Auditoria preventiva

Construtoras e administradoras já estão começando a recomendar o serviço para a prestação de contas dos empreendimentos

 

Os condomínios estão descobrindo que manter uma Auditoria preventiva é um investimento e não um custo. Segundo a conselheira do CRC SP, Contadora e Auditora Ângela Zechinelli Alonso, algumas construtoras estão começando a entregar os apartamentos com a convenção de condomínio incluindo essa exigência. Algumas administradoras de condomínios também têm recomendado que as prestações de contas sejam avaliadas por Auditores Independentes.

 

Como funciona a Auditoria em condomínios? Ela é muito diferente da realizada em uma empresa?

 

Uma Auditoria deve ser realizada seguindo as normas internacionais e nacionais em vigor, para qualquer porte de cliente. No caso de condomínio, nós sempre recomendamos que o Auditor avalie as necessidades do cliente, para poder oferecer o serviço adequado. Devido ao alto custo de uma Auditoria, outros trabalhos que também são feitos pelo Auditor podem trazer mais benefícios ao condomínio a um custo bastante inferior, conforme o objetivo previamente definido. É importante que todas as pastas de prestações de contas sejam verificadas e que a documentação tenha bases sólidas de controles internos. O correto funcionamento desses controles trará, ao longo do tempo, um fluxo seguro de informações.

Sempre recomendamos que a Auditoria seja feita de forma preventiva, em bases mensais, para que os condôminos só assinem concordando com a prestação de contas feita pela administradora, após o exame feito pelo Auditor. Assim também é feito nas empresas, quando o conselho fiscal recomenda aos acionistas a aprovação das contas com base no Relatório dos Auditores Independentes. Essa segurança, apesar de não ser absoluta, é uma importante ferramenta na gestão. 

Muitos condomínios solicitam uma Auditoria somente após a desconfiança de fraudes e desvios. Esse é outro trabalho que o Auditor executa, já com o foco voltado para a investigação. O planejamento do trabalho do Auditor é diferente de um trabalho preventivo.

 

Qual o objetivo de uma Auditoria em condomínio?

O Auditor pode detectar falhas nos controles internos e, consequentemente, evitar má administração, desvios ou fraudes futuras - ou, ainda, identificar problemas já ocorridos.

Das duas formas, a gestão recebe relatórios detalhados sobre os problemas localizados e quais as recomendações para sanar as irregularidades. O Auditor acompanha também se as recomendações foram aceitas e as regularizações efetuadas. 

 

Quais são os sintomas que indicam a necessidade de se fazer uma Auditoria em um condomínio? 

A preocupação das administradoras de porte em mostrar transparência para os condôminos é um fator crescente no mercado. A responsabilidade pela verificação mensal das prestações de contas elaborada pela administradora ou pelo síndico cabe aos condôminos, que nem sempre possuem preparo adequado ou tempo disponível para essa difícil obrigação. Esse é um sintoma de que há necessidade de se contratar um profissional para exercer essa atividade. O Auditor é um profissional adequadamente treinado e certificado para verificação de contas e emissão de uma opinião sobre elas. Quando os condôminos localizam um problema nas prestações de contas, logicamente buscam essa ajuda profissional, com o objetivo futuro de uma ação em juízo. Os atos do Contador e, consequentemente, do Auditor, possuem fé pública. Um relatório detalhado dos problemas por ele identificados será de grande valia num futuro processo. Mas, para evitar que a situação saia de controle, o ideal seria manter uma Auditoria permanente sobre o fluxo de informações e documentação do condomínio. Qualquer que seja o porte do condomínio, essa segurança produz um custo-benefício bastante interessante.

 

Existem períodos pré-determinados para que as Auditorias ocorram?

Não, os condôminos podem preferir uma Auditoria anual, apesar de sempre recomendarmos uma Auditoria preventiva mensal, pasta a pasta. O importante é que a Auditoria seja programada dentro dos prazos legais contidos na convenção condominial, geralmente relacionados à realização da assembleia de condôminos. É comum encontrar condomínios com superfaturamento. 

 

É possível identificar e punir os responsáveis por essa prática? Como? Quais as consequências legais?

Vários são os problemas que temos detectado em nossos trabalhos de Auditoria em condomínios. Os mais comuns são:

- desvios de recursos;

- recebimento de acordos sobre valores em atraso, sem a respectiva baixa integral dos recursos;

- negociações de acordos com concessões de descontos inadequados;

- serviços contratados com superfaturamento;

- compras superfaturadas;

- compras desnecessárias de bens ou serviços;

- documentação falsa ou indevida para comprovar pagamentos.

Comprovados documentalmente os problemas e detalhados nos relatórios do Auditor, desde que registrado que houve um benefício financeiro ao responsável pelo problema, é possível ajuizar uma ação de ressarcimento de danos e até um processo criminal.

 

Há bastante campo de trabalho na área de Auditoria em condomínios?

Sem dúvida! Os condomínios estão descobrindo que podem pagar uma Auditoria preventiva e que esse custo, na verdade, é um investimento muito eficaz. Algumas construtoras já entregam os apartamentos com a convenção de condomínio incluindo essa exigência. Já faz parte de uma ferramenta de controle usual. Administradoras de condomínios, preocupadas em demonstrar sua consistência, seriedade e transparência, têm recomendado que as prestações de contas sejam avaliadas por Auditores Independentes.

 

Que dicas a senhora dá para quem quer ingressar nessa área?

Estudar muito e sempre se manter atualizado, visando conhecer as normas de Auditoria em detalhes, aprender a legislação específica e valorizar sua responsabilidade sobre o trabalho, que vai muito além de uma simples conferência documental.