) CONHECER A INADIMPLÊNCIA
Saber como está a questão dos devedores no seu condomínio é fundamental para poder tomar decisões acertadas sobre a gestão como um todo.
“Às vezes há condôminos que não estão em dia com suas obrigações há dois anos e não há ação na Justiça, não tem ninguém acompanhando. Por isso, é importante que o síndico esteja a par e tome uma decisão no sentido de corrigir essas situações o mais rápido possível”, assinala Hamilton.
Ao perceber que não há um controle efetivo ou regras claras e estabelecidas quanto ao controle de inadimplência, é imprescindível que o novo gestor se organize para pôr ordem nessa questão.
A convocação de uma assembleia para aprovar as novas regras é necessária e recomendável.
4) AUDITORIA DE GASTOS PASSADOS
Se o novo síndico fez um levantamento dos últimos balancetes, cruzou com a pasta de prestação de contas e com os extratos do banco e percebeu que há disparidades, pode ser uma boa dividir com a assembleia a possibilidade de se chamar um auditor para estudar o período.
“Como seria um gasto extra, é importante que esse tipo de investimento seja aprovado em assembleia”, diz Rosely Schwartz.
- Saiba como analisar a pasta de prestação de contas do condomínio
- Entenda como funciona a auditoria em condomínios
5) INVESTIMENTOS DO CONDOMÍNIO
Saber como estão aplicados os fundos do condomínio é importante para quem está chegando ao cargo de síndico.
Aplicações em fundos multimercado ou de perfis agressivos não são recomendados.
“Informações do tipo: quais investimentos, quanto e o tipo de garantia a ser dada é fundamental para o síndico. Também sempre alerto para que deixem o dinheiro do condomínio em bancos grandes, evitando assim que o condomínio tome um prejuízo caso o banco quebre”, alerta Nilton Savieto, síndico profissional.
6) ACORDOS FEITOS
O novo síndico deve estar a par do que foi acordado com os inadimplentes que estão pagando suas obrigações em parcelas.
"Ao firmar um acordo, é importante que o mesmo seja um documento assinado, para que, assim, seja possível aos próximos gestores acompanharem, com clareza, a evolução desse pagamento", ensina Rosely Schwartz.
O que checar: Infra-estrutura
1) AVCB EM DIA
Estar com o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros em dia é fundamental para o condomínio. Além de conferir segurança para a edificação, também comprova que o condomínio está com diversos itens de segurança em dia, como:
- Itens de combate ao fogo
- Parte elétrica
- Para-raios
- Sinalização
2) SITUAÇÃO DO EXTINTORES
Não é raro encontrar condomínios com extintores vencidos e equipamentos contra incêndio sem manutenção. Além disso, muitos locais sofrem com vandalismo com extintores de incêndio.
Por isso, é importante que os mesmos sejam verificados assim que o síndico assuma o condomínio, e que as datas de vencimento sejam devidamente programadas.
- Veja aqui um check-list para inspeção dos equipamentos contra incêndio
- Saiba mais sobre recarga e manutenção dos extintores
3) OBRAS EM ANDAMENTO
Estar a par das benfeitorias que já estão acontecendo é fundamental para o novo síndico, assim como saber quais etapas da mesma já foram pagas e se há dinheiro em caixa para fazer frente à finalização da mesma.
Verificar também se existem obras em andamento, ou a serem feitas, nas unidades é importante. Principalmente para checar se as mesmas seguem as disposições da norma técnica 16.280, da ABNT, sobre obras em condomínios
- Veja aqui tudo que você precisa saber sobre a norma técnica 16.280 da ABNT
- Veja aqui nosso Guia sobre Obras e Reformas em Condomínios
4) CONVERSAR COM O ZELADOR
O responsável pela manutenção do condomínio com certeza tem muitas informações para passar para o novo síndico. Afinal, é ele quem faz o acompanhamento das áreas comuns do condomínio.
“Fazer uma verdadeira inspeção no condomínio todo, com o zelador ou gerente predial, pode ser uma ótima forma de saber do que o condomínio está precisando”, aponta Nilton Savieto.
- Veja e baixe aqui um roteiro para inspeção predial de condomínios
- Veja também como analisar a gravidade de trincas, fissuras e rachaduras nas paredes
5) PLANTAS DO CONDOMÍNIO
O síndico deve ter acesso às plantas elétricas e hidráulicas do condomínio. É importante saber, em caso de edificações antigas, onde estão esses papéis. Empreendimentos mais novos costumam ter esses dados em CD ou pendrive.
“O síndico deve ter esses documentos para pode auxiliar quando um condômino precisar fazer uma reforma e saber onde passa um cano, por exemplo”, alerta Hamilton.
6) FOTOS DAS ÁREAS COMUNS
Registrar itens das áreas comuns é importante tanto para efeito de comparação como para alertar os moradores sobre a situação de itens que não estejam muito à mostra.
“Tirar fotos também ajuda quando houver uma assembleia, fica mais fácil para o síndico não apenas aprovar benfeitorias como dividir a responsabilidade caso os condôminos se oponham em executar a melhoria em questão”, aponta Rosely.
Segurança do condomínio
Saber como estão os equipamentos de segurança contra invasões do condomínio ajuda o síndico e a equipe gestora a manter a coletividade mais segura, e também a propor melhorias nesse aspecto para o condomínio.
- Veja aqui nosso guia sobre segurança em condomínios
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- Cuidados ao adquirir equipamentos de segurança
Convocar assembleia para apresentação
Após realizar essa análise inicial de todos os itens, chamar uma assembleia após um ou dois meses no condomínio é importante para mostrar em que pé está o condomínio.
“É fundamental que aquela coletividade entenda como o síndico pegou o condomínio no primeiro momento, até para saber qual o melhor caminho a ser tomado”, explica a professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito, Rosely Schwartz.
Vídeo sobre troca de síndicos
Checklist para download
Como visto, são muitas tarefas e procedimentos para o novo síndico iniciar a sua gestão com pé direito, rumo a uma administração de sucesso.
Por isso, para te ajudar, criamos um modelo de checklist com um resumo dos principais itens elencados nessa matéria para você seguir assim que assumir o cargo. Veja no link abaixo:
Fontes consultadas: Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK,Nilton Savieto, síndico profissional, Rosely Schwartz, professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito, Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário, Julio Paim, diretor do SíndicoNet
