Como fazer o fluxo de caixa do condomínio

Assim como qualquer empresa, o condomínio também precisa controlar as suas receitas e despesas para conseguir pagar todas as contas em dia e planejar investimentos no condomínio, como manutenções, modernizações e benfeitorias.

Contudo, para fazer isso, é necessário saber quanto dinheiro o condomínio movimenta todos os meses e quais são as obrigações financeiras que ele possui. Isso pode ser feito por meio da análise do fluxo de caixa do condomínio.

Essa ferramenta é muito utilizada por empresas, no entanto, ela também é empregada nos condomínios, sejam eles residenciais ou comerciais.

Continue lendo este texto para entender melhor o que é e como fazer um fluxo de caixa de condomínio. 

O que é fluxo de caixa do condomínio?

O fluxo de caixa representa a movimentação de recursos na conta bancária do condomínio, ou seja, ele registra todo dinheiro que entra e sai dessa conta e mostra quanto dinheiro o condomínio tem disponível no momento. 

Sendo assim, o fluxo de caixa é composto pela entrada de recursos, que no caso dos condomínios são as taxas pagas pelos condôminos. Além disso, os condomínios podem ter outras fontes de receitas, como:

• aluguel de áreas de lazer, como salão de festas, churrasqueira e espaço gourmet;

• quando há algum espaço da edificação locável para terceiros, como salas comerciais ou para comércio, antiga casa do zelador que foi transformada em unidade; 

• locação de topo de prédio para antenas de telefonia;

• coworking;

• serviços de conveniência para moradores (minimercado, feiras etc), com repasse de um percentual para o condomínio;

• empena cega para locação publicitária;

• entre outros.

Leia mais sobre fontes de receita alternativas nesta matéria.

Além das receitas, no fluxo de caixa também entram as despesas do condomínio, como:

• Salários e encargos dos funcionários;

• Contas de água, luz e gás;

• Despesas com manutenção das áreas comuns;

• Impostos e tributos;

• Contratos com prestadores de serviço;

• etc.

A maioria das empresas e condomínios adotam um período para o fluxo de caixa, que costuma ser mensal. Dessa forma, é possível analisar todas as entradas e saídas de dinheiro feitas durante o mês e verificar em quais períodos o fluxo de caixa aumenta e quando diminui. 

Essa análise pode ajudar a administração do condomínio a programar melhor os pagamentos que precisam ser feitos ao longo do mês.

Qual é a importância do fluxo de caixa do condomínio?

Essa ferramenta permite que o condomínio saiba exatamente quanto recebe e quanto gasta em um determinado período. Isso possibilita que a administração faça ajustes no orçamento e planeje reformas e melhorias no condomínio, dentro de uma previsão orçamentária.

Além disso, o fluxo de caixa também serve para mostrar se o condomínio está fechando os meses no vermelho ou não. Caso a administração perceba que falta dinheiro no final do mês, será preciso adotar algumas medidas para adequar as contas, como:

• Fazer cortes no orçamento;

• Campanhas de conscientização para redução no consumo;

• Revisão de contratos com fornecedores;

• Aumentar o valor da cota condominial;

• Avaliar a necessidade de recorrer à crédito ou  empréstimos bancários.

Contudo, a administração não pode tomar nenhuma dessas decisões sozinha, ela precisa convocar uma assembleia de condomínio e apresentar as propostas. Após a deliberação e aprovação pelos condôminos, a administração pode colocar essas medidas em vigor. 

O fluxo de caixa também facilita a prestação de contas do condomínio para os seus moradores. Lembrando que o artigo 1.350 do Código Civil determina que o síndico deve prestar contas aos condôminos anualmente.

Outro benefício do fluxo de caixa é que ele permite que o síndico planeje o pagamento de despesas que não ocorrem todos os meses, como manutenção preventiva e pagamento de férias e do 13º salário dos funcionários.

Dessa forma, o síndico pode destinar uma parte das receitas mensais para formar caixa e pagar essas contas não recorrentes sem ter que recorrer a um aumento das taxas pagas pelos condôminos quando o mês da despesa chegar. 

Como fazer um fluxo de caixa para condomínio?

Fazer o fluxo de caixa do condomínio não é difícil, no entanto, é preciso ter disciplina para sempre atualizar as entradas e saídas de dinheiro. Existem softwares específicos para isso e as administradoras de condomínio já fazem essa atividade em seus sistemas de forma online! 

No entanto, vamos explicar aqui como fazer o fluxo de caixa. O ideal é que você faça essa atualização toda semana ou quinzenalmente.

Para fazer o seu fluxo de caixa, você vai precisar de uma planilha onde vai listar todas as entradas de dinheiro e todas as despesas mensais. 

Dessa forma, você terá uma visão clara de quanto dinheiro entra todos os meses na conta bancária do condomínio e de todas as despesas que o condomínio possui.

Para facilitar a organização da sua planilha você ainda pode organizar as despesas do condomínio em subcategorias ou grupos de despesas, como:

• Gastos com salários;

• Gastos com benefícios trabalhistas;

• Despesas com manutenção;

• Pagamento de dívidas;

• Formação da reserva de emergência do condomínio.

Depois de ter catalogado todas as receitas e despesas, é só colocar essas informações em uma planilha e definir uma frequência para atualizá-las, para que você sempre saiba qual é a situação do caixa da empresa.

5 dicas de como fazer uma boa gestão do fluxo de caixa do condomínio

Além de saber como criar um fluxo de caixa, também é importante saber como fazer a gestão dessa ferramenta, para que você possa tirar o melhor proveito dela. Sendo assim, confira agora como fazer uma boa gestão do fluxo de caixa do condomínio.

1. Defina uma frequência para atualizar o fluxo de caixa

Para que o fluxo de caixa seja realmente uma ferramenta efetiva, é necessário atualizá-lo com frequência. Isso porque o fluxo de caixa não é constante ao longo do mês. Em alguns períodos há mais entradas do que saídas, como o dia do vencimento do pagamento da cota condominial, já em outros acontece o contrário. 

Sendo assim, é importante que a administração do condomínio estipule uma frequência para atualizar o fluxo de caixa, que pode ser duas vezes por semana, semanalmente ou quinzenalmente. 

2. Programe eventos sazonais

Um condomínio possui algumas despesas que não se repetem todos os meses, como o pagamento do 13º salário e os gastos com manutenção preventiva. 

Portanto, o fluxo de caixa pode auxiliar a administração a se preparar para esses eventos, uma vez que ele facilita os ajustes no orçamento e permite que o síndico determine um valor para investir todos os meses para conseguir pagar essas despesas no futuro.

3. Determine um período para o fluxo de caixa

É importante que o fluxo de caixa tenha um período determinado, que, na maioria das vezes, é de um mês. Isso porque, dessa forma, o síndico saberá quais foram as entradas e saídas daquele período e poderá programar os gastos dos próximos meses de uma forma mais efetiva.

4. Leve em consideração uma possível inadimplência de alguns condôminos

Na hora de analisar o fluxo de caixa do mês e fazer projeções financeiras para o próximo período, é importante que o síndico trabalhe com a possibilidade de haver inadimplência por parte de alguns condôminos.

Sendo assim, no momento de planejar as despesas dos meses seguintes, é importante considerar essa possível inadimplência, para que esse dinheiro não faça falta e o condomínio tenha o suficiente para arcar com o pagamento de todas as suas contas, mesmo que nem todos os moradores estejam em dia com a taxa do condomínio.

5. Analise os relatórios frequentemente

Além de atualizar o fluxo de caixa com frequência, também é necessário analisar os relatórios dessa ferramenta. O ideal é que essa rotina seja feita pelo síndico, no mínimo, uma vez por semana. 

Somente com a análise dos relatórios será possível identificar problemas no orçamento e fazer ajustes necessários para conseguir pagar todas as despesas do condomínio, manter a reserva de emergência e ainda investir em melhorias.

Agora que você já sabe o que é, qual a importância e como fazer um fluxo de caixa do condomínio, baixe a nossa planilha de fluxo de caixa e comece a organizar hoje mesmo as finanças do seu condomínio!

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