Matriz RACI aplicada à gestão de condomínios

Por Leandro Souza*

Sabemos que organização é a palavra-chave para síndicos  que almejam o sucesso na gestão. Porém, para que isso seja possível, é imprescindível que todos os colaboradores saibam exatamente quais suas responsabilidades.

O que está em jogo é a segurança, o bem-estar dos funcionários, condôminos, moradores e visitantes, e, por último, a valorização do patrimônio de todos. 

Sendo assim, um método que pode ajudar neste sentido é a Matriz RACI. Essa ferramenta, muito utilizada no mercado empresarial, pode contribuir, de forma rápida, prática e eficaz, para que os papéis dentro dos condomínios sejam definidos de forma clara e objetiva. 

A Matriz RACI delimita as atribuições de cada profissional para que cada um saiba o que deve fazer. Com essa ferramenta, a execução das tarefas é otimizada, a comunicação se torna mais assertiva e os resultados passam a ser mais eficazes.

O que é Matriz RACI?

Matriz RACI é uma ferramenta utilizada para otimizar a gestão de projetos, que tornam mais claras as atividades e indivíduos envolvidos. Ao consultar a Matriz RACI, tanto a equipe que executa o projeto quanto outros setores e condôminos ficam cientes sobre quem deve fazer o quê.

A participação dos membros do time é assinalada por meio de uma das letras do acrônimo RACI, que significam:

• R: Responsible ou Responsável (Funcionário do condomínio)
• A: Accountable ou Aprovador/Autoridade (Síndico)
• C: Consulted ou Consultado (especialista, empresa contratada, etc.)
• I: Informed ou Informado (moradores, conselheiros, subsíndico, etc.)

Observe que as funções resumem os quatro principais papéis desempenhados para o bom andamento de um projeto ou da rotina diária dentro de um condomínio. 

Para que as entregas sejam concluídas com qualidade e dentro do prazo estipulado, é necessário:

(R)  Que alguém fique responsável por sua realização, neste caso o síndico precisa definir o funcionário que ficará responsável na coordenação da tarefa. É aquele que domina as técnicas e procedimentos relativos a uma tarefa; o designado para a sua execução. Esse profissional assume a responsabilidade pela entrega de uma ou mais demandas, podendo, ou não, contar com a ajuda de assistentes. A diferença entre eles é que o Responsável é quem executa a maior parte da atividade, enquanto os assistentes trabalham os detalhes para maior aproveitamento.

Assim que uma tarefa é finalizada, deve passar pelo crivo de uma autoridade.

(A)  Quem detém essa função DE APROVACAO recebe a tarefa finalizada pelo Responsável, verifica se o resultado é satisfatório e dá o aval para que a equipe siga para a próxima etapa do projeto. Por isso, o Aprovador (autoridade) costuma ser o síndico. Para que a Matriz RACI confira agilidade aos processos, cada tarefa deve ter, apenas, um Aprovador.

(C) O síndico poderá ter o suporte necessário, consultando um especialista, contratando um profissional externo, pessoa física ou jurídica, para dar suporte na tarefa se for necessário . Corresponde, em geral, a um especialista, um profissional expert na área da tarefa definida. No decorrer dessa atividade, o Consultado deve fornecer todo o suporte necessário para que o Responsável execute a atividade da melhor forma possível.

(I)  É preciso, ainda, informar aos interessados (moradores) que a entrega foi finalizada, permitindo o início de atividades relacionadas ou de aperfeiçoamento. Essa função está relacionada àqueles que, embora não tenham participação direta na rotina ou projeto, precisam ser avisados sobre seu andamento. Podem ser, ainda, colegas de outros departamentos, conselheiros, subsíndicos,  que tenham condições de facilitar a conclusão das tarefas ou que dependam dos resultados para tomar decisões.

Como surgiu a Matriz RACI?

Não há um consenso sobre como surgiu a Matriz RACI, mas acredita-se que a ideia tenha sido inspirada em práticas de produção enxuta, ou Lean Manufacturing.

Para que serve a Matriz RACI?

A Matriz RACI serve, em um primeiro momento, para comunicar e oficializar o papel dos indivíduos em determinado projeto ou rotina. Muitas vezes, essa simples tabela resolve uma série de problemas de comunicação nos condomínios , pois especifica, por exemplo, que cabe ao síndico somente a aprovação de um relatório técnico.

Benefícios da Matriz RACI para a gestão dos condomínios

Aplicar a Matriz RACI agrega vários benefícios para os condomínios, síndicos, colaboradores e equipes. Conheça os principais a seguir.

• Melhora na comunicação;
• Maior transparência;
• Responsabilização assertiva;
• Aumenta a colaboração;
• Reduz a sobrecarga de trabalho;
• Eleva a autonomia dos colaboradores;
• Eficiência no uso do tempo. 

Conclusão

A Matriz RACI pode ser utilizada para a definição das responsabilidades de cada membro de uma equipe dentro dos condomínios. Ou seja, é uma matriz de responsabilidades.

Com o objetivo de minimizar erros e tornar mais visível a percepção dos responsáveis por cada atividade, evitando problemas por falta de comunicação, por exemplo.

Conhecer esta ferramenta pode ajudar na organização das tarefas e ser um diferencial na gestão condominial.

(*) Dr. Leandro Souza é fundador e diretor da Sindix Administração de Condomínios e Imóveis.