Assembleias virtuais
Como fazer reuniões online no seu condomínio
Após quase três anos da pandemia de Covid-19, completados em 2023, muitos condomínios em todo o Brasil passaram a optar por realizar suas assembleias de maneira virtual. Mas, diante dessa nova realidade, para seguir as regras e leis, o condomínio precisa se preparar.
Nesse cenário, o síndico precisa seguir algumas medidas e providências antes de adotar as assembleias virtuais.
De maneira geral, para poder realizar assembleias digitais, o síndico precisa entender a opinião dos moradores. Comece criando uma enquete por meio de plataformas para condomínios como, por exemplo, a Nok Nox.
Dentro da plataforma, é possível criar uma enquete e entender se os moradores gostariam de participar de uma assembleia virtual. Você poderá optar por tipos de respostas únicas (SIM e NÃO), dessa forma, fica mais fácil de entender o resultado da enquete.
Regras para realizar as assembleias virtuais
Se os moradores concordarem em realizar a assembleia virtual, o síndico precisa atualizar a convenção do condomínio, conforme determinam os artigos 1.334, inciso III, e 1.350, do Código Civil. Isso é necessário porque certas decisões tomadas durante a reunião podem ser invalidadas caso essa medida não seja realizada.
Outro ponto muito importante é a plataforma onde o síndico pode realizar a assembleia virtual (no próximo tópico explicamos quais plataformas utilizar), já que o condômino precisa ter acesso a recursos tecnológicos.
Se o condomínio ignorar a necessidade do morador, pode ter problemas judiciais, já que a participação e o voto em assembleia é um direito garantido para o morador de acordo com o Código Civil, inciso III do artigo 1.335. Em casos de moradores que não possuem uma estrutura digital, como computador, tablet e celular com acesso à internet, o síndico pode optar pela assembleia híbrida, que explicaremos a seguir.
Realizando assembleias híbridas
Com as assembleias híbridas, alguns moradores podem participar presencialmente, enquanto outros participam por videochamada.
Organizando a assembleia
Depois de decidir o tipo de assembleia que será realizada, o síndico pode enviar um comunicado a todos os condôminos por meio do aplicativo. Dessa forma, o síndico garante que todos os moradores recebam a informação de quando acontecerá a assembleia.
Além de enviar o comunicado com antecedência, o síndico pode reforçar o comunicado um dia ou horas antes do evento. Dessa forma, ele evita que a adesão à assembleia seja baixa.
Ferramentas de videochamada gratuitas
Para realizar a assembleia virtual, será necessário utilizar uma plataforma de videochamada. Existem muitas soluções gratuitas e pagas. Para facilitar a utilização, um dos indicados é o Google Meet: a ferramenta possui uma versão gratuita em que o criador do evento (desde que tenha uma conta Gmail) pode criar uma videochamada e convidar até 100 participantes e realizar uma reunião de até 60 minutos gratuitamente.
Se o evento tiver mais do que 100 participantes, a recomendação é que seja criado mais de um evento.
Para criar o evento, é necessário ter uma conta Gmail (e-mail do Google). Nesse caso, quem deverá ter essa conta e criar o evento são o síndico, controller ou coordenador digital, de preferência um funcionário do condomínio que já auxilia nas assembleias.
Após a criação do evento, basta compartilhar o link da videochamada com os moradores através da função Mensagem direta dentro do sistema Nok Nox.
Lista de presença virtual
Para garantir que o evento ocorra na maior naturalidade, é necessário confirmar a lista de presença digital. Uma dica é utilizar o formulário Google, ferramenta também gratuita onde o síndico ou controller que ajudará na reunião pode criar um formulário com perguntas básicas como: nome, unidade e confirmação de comparecimento ao evento virtual.
Ter uma lista de presença com a confirmação de participação dos moradores é obrigatório e garante que todos participem das decisões abordadas na assembleia. A lista de confirmação também pode ser impressa e anexada à ata da assembleia. Para criar uma lista de presença online, use o Google Formulários.
Conteúdos produzidos por Nok Nox para moradores, condôminos e síndicos. Matérias e artigos sobre comunicação em condomínios, tecnologia, segurança e eficiência na gestão condominial.
