Como fazer uma proposta para condomínio? 9 itens para administradoras considerarem

Contar com a assessoria e os serviços especializados de uma administradora é essencial para o síndico poder realizar suas funções como gestor com qualidade e eficiência.

Para conquistar um condomínio como cliente, a administradora deve mostrar de maneira atraente seu portfólio de serviços especializados, seus diferenciais e o valor que vai agregar à gestão do síndico.

E uma etapa crucial é saber como fazer uma proposta para condomínios. Confira as 9 dicas que preparamos para você e uma dica bônus ao final!

Como montar uma proposta de prestação de serviços?

A elaboração da proposta de serviços de uma administradora deverá conter cláusulas bem delimitadas em relação a cobertura, serviços oferecidos e assessoria ao síndico.

1. Conheça melhor o cliente

Sugerimos que sua elaboração seja feita de forma personalizada, atendendo às necessidades individuais de cada condomínio, pois o que um condomínio busca ao solicitar serviços de uma administradora é uma solução que vai além da parte administrativa e financeira.

Converse com o síndico, em geral o responsável pela contratação da administradora, entenda quais são as principais necessidades e dores, e, dessa forma, identifique o que o faria contratar a sua empresa.

A depender do perfil do condomínio, agendar uma reunião com o conselho e uma visita presencial trarão elementos importantes para conhecer melhor o potencial cliente e com isso, personalizar ainda mais a proposta.

2. Taxa mensal

A taxa mensal consiste nos honorários da administradora, que poderão ser cobrados de forma mensal, a depender do escopo de serviço contratado, forma e data de vencimento.

Neste tópico, também deverá estar explícito se haverá cobrança de 13ª parcela no mês de dezembro, prática que tem caído em desuso dentre muitas administradoras.

3. Conta bancária: pool ou vinculada

A administradora poderá optar pela conta vinculada, à qual apenas o condomínio terá acesso, ou conta pool, à qual a administradora usa uma única conta para todos os clientes, resultando em redução de tarifas. A utilização de um tipo de conta ou outro deverá estar definida em contrato.

4. Defina o escopo do serviço

Na proposta e no contrato é fundamental estipular qual será exatamente o escopo do serviço. Avalie os seguintes pontos:

• A administração de funcionários, que passa pela contratação, folha de pagamento e encargos trabalhistas, será responsabilidade da administradora?
• Qual a frequência de elaboração das previsões orçamentárias? Essas devem ser feitas pela administradora de acordo com as reais necessidades do condomínio, projetando ajustes adequados para cada grupo de contas, para, assim, propor rateio aos condôminos.
• Quem será responsável por cotações de produtos e serviços, pela eventual compra de materiais de consumo e/ou construção?

No escopo, também devem constar algumas responsabilidades da administradora:

• Pagamento de contas e multas;
• Realização de assembleias geral ordinária anual;
• Gestão de contratos com prestadores de serviços;
• Gestão de tributos e obrigações legais;
• Balancete mensal;
• Emissão de boletos;
• Elaboração de pasta de prestação de contas;
• Atendimento ao condômino.

Quanto melhor e mais detalhada for a definição do escopo do serviço, menores serão as chances de conflitos entre a administradora e o condomínio. É bem comum que ocorram quando algumas obrigações e responsabilidades não ficam bem definidas, então tome um cuidado especial na elaboração dessa parte.

• Leia mais: Atribuições da administradora de condomínios

5. Deixe claro quais serviços extras você oferece

Existem serviços que uma administradora de condomínios pode prestar e que agregam valor a uma proposta. Veja alguns deles:

• Participação de representantes em assembleias;
• Acesso do cliente em espaço próprio na internet: se você oferece um espaço para que seus clientes possam acessar a própria situação financeira online, dê ênfase a esse ponto na hora de apresentar a proposta;
• Gerenciamento de despesas externas do condomínio, como gastos com deslocamento em reuniões presenciais, gestão e guarda de documentos etc. Nesse caso, também deixe isso em ênfase como um diferencial.

Os tópicos acima são exemplos. A ideia geral é que você identifique os seus diferenciais, aquilo que você oferece e a concorrência, não.

Liste-os e depois insira na proposta de forma que fique claro que agregam um valor a mais aos seus serviços. Só lembre de deixar claro que haverá cobrança de taxa extra vinculada, para evitar problemas futuros com o cliente.

6. Reajuste contratual

Estabeleça a periodicidade (geralmente a cada 12 meses) e o índice que será aplicado para o reajuste do contrato - pode ser o IGP-M ou o IPCA, por exemplo.

7. Estabeleça as normas referentes à rescisão contratual

Normas em relação a rescisão do contrato com a administradora deverão estar bem definidas em contrato, como seu prazo (30, 60 ou 90 dias) e multas, se aplicáveis.

8. Inclua depoimentos de outros clientes

Depoimentos de outros síndicos ajudam a corroborar a sua credibilidade. As pessoas se conectam mais com outras pessoas, e saber que alguém teve uma boa experiência com a sua administradora pode ser o diferencial na hora de ajudar o síndico a decidir pela contratação.

Já reparou que avaliações positivas no Google, Tripadvisor e outros sites correlatos impulsionam negócios, enquanto avaliações negativas podem afastar consumidores? Isso não vale só para o mundo de turismo e gastronomia: opiniões e experiências de terceiros contam, e muito, na hora da tomada de decisões.

Seus atuais clientes são poderosos divulgadores da sua empresa: acrescente-os à sua estratégia.

9. Informações sobre a empresa

Coloque todas as informações que o síndico deve saber sobre sua empresa. Facilite para que o profissional não precise procurar nada por conta própria: isso melhora a experiência do contratante com você, demonstra transparência da sua parte, e ainda agiliza todo o processo de tomada de decisão.

Nessa etapa, conte um pouco sobre o que move a sua administradora, a sua história, seus clientes, casos de sucesso. As informações sobre a empresa e os depoimentos de clientes, da dica anterior, devem andar juntos para gerar a melhor impressão no síndico.

Faça follow-up para fechar o contrato

Não entregue a documentação e a proposta e espere passivamente. Dê um tempo razoável para que o síndico analise todas as informações e, então, entre em contato. Pergunte se precisa de mais informações, se há objeções, dúvidas, e ajude na tomada de decisão pela contratação.

Essa retomada de contato pode ser o diferencial que faltava para levar à contratação da sua administradora.

Agora que você já sabe como fazer uma proposta para condomínios, é hora de aplicar todas as dicas e entrar em contato com potenciais clientes!

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