Como montar convocação de assembleia em condomínio
Convocar todos os condôminos é uma obrigação legal do síndico
Por Aldo Junior*
As assembleias condominiais devem ser convocadas obrigatoriamente uma vez por ano, assim denominada ordinária, e sempre que necessário, convoca-se a extraordinária eventualmente.
Suas funções são distintas, a ordinária trata especificamente de eleição de sindico e membros da gestão, previsão orçamentária e prestação de contas, e a extraordinária aborda todos os outros assuntos de interesse da comunidade.
Muitos síndicos não se atentam a uma determinação legal prevista no Código Civil, que impõe ao gestor a obrigatoriedade de convocar todos os condôminos para reuniões ou assembleias, para que as deliberações tenham aplicabilidade.
O artigo 1.354 do CCB, prevê que: “ A assembleia não poderá deliberar se todos condôminos não forem convocados para a reunião. “.
Diante da letra da Lei, a interpretação na prática entende que, o sindico que não comunicar a todos os condôminos residentes ou não, e no caso dos condomínios comerciais as lojas e salas desocupadas, a assembleia se vê comprometida em sua legalidade, pois todos devem ser avisados formalmente da reunião.
No dia a dia, os administradores cometem este “deslize” por absoluta falta de conhecimento, ou ainda quando não tem uma orientação técnica e profissional de empresa especializada em assessoria de condomínios, e por fim, apenas por achar que “estas coisas só acontecem com os vizinhos”.
Enganam-se aqueles que acreditam nesta máxima. É muito comum os síndicos enfrentarem questionamentos administrativos e até jurídicos por parte de condôminos que em sua maioria, se viram prejudicados pelas deliberações, simplesmente por não terem sido comunicados da realização da assembleia.
Como realizar convocações de reuniões no condomínio
A postura correta do síndico, começa com o cadastro atualizado dos condôminos apesar da resistência do preenchimento por parte de muitos. Quando o condomínio procura manter sempre atualizado os dados dos proprietários, tal atitude facilita muito na segunda fase do processo, no caso, o envio da carta de convocação da assembleia.
Com o cadastro atualizado, a emissão das correspondências com os editais de convocação para reuniões, deverão ser entregues primeiramente no condomínio mediante protocolo e assinaturas que quem recebeu, garantindo ao síndico a comprovação da efetiva entrega do edital.
Em seguida, o sindico deverá encaminhar para o correio os editais de convocação aos condôminos que não residem ou ocupam o imóvel,além dos que alugam seus imóveis, pois em muitos casos os inquilinos não repassam as cartas aos proprietários.
O próximo passo, consisti em guardar os comprovantes de protocolo de entrega pessoal e do envio dos editais aos correios para então, quando questionado for por algum interessado na questão, poder assim o sindico justificar a convocação na totalidade dos condôminos evitando assim possíveis questionamentos.
Diante de todos os procedimentos elencados, podem alguns perguntar: e se o cadastro não estiver completo, e sem qualquer informação do condômino, o que fazer?
É simples. No caso especifico de não haver dados do condômino, o sindico deve publicar o edital de convocação da assembleia no jornal de maior circulação da região, a fim de dar publicidade ao ato administrativo, atendendo a determinação legal, evitando assim qualquer elemento que possa criar vícios na convocatória.
Com a junção do protocolo de assinaturas dos condôminos que ocupam as unidades do prédio, os comprovantes dos correios e a publicação de jornal, o sindico atende as exigências da Lei e evita qualquer problema futuro quando a ilegalidade na chamada da assembleia.
Em recente julgado o Tribunal de Justiça de Minas Gerais, confirma o entendimento do artigo 1354 do CCB, e anula todas as deliberações da assembleia como segue abaixo.
Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Processo: AI 10024133912477001 MG
Relator(a): Newton Teixeira Carvalho
Julgamento: 29/05/2014
Órgão Julgador: Câmaras Cíveis / 13ª CÂMARA CÍVEL
Publicação: 06/06/2014
Ementa
EMENTA: AGRAVA DE INSTRUMENTO - ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA - ELEIÇÃO DE NOVO SINDICO EM ASSEMBLEIA CANCELADA - IMPOSSIBILIDADE - VIOLAÇÃO DO ARTIGO 1.354 DO CÓDIGO CIVIL.
Conforme artigo 1.354 do código Civil, a assembleia não poderá deliberar sem a convocação de todos os condôminos para a reunião. A assembleia realizada, não obstante e a comunicação de cancelamento, não atendeu, ao que parece, os requisitos do art. 1.350, § 1º, do Código Civil, o que impedia as deliberações tomadas, nos termos do art. 1354 do mesmo diploma legal.
Assim aconselhamos os síndicos a atentar-se quando iniciar a rotina de convocar uma assembleia, sejam elas ordinária ou extraordinária, pois a simples exclusão do recebimento da convocação de uma única unidade, pode causar grandes aborrecimentos ao gestor condominial.
Não se precavendo quando ao vicio convocatório, necessariamente o sindico se verá obrigado a convocar uma nova assembleia nos moldes da previsão legal, basicamente para aprovar aquilo que já havia sido aprovado, puro retrabalho.
Mais grave ainda, denota-se custos financeiros pelo equivoco administrativo, quando o sindico terá que justificar em prestação de contas, as despesas com de honorários de advogado para defesa de uma possível ação judicial de nulidade,dentre outras despesas eventuais para reverter a situação.
Portanto, a partir deste momento, você sindico já sabe a maneira correta de convocar uma assembleia e evitar erros e vícios na convocação que impliquem na nulidade das deliberações aprovadas. Cumpram o rito correto !!!
(*) Conhecido como Dr. Condomínio, Aldo Junior é Diretor Geral da JR OFFICE ASSESSORIA CONDOMINIAL Brasília-DF e da Folha do Sindico, Contabilista, Titular do Programa CHAMA O SINDICO na Rádio OK FM, Graduado em Direito, Colunista da Folha do Sindico DF e da Franquia Nacional do Jornal do Sindico em 23 Estados, Consultor Condominial desde 1988 e Coordenador Geral da UNASINDICO - Encontro de Gestores Condominiais -DF
