6 passos para uma assembleia de condomínio produtiva
Você que é síndico sabe exatamente quando deve convocar uma assembleia de condomínio? Já parou para pensar também para que serve a reunião? A resposta objetivamente é, unicamente, para decidir.
Você que é síndico sabe exatamente quando deve convocar uma assembleia de condomínio? Já parou para pensar também para que serve a reunião? A resposta objetivamente é, unicamente, para decidir.
Pois bem, a pauta da assembleia é o ingrediente principal para que se possa realizar uma reunião produtiva e que decida aquilo que o síndico precisa decidir.
Muitos síndicos convocam uma reunião e no decorrer da assembleia se perguntam: "O que eu estou fazendo aqui? Será que precisava mesmo ter convocado essa reunião?"
A partir deste momento, no meio do “olho do furacão”, a situação se torna irreversível e o problema tem que ser administrado de forma profissional e com extrema elegância e competência.
Terminar uma assembleia sem sequer ter aprovado os itens propostos, ocasiona, inevitavelmente, a marcação de uma nova assembleia para tentar decidir aquilo que em muitas vezes nem foi discutido pela complexidade do tema ou por desinteresse dos presentes.
- Leia também: Como conduzir uma assembleia de condomínio
Por este motivo é que aconselhamos os síndicos, primeiramente, que avalie a verdadeira necessidade de marcar a assembleia e colocar os tópicos.
E se inevitável for, seguir os passos seguintes objetivando a acelerar as aprovações e conduzir a conclusão do pleito com sucesso.
6 passos básicos para realizar uma assembleia de condomínio objetiva
Passo 1) Previamente avaliar os assuntos necessários a serem decididos
Faça uma lista com todos os tópicos a serem tratados em reunião, e o tempo de discussão de cada um deles.
Lembre-se: Os tópicos escolhidos devem ser estritamente necessários e passivos de necessidade de votação assemblar.
E analise! Se um simples e-mail ou reunião informal com o conselho fiscal resolver o problema do tópico em questão, não o inclua na pauta.
Passo 2) Organizar os tópicos por tempo e relevância de interesse
Organize os tópicos de acordo com o tempo e relevância do tema. Prefira incluir os assuntos por ordem de relevância de impacto. Garante assim, que em caso de atraso, os menos relevantes é que ficarão para um momento futuro oportuno.
Passo 3) Informações objetivas quanto aos temas
Não se esqueça das informações objetivas e relevantes quanto aos temas tratados: detalhes, orçamentos, avaliação técnica de profissionais, por exemplo, bem como se o assunto requer quórum qualificado ou não.
Passo 4) Responsabilidades pós-assembleia e comissões
Defina bem os papéis e responsabilidades de cada profissional ou empresa contratada, bem como a formação de comissões de condôminos para acompanhar serviços ou execução de obras por moradores habilitados (advogados, engenheiros etc).
Passo 5) Necessidades de apoio e alçadas auxiliares para efetivação e cumprimento das decisões
Se for precisar de informações adicionais, ou específicas de uma pessoa, departamento ou projeto, não hesite em solicitar na pauta!
Evite que sua reunião fique inconsistente porque "Você não avisou"!
Qualquer tipo de preparação especial deve estar contida na pauta de reunião, de maneira clara e objetiva.
Passo 6) Divulgação antecipada do edital de convocação
Envie com antecedência: Sugiro o mínimo de cinco dias e no máximo de dez dias corridos – a não ser que haja previsão diferente em convenção -, para que as pessoas tenham conhecimento da pauta e tempo de se preparar. Nunca esquecer que todos devem ser convocados para evitar nulidades futuras.
As chances de sua assembleia ser muito produtiva e decidir o que se precisa será altíssima. Coloquem em prática estes passos e comprovem os excelentes resultados.
“Síndicos que convocam muitas assembleias, na verdade, estão completamente desorientados e sem saber os rumos e prioridades de sua gestão ”, reforça o Dr. Condomínio.
Finalmente, fiquem atentos síndicos! Antes de convocar a assembleia verifique se realmente há necessidade de levar aos condôminos os tópicos elencados, ou se uma simples reunião administrativa poderá resolver as demandas.
Avalie isso!
(*) Aldo Jr. também é conhecido como Dr. Condomínio.
