Gestão de condomínio que ainda usa papel ficará para trás
Síndicos e administradoras que não aderirem à tecnologia em substituição aos documentos impressos tendem a perder clientela rapidamente
Muitos síndicos ainda mantém a papelada na administração de seus condomínios, e eu, sinceramente, gostaria de saber o motivo disso ainda acontecer.
O Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de 27/08/2005, que atribuiu ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do NF-e.
Os objetivos dessa aplicação na administração condominial é justamente o mesmo:
- Dar agilidade nas informações;
- Aumentar significativamente a transparência;
- Garantir a longevidade da guarda dos documentos;
- Assegurar o controle e o acesso às informações;
- Colaborar com meio ambiente;
- Dentre diversos outros.
Vantagens para uma gestão condominial que troca o papel pela tecnologia
Vamos imaginar que você leitor que prestigia esse artigo, seja um síndico que ainda paga as contas dos condomínios com o papel na mão; que recebe as notas fiscais dos fornecedores através de malotes ou que são deixados na portaria do prédio; fico sempre curioso imaginando o motivo dessas atitudes ainda perseverarem na sua vida profissional.
Apresentados todos os argumentos acima, não seria este o momento ideal para elevar o nível da sua gestão condominial?
Atualmente os fornecedores emitem as notas fiscais eletrônicas, e quando não enviam através de e-mail, utilizam as próprias plataformas digitais das administradoras.
Existem já no mercado, há alguns anos, as chamadas “vans” que servem como integradoras. No momento em que um prestador de serviços emite uma nota fiscal eletrônica no CNPJ do condomínio (seja ela de serviço ou até mesmo de produto), esta nota é automaticamente captada pelos sistemas eletrônicos das administradoras, as quais já acessam o sistema para aprovação dos síndicos e seguem de forma rápida, ágil e transparente para o pagamento e quitação bancária.
No dia seguinte, após a compensação e conciliação bancária, por meio das plataformas digitais (sites e aplicativos) todos os moradores do condomínio têm acesso e podem ver com total transparência tudo o que foi pago, nota fiscal, comprovante bancário e todos os anexos relativos a esse pagamento. Assim, conseguem identificar onde é gasto o dinheiro pago através da sua cota condominial.
Digo sempre uma frase, que explica muito sobre isso, que é: “tudo na mão do morador, a qualquer hora, sempre que precisar”.
Com isso, os síndicos ganham a confiança e o respeito de todos os moradores, põe um ponto final nas discussões financeiras e coloca “na mão” tudo o que é pago e recebido pelo condomínio quase que instantaneamente.
Os síndicos que se interessam em dar visão clara e rápida de tudo o que está acontecendo estão com o sistema digital aplicado na gestão de seus condomínios e tendo sucesso no atendimento de seus condôminos.
É o fim do balancete impresso?
A pergunta que normalmente me fazem é a seguinte: “então a pasta não será mais impressa em papel?” Logicamente, a resposta é não. Contudo, todos irão dizer que existem “muitos idosos” que ficarão insatisfeitos com esse novo modelo de gestão.
Preocupados com isso, as administradoras fazem um “espelho” da pasta digital, que se trata apenas de uma impressão em papel (frente e verso) – uma cópia, para que rode no condomínio.
Originalmente, os arquivos e documentos digitais ficam armazenados em nuvens (servidores virtuais), pen drives, discos externos de computador, nos próprios computadores da administração, enfim, uma série de locais seguros e de fácil acesso para todos.
Foi pesquisado que um pen drive de 32G consegue armazenar 160 anos! Isso mesmo, cento e sessenta anos de documentação do condomínio.
São diversas as vantagens, e como exposto, a maior delas é a transparência!
Felizmente trata-se de uma via de “mão única”, um movimento sem volta, e que em pouco tempo, os síndicos que não oferecerem essa nova forma de gestão sem uso de papéis, certamente não serão reeleitos e perderão seus cargos para outros síndicos que forem mais rápidos nessa atualização.
No que chamamos de “novo normal”, a clientela (os próprios moradores) está cada vez mais exigente e cobrando de forma assídua seus gestores, para que os condomínios se adaptem às novas realidades e que sejam mais automatizados e econômicos, e logicamente, mais sustentáveis!
(*) Marcelo Duarte é fundador da administradora Eu Amo Condomínios e um entusiasta da vida em condomínios.
