Guarda de documentos

Como é a gestão de documentos no seu condomínio?

Cada vez maiores e com mais responsabilidades, assemelhando-se a verdadeiras "empresas", os condomínios devem se preocupar também com a Gestão de Documentos.

Este assunto, com o qual a maioria dos moradores não se preocupa, deixando a cargo somente do síndico e dos conselheiros até que um eventual problema ocorra.

O síndico é o responsável pela gestão e guarda dos documentos durante o seu mandato, repassando ao seu sucessor em boa ordem, sendo permitido acesso aos mesmos a qualquer condômino, desde que previamente comunicado.

A boa guarda e gestão de documentos são obrigatórias para atender as necessidades de cumprimento dos prazos legais.

Sérgio Paulo, Sócio da Indep Auditores atenta para a importância da organização e guarda dos documentos que suportaram despesas e receitas de cada exercício, afinal além de retratar a transparência e idoneidade do Corpo Gestor do Condomínio, permite, quando necessário a revisão destes números por uma empresa de auditoria, por exemplo, ou até mesmo para atender a uma fiscalização do Ministério do Trabalho, ou ainda para fazer face a uma ação trabalhista.

Um fato comum e rotineiro nos Condomínios é a circulação das pastas mensais para análise nas unidades residenciais dos conselheiros, aumentando o grau de risco de extravio. Desta forma, é recomendável que as pastas sejam analisadas em conjunto e em local apropriado por todo o Conselho Fiscal. Ressalta-se que devido à responsabilidade imputada ao mesmo, o condomínio deve manter inclusive um espaço comum de acesso restrito para guarda da documentação, evitando a todo custo a guarda deste documento na residência do síndico.

O Corpo Gestor de um condomínio que tem dificuldade de sustentar e comprovar seus números já apresenta no mínimo desconfiança quanto à organização.

O prazo mínimo de guarda da documentação varia de três a 30 anos, mas há aqueles em que deve ser por prazo indeterminado, como a Convenção e suas respectivas alterações.