15 maiores desafios da implantação de condomínios
Veja 15 situações que interferem na qualidade do atendimento prestado por incorporadoras/construtoras, síndicos e administradoras na fase de implantação
Depois de um período médio que varia de 24 a 30 meses, enfim, chega a hora da entrega do empreendimento imobiliário. E aí que a incorporadora transfere a um síndico (profissional, na maioria das vezes) e a administradora de condomínio dois de seus bens mais preciosos: os clientes, que adquiriram o produto, e a sua mais recente obra executada.
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Como saber se serão concretizadas as promessas de uma vida confortável, segura e feliz feitas aos clientes que se apaixonaram pelo conceito do projeto?
Ainda mais, se – em muitos casos – os que assumem o comando do condomínio mal tiveram a oportunidade de visitar a obra pronta e, às vezes, demoram a ter acesso a todas as informações e documentos oficiais.
São raras as empresas que cuidam dessa fase com a atenção que ela exige, porque é justamente na implantação do condomínio que o cliente confirma se a compra do imóvel ainda na planta atendeu suas expectativas.
É a qualidade da entrega e a boa adaptação do cliente ao novo imóvel que determinarão a imagem que ele fará da incorporadora. Serve também para que ele não tenha a sensação de que está sendo abandonado por quem lhe vendeu um produto que mais parecia um sonho de tão perfeito que era no papel.
Na implantação do condomínio, que demanda uma série de providências administrativas e operacionais, algumas situações embaralham os papéis e as responsabilidades de todos envolvidos na incorporação, na obra, na gestão e na administração.
Na cabeça do condômino, qualquer resposta tende a parecer um jogo de empurra-empurra, que só o desagrada e o decepciona.
Por isso, nunca é tarde alertar aos navegantes: condômino é cliente, condição que muitos não conseguem enxergar nas relações de condomínio.
Para a incorporadora/construtora isso vai além do cumprimento das obrigações legais, e para os síndicos e as administradoras significa que assumir o condomínio do zero exige uma dose extra de empatia, para compreender as dúvidas e necessidades, e de foco, para buscar a solução.
Praticamente os mesmos problemas se repetem nos empreendimentos entregues na cidade de São Paulo em 2023. Serão cerca de 600 condomínios (perto de 50 mil unidades), em especial naqueles em que boa parte dos moradores vivem a primeira experiência em condomínio, e em outros que mesclam imóveis para diferentes finalidades (residencial, comercial e corporativo).
Poucas empresas estão atentas à experiência que seus clientes terão em seus produtos na fase de implantação.
Não é preciso esperar o resultado de uma pesquisa de satisfação para entender que as incorporadoras e construtoras têm de estar mais próximas não apenas para conhecer as reações sobre a unidade privativa, mas para acompanhar o funcionamento do condomínio como um todo, de olho no trabalho de síndicos e administradoras, para que haja uma transição tranquila e segura.
Para isso, relacionei os 15 principais desafios de incorporadoras/construtoras, síndicos e administradoras na fase de implantação de condomínios.
Incorporadora/construtora
1) Preparar a transição e iniciá-la antes da entrega do empreendimento, indicando - ou selecionando com os clientes - a administradora e o síndico do condomínio, com tempo hábil para o planejamento da implantação para que ela seja bem-sucedida;
2) Produzir e entregar ao síndico imediatamente após a AGI todos os documentos legais, como plantas, projetos, certificados (AVCB e Habite-se), termos ambientais (se houver), manuais de operação, contrato de elevadores e o IPTU do terreno;
3) Destacar um funcionário para treinar as equipes do condomínio para operar sistemas e equipamentos (com manuais e tutoriais), esclarecer dúvidas técnicas e coordenar serviços anotados na vistoria das áreas comuns e relativos à assistência técnica;
4) Efetivar todas as ligações definitivas de água, luz, gás encanado (quando couber) e de internet (quando possível). Isso faz toda diferença. Conferir se a concessionária de energia elétrica está preparada para atender aos pedidos de ligação dos condôminos;
5) Entender que após a instalação, o condomínio pertence aos condôminos, e que a incorporadora/construtora deve seguir as regras internas e atuar com discrição e respeito, em especial seu pessoal de engenharia e seus corretores de imóveis.
Síndico profissional
1) Conhecer a convenção e a minuta de regimento interno do novo condomínio e estabelecer um plano de ação para os primeiros 100 dias, com as medidas que garantam uma operação segura para as pessoas e para a edificação;
2) Treinar as equipes terceirizadas (portaria, vigilância, limpeza e manutenção) que irão trabalhar no condomínio, definindo as rotinas e tarefas; criar mecanismos de avaliação do desempenho dos funcionários e do tempo de resposta das empresas às solicitações;
3) Saber se comunicar com os condôminos, em especial os mais ansiosos, sobre as etapas que serão superadas no condomínio, e manter os conselheiros sempre informados sobre suas ações ou quaisquer mudanças nos planos de operação;
4) Ser acessível para as emergências que surgirão e se antecipar a muitas delas que certamente ocorrerão, com base na sua experiência em implantações ou devido às características do empreendimento e do seu público, bem como sua localização;
5) Ser um maestro das atividades no condomínio, possibilitando seu uso pleno por todos os condôminos, praticando e pregando a cultura de paz e de respeito às pessoas, nas relações entre condôminos e com o corpo diretivo e os funcionários do condomínio.
Administradora de condomínio
1) Ser ágil e transparente nas respostas a todas as dúvidas que tratem da previsão orçamentária, conteúdo e disparo de boletos de condomínio, pagamento de notas fiscais e de despesas de fornecedores, auditoria e prestação de contas mensal;
- [DOWNLOAD] Previsão Orçamentária de Condomínio
2) Ter foco na arrecadação para assegurar o pagamento dos compromissos do condomínio, inclusive os boletos de unidades não vendidas sob a responsabilidade da incorporadora, e manter um processo de cobrança acessível, sensível e eficiente;
3) Estabelecer e cumprir prazos de envio de atas e se possível enviar comunicados que resumam as deliberações de assembleias; agilizar a obtenção de CNPJ e a transferência para o condomínio de todas as contas de concessionárias e contratos existentes;
4) Dispor de canal de comunicação oficial do condomínio, por meio de plataforma digital ou recurso de disparo de e-mails com informativos que orientem os condôminos e os preparem para a vida em coletividade, num ambiente de harmonia;
5) Mediar a solução de conflitos, comuns na fase de implantação, buscando o equilíbrio sobre a velocidade entre as decisões e as ações, os limites do caixa do condomínio, as responsabilidades dos envolvidos e a obediência às leis e à convenção do condomínio.
É preciso aperfeiçoar o processo de implantação de condomínios, às vezes uma experiência dolorosa para os clientes, a partir de uma maior integração entre quem empreende/constrói com quem cuida da gestão e da administração.
O compromisso comum deve ser melhorar a experiência do condômino, que é o cliente no condomínio.
(*) Roberto Viegas é jornalista e palestrante especialista em mercado imobiliário e condomínios. Como diretor de Assuntos Corporativos, realizou mais de 200 implantações de condomínio pelo Brasil numa das maiores incorporadoras do País, onde foi responsável pelo relacionamento com clientes e pela seleção de administradoras de condomínio e de síndicos profissionais. Também é apresentador do videocast Vemmorar.br, no YouTube. E-mail: roberto.viegas@3rgt.com.br
