Assembleia virtual de condomínio
Especialista comenta os prós e contras desse sistema
Por Roberto Piernikarz*
Preparem-se! Entramos oficialmente na era digital! Vamos debater um assunto que pode ajudar bastante na celeridade e engajamento de seus condôminos, em questões centrais a respeito do seu condomínio: a utilização da ferramenta "assembleia virtual."
Hoje sabemos que novas tecnologias se desenvolvem numa velocidade incrível. Muitas vezes elas acabam ultrapassando até mesmo a velocidade com que conseguimos absorvê-las do ponto de vista jurídico-operacional, por exemplo.
Mas nem por isso deixam de ser ferramentas poderosíssimas para solucionar problemas do nosso cotidiano, facilitar nossa vida e diminuir o tempo que gastamos com tantas obrigações e afazeres diários.
Se utilizada com responsabilidade e conhecimento, a assembleia virtual veio para quebrar paradigmas, facilitar a vida de todos e reduzir os constantes conflitos da vida em coletividade pelos quais passamos diariamente em nossas vidas.
No modelo tradicional de se fazer assembleia, temos inúmeros pontos negativos, como a dificuldade em tomar decisões e grande desconforto entre os moradores.
Em primeiro lugar, com a vida corrida que temos nos tempos atuais (trânsito, trabalho, escola das crianças, etc), nem sempre conseguimos atender a uma convocação de assembleia.
Neste caso, deixamos de votar em questões que depois podem se tornar grandes problemas individuais.
Hoje em dia, a frequência em assembleias tradicionais não chega nem a 15% do número de condôminos aptos a participar, enquanto que numa virtual, esse número chega a dobrar!
Outros pontos negativos em relação à assembleia tradicional são: a perda de foco com assuntos que não estão em pauta, as discussões pessoais acerca de questões individuais, sem contar a perda de tempo e gasto de dinheiro com aluguel de cadeiras, telões, microfone, etc.
Por outro lado, o avanço das tecnologias (proteções mais concretas contra fraudes e funcionamento mais rápido da internet), criou plataformas confiáveis para a realização de uma assembleia virtual – válida juridicamente.
É claro que temos que nos atentar às questões jurídicas, e começar a prática com questões menos polêmicas até que possamos nos acostumar com o novo formato, mas a tecnologia está aí.
A primeira coisa a fazer é procurar saber se a convenção do seu condomínio contempla algum tipo de proibição em relação a uma assembleia virtual.
Normalmente, as convenções não fazem nenhum tipo de menção a essa modalidade, até porque a maioria delas foi confeccionada antes do boom da tecnologia.
Se não mencionar nada, desde que sejam respeitados os preceitos do Código Civil sobre o assunto, a modalidade passa a ser uma alternativa.
Porém, caso haja alguma cláusula em sua convenção que diga que as assembleias devem obrigatoriamente ser realizadas no salão de festas do condomínio, por exemplo, aí existe um empecilho.
Nesse caso, a convenção deve ser alterada antes de se pensar em fazer assembleia virtual. Vale lembrar que o quórum para isso é de ? dos proprietários.
Outro ponto de atenção, são as pessoas de mais idade, ou que não se familiarizam bem com novas tecnologias. É preciso fazer um treinamento e inclusão dessas pessoas, para que não se sintam prejudicadas nessa situação.
Ao analisar isso tudo e decidir optar por uma assembleia virtual, o ideal é escolher a plataforma que melhor atenda o universo do seu condomínio.
Para realizar este tipo de assembleia, existem sistemas avançados que permitem envio de procuração por aplicativo para votação, fóruns de discussão sobre os itens das pautas das assembleias, segurança virtual mais ou menos avançada, com diferenças de preços, enfim. Resta saber o que melhor funciona para o seu caso!
Com isso, separamos aqui algumas dicas do que pode ser feito para garantir que sua assembleia virtual seja um sucesso:
- Faça as convocações de acordo com o Código Civil e garanta que todos tenham acesso ao sistema. Propicie treinamento e teste para que as pessoas sejam incluídas nos ambientes de votação. Isso inclui idosos ou quem não é muito "chegado" à tecnologia;
- Procure se informar e escolher a plataforma que se encaixe nas necessidades do seu condomínio;
- Faça uma análise prévia de sua convenção e consulte um advogado antes de se aventurar nessa novidade;
- Utilize a ferramenta virtual nos casos de menor impacto financeiro e menos polêmica. Tópicos de maior complexidade e que envolvem muito investimento ainda são mais confiáveis se discutidos presencialmente;
- Mantenha sempre pelo menos uma assembleia geral ordinária presencial por ano no seu condomínio, independente de quantas virtuais realizar;
- Leve a ata da assembleia virtual para ser registrada em cartório após a votação;
- Fique atento às procurações e modelos, veja se o seu sistema suporta recebimento dessas procurações via aplicativo ou se precisa ser entregue à administração do condomínio com antecedência;
- Procure sempre um sistema que tenha mecanismos à prova de fraudes e que permita auditar os votos posteriormente;
- Utilize também essa ferramenta em conjunto com a assembleia presencial, possibilitando a votação também àqueles que não conseguiram chegar presencialmente à assembleia na data e horário marcados;
Por fim, quando se trata de um assunto tão novo como este, não existem especialistas. O que dá ou não dá certo acaba sendo por experiência mesmo, e aí entra a particularidade de cada síndico e cada condomínio.
Procure se cercar de informações e faça tudo com bom senso. Se você utilizar com inteligência, a assembleia virtual pode ser uma grande aliada à sua gestão.
"Qualquer tecnologia suficientemente avançada é indistinta de magia." (Arthur C. Clarke)
(*) Roberto Piernikarz é Diretor Geral da BBZ Administradora de Condomínios; Bacharel em Administração de Empresas pela Fundação Armando Álvares Penteado (FAAP). Atua no setor há mais de 17 anos, tendo sido responsável pela implantação de mais de 300 condomínios, e participado da capacitação de mais de 1000 síndicos profissionais, além de ter colaborado com diversas matérias publicadas nos principais meios de comunicação do país. Colunista do Site do IG.
