Ciclo PDCA para síndicos administrarem condomínios
A metodologia Ciclo PDCA pode inovar a gestão do seu condomínio, evitando mal-entendidos, além de garantir a transparência e inspirar confiança nos moradores
Todo gestor sabe que o maior desafio em uma gestão é o cumprimento de metas, e quando se trata de gestão condominial, é fundamental o controle operacional. Neste universo, o ideal é que o síndico crie formas de controles operacionais de maneira personalizada de acordo com a complexidade e necessidade de cada empreendimento. O ciclo PDCA pode ajudar nisso!
Vale frisar que na gestão condominial, alguns erros ou a falta de controle são fatores que contribuem para o aumento de custos, podendo gerar a insatisfação dos condôminos e isso não pode ocorrer em uma gestão de sucesso.
Geralmente, esse tipo de gestão ocorre por meio de práticas contínuas com o principal intuito de garantir que todas as etapas dos processos operacionais ocorram conforme o planejado, assegurando que os recursos disponíveis sejam aplicados corretamente, evitando desperdícios, falhas, retrabalhos e perda de produtividade.
Sabemos que agir sem planejar pode acarretar resultados diferentes do esperado. Afinal, o planejamento adequado permite traçar as metas e elaborar qual o melhor caminho a ser seguido para atingi-las. Lembre-se: em administração não existe sorte ou o acaso, mas sim planejamento.
Ciclo PDCA aplicado à gestão condominial
Desta forma vou apresentar a ferramenta de melhoria e controle operacional contínuo: o Ciclo PDCA.
Essa metodologia permite e facilita uma visualização mais clara, prática e objetiva de tudo que precisa ser melhorado e/ou modificado.
Tal ferramenta é importantíssima para a gestão operacional que consiste em:
- Planejar;
- Executar.
- Checar;
- Agir;
Porém, é essencial seguir todos os passos para garantir a eficácia deste método.
O ciclo PDCA é extremamente importante para detectar e resolver problemas, com o intuito de obtermos maiores resultados nos projetos condominiais, e assim, alcançar de forma estratégica e inteligente os objetivos.
Benefícios da metodologia PDCA na gestão operacional de condomínios
Existem muitos benefícios em utilizar o PDCA na gestão operacional de condomínios, tais como melhorar consideravelmente os resultados obtidos pela gestão da qualidade.
O interessante é que sua aplicação não exige amplo conhecimento quanto a teorias ou ferramentas de administração sendo muito simples de utilizá-la .
Sendo assim, com as estratégias estabelecidas, as metas podem ser alcançadas com mais facilidade.
Isso estimula a equipe, fazendo-os produzir mais em menos tempo e com qualidade elevada, pois os todos passam a desenvolver as atividades com maior foco, dedicação e engajamento. Ou seja, ter uma meta a ser alcançada é um incentivo muito positivo.
É extremamente importante ter a consciência de que todas as ações da equipe devem ser sempre focadas nos moradores.
Portanto, não se deve medir esforços na busca pela qualidade e melhoria contínua. É necessário aprimorar e inovar constantemente de modo a acompanhar as evoluções do mercado e do mercado condominial.
Como funciona o Ciclo PDCA na gestão de condomínios
Esta metodologia emprega quatro passos que formam um ciclo, sendo sempre repetidos na mesma ordem, um em seguida do outro. Após seu término, inicia-se todo o processo novamente, sempre buscando a melhoria continua.
Plan (Planejar)
Todo processo bem-sucedido começa com um bom planejamento, concorda? Nesta etapa, faça um levantamento das necessidades presentes do condomínio e no histórico pretérito operacional, estabelecendo uma meta e um método que vai nortear a execução das atividades.
Ou seja, estabeleça prazos e crie um roteiro para o cumprimento desta etapa. Além disso, faça uma lista com todos os processos que precisam ser monitorados e melhorados. Neste momento, pode-se iniciar os orçamentos para cumprir a meta. Veja que já está nascendo um projeto!
Do (Fazer)
Encerrando a etapa de planejamento, vem a execução do projeto. Nesta etapa, escolha a equipe que vai executar e implementar as mudanças.
É essencial dedicar tempo ao treinamento dos colaboradores envolvidos, permitindo assim, uma avaliação honesta e assertiva do plano.
Mas não se esqueça de monitorar as atividades, a fim de garantir que obedeçam ao roteiro definido no planejamento. Portanto, estabeleça prazos para o cumprimento.
Check (Checar)
Já nesta terceira etapa do PDCA, é feita uma verificação quanto ao funcionamento do plano, analisando a eficácia das atividades.
Crie uma forma de avaliação para padronizar este processo. Lembre-se: nesta etapa é importantíssimo a checagem, pois somente assim a equipe vai saber quais ações tiveram êxito e quais não deram certo.
Act (Agir)
Por fim, nesta etapa termina o ciclo, sendo o momento para o síndico tomar decisões diante da checagem ou avaliação.
Verificar se o resultado foi positivo, se a meta foi alcançada e se o processo pode ser adotado como uma referência dentro da empresa.
Após essa avaliação, o ciclo inicia-se novamente, por esta razão, é um ciclo contínuo e que busca a padronização, aperfeiçoamento e qualidade. Seguindo essa dinâmica, os processos serão aprimorados constantemente a partir dessas correções, mesmo que sejam pequenas.
O interessante desta metodologia PDCA é que ela possibilita um ambiente de constante mudanças, permitindo descobertas impactantes e inovações, o que contribui para manter a organização competitiva.
O síndico pode envolver os membros do conselho neste processo e apresentar os resultados em assembleia ou através de informativos.
Essa prática pode evitar mal-entendidos, gerando transparência e inspirando confiança nos moradores, já que a gestão de um condomínio envolve um grande volume de informações.
Em relação aos prazos, você pode utilizar a metodologia SLA que estabelece prazos para resposta e resultados por cores.
(*) Leandro Souza é advogado, pedagogo e administrador, que atua no segmento condominial e imobiliário no estado do Rio de Janeiro há mais de 15 anos. É também diretor executivo na Empresa Sindix Administração de Condomínios e imóveis.
