Vida de síndico em 2023

Se você já começou o ano com uma lista de objetivos para a gestão do condomínio em 2023, a Nok Nox traz algumas dicas de como cumprir a maioria delas ainda em janeiro, fica com a gente.

Por que planejar é importante

2023 chegou e síndicos de todo o país já estão com uma lista de tarefas gigante para resolver, seja uma reforma no condomínio ou organizar os documentos dos moradores. O importante é não se desesperar com o tamanho da lista, mas sim como você pode resolver cada item de forma mais rápida e eficiente. Para garantir que cada objetivo seja cumprido, é necessário ter um planejamento para acompanhar a evolução de cada tarefa. Neste momento, a tecnologia, aliada à plataforma Nok Nox, é a melhor amiga do síndico.  

Comece organizando uma lista das pendências do condomínio e sinalize quais são mais urgentes e quais terão alto impacto a serem resolvidas. Para ter mais visibilidade, monte em uma planilha e crie colunas com o tipo de tarefa, impacto e indicação de quem será responsável por resolver essa tarefa.

Passo 01: Planilha de tarefas

Com as tarefas listadas na planilha, fica mais fácil entender quais precisam ser realizadas com prioridade. Lembre-se que o impacto para o condomínio deve ser levado em consideração. Para definir uma tarefa como ‘alto impacto’, você precisa considerar o tempo de execução da tarefa, a melhoria na vida dos moradores e os recursos disponíveis para a execução. 

Passo 02: Prazo de execução

Após listar as tarefas e entender o impacto de cada uma, chegou a hora de determinar um prazo para a execução. Volte na planilha e crie uma nova coluna com o prazo necessário para a realização da tarefa. Aqui, é importante colocar um prazo realista para que a tarefa seja cumprida. Se a execução de uma obra leva mais de um mês, determine o prazo de execução para o final do mês. Lembre-se: imprevistos podem acontecer, então tenha um prazo em que seja possível finalizar cada tarefa. 

Passo 03: Analisando resultados

Após sinalizar na planilha tarefas responsáveis e prazo de execução, é hora de analisar se cada tarefa foi realizada dentro do prazo previsto. Para isso, volte a planilha e crie uma nova coluna de “Status” para sinalizar se a tarefa foi concluída. 

Utilize a tecnologia a seu favor

Depois de analisar as tarefas que não foram finalizadas, você percebeu que precisa de uma ferramenta digital para ajudar na gestão, como é o caso de organização de documentos do condomínio. Se você teve problemas em armazená-los por falta de espaço ou dificuldade na organização, está na hora de utilizar uma plataforma digital. Tarefas importantes, como a gestão de documentos do condomínio, não podem ser deixadas de lado, primeiro porque, desde 2019, com a chegada da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), os síndicos são responsáveis por toda a gestão de dados do condomínio, incluindo o armazenamento. Caso não cumpra a lei, o síndico pode responder judicialmente por essa situação. 

Para evitar dor de cabeça, utilize a plataforma para condomínio Nok Nox. Com ela, você pode salvar todos os documentos importantes no condomínio de forma segura na plataforma digital, com armazenamento em nuvem.

Com plataformas como a Nok Nox, fica mais fácil gerenciar o condomínio. Além da função de documentos, você tem acesso a funções sociais, como “Registro de visitantes”, “Encomendas” e “Comunicados”. No módulo gerencial, você pode contar com as funções “Colaboradores”, “Ocorrências”, entre outras. A plataforma não tem custo de instalação. 

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