Auditoria preventiva ou investigativa no condomínio?

É comum que tanto síndicos quanto moradores tenham dúvidas ao contratar uma empresa independente para validar as contas do condomínio.

Essa incerteza é compreensível, uma vez que a auditoria em condomínios tem ganhado espaço nos últimos anos, mas ainda não é um serviço amplamente difundido.

Vamos, então, explorar as principais diferenças entre auditoria preventiva e investigativa, além de identificar quando é o momento ideal para contratar cada uma.

Auditoria Preventiva

A auditoria preventiva pode ser dividida em duas modalidades: auditoria preventiva mensal e auditoria em período específico.

Ambas têm um escopo semelhante, com a diferença de que a auditoria mensal é realizada de forma contínua, ou seja, mês a mês, fornecendo um parecer recorrente sobre as contas e indicando correções de forma tempestiva.

Por outro lado, a auditoria preventiva em período específico é contratada quando a gestão já finalizou as contas de um determinado período e deseja validá-las antes de apresentá-las em assembleia ou ao conselho.

Neste caso, busca-se identificar possíveis irregularidades para corrigi-las, oferecendo transparência e segurança ao fechamento das contas.

É importante destacar que, na auditoria preventiva, não há indícios claros de fraudes. Caso existam sinais mais fortes de fraudes, é recomendado contratar uma auditoria investigativa.

No contexto da auditoria preventiva, o foco está em uma análise geral das contas, incluindo conciliações bancárias, validação de notas fiscais, análise de receitas e inadimplências, além de revisões de convenções, atas, contratos e folhas de pagamento.

O parecer resultante apontará eventuais não conformidades para correção, mas não será tão detalhado quanto o de uma auditoria investigativa.

Auditoria Investigativa

A auditoria investigativa, por sua vez, possui uma abordagem distinta e mais complexa. Embora seu escopo inclua as mesmas análises básicas da auditoria preventiva, o relatório gerado possui um formato diferente, adequado para processos judiciais. A linguagem utilizada é mais técnica e detalhada, apropriada para eventuais litígios.

Durante a auditoria investigativa, ao identificar qualquer irregularidade, o auditor se aprofunda na análise. Por exemplo, ao revisar as despesas e validar notas fiscais do condomínio, o auditor investigativo realiza uma avaliação mais criteriosa:

• Na auditoria preventiva, o auditor verifica a existência da nota fiscal, analisa a retenção de impostos e identifica a ausência de documentos como uma irregularidade.
• Na auditoria investigativa, o auditor, além de verificar a existência da nota, analisa se a descrição do serviço condiz com a contratação, verifica o endereço da empresa para confirmar sua existência física, avalia se o porte da empresa é compatível com o serviço prestado, e verifica se o pagamento foi realizado ao prestador correto.

Nesta modalidade, o auditor também analisa se houve cotação independente, mesmo que não seja obrigatória, examina a existência de contrato e se este está sendo executado adequadamente, avalia o quadro societário da empresa para identificar possíveis conflitos de interesse e, se necessário, realiza pesquisas adicionais para identificar vínculos suspeitos que possam indicar fraudes.

Dessa forma, a auditoria investigativa tem um objetivo mais específico e detalhado, focando na identificação de fraudes ou irregularidades graves que possam justificar ações judiciais. Em caso de suspeitas de prejuízos ao condomínio, os auditores se aprofundam nas análises para identificar evidências concretas de fraudes.

Quando contratar cada tipo de auditoria?

A auditoria preventiva é indicada para assegurar a regularidade contínua das contas, atuando de forma a prevenir problemas e proporcionar uma gestão financeira segura.

Já a auditoria investigativa é recomendada em casos de suspeitas de fraudes ou irregularidades graves, quando uma análise mais detalhada e técnica é necessária.

Ambos os tipos de auditoria são essenciais para promover a transparência e a segurança financeira dos condomínios, porém a escolha depende do contexto e das necessidades específicas do momento.

Para síndicos e conselhos fiscais, compreender essas diferenças é fundamental para tomar decisões informadas e garantir uma gestão mais eficiente e confiável.

(*) Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Consulting Group. Responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Bole é Perito Judicial, formado em Administração de Empresas, já realizou mais de 100 investigações em condomínios, formulando laudos que já foram utilizados na esfera civil e criminal. Bole já atuou em projetos no Canadá, Brasil e Estados Unidos, fala português e inglês.