11 passos pós-assembleia de condomínio
Colunista do SíndicoNet destaca as medidas que o síndico deve tomar antes, durante e, principalmente, depois da reunião
Por Aldo Junior*
É muito comum após a realização de uma assembleia condominial acontecer o que chamamos de acomodação.
Os assuntos levados à pauta são resolvidos, as taxas são implementadas, os ajustes são feitos, porém, quais são os procedimentos legais para evitar demandas dos condôminos? Esse é o nosso tema.
A partir deste momento, a maioria dos síndicos, se acomoda e vai deixando a entrega da ata para depois. No entanto, os condôminos que não compareceram à assembleia têm o direito de saber o que foi decidido, ainda mais se foi aprova alguma taxa ou mudança em algum procedimento que possa envolver o dia a dia de sua convivência no condomínio.
Infelizmente, muitos síndicos quando são cobrados pelos condôminos se irritam e acabam causando um problema ainda maior pela simples falta de cuidado na divulgação da ata.
Outra situação muito comum é o síndico sem qualquer cuidado distribuir a ata sem se cercar dos devidos cuidados de conferência e piorar ainda mais a íntegra das informações.
Por isso, preparamos as medidas necessárias após a assembleia, a fim de evitar aborrecimentos, vejamos:
- Acompanhar o trabalho do secretário na transcrição dos registros da ata;
- Conferir os itens da pauta e a integralidade das tratativas e suas abordagens completas no texto da ata;
- Citar todos os eventuais apartes de condôminos e seus comentários;
- Transcrever os itens polêmicos tais como: aumento de taxa, criação de taxa extra com detalhes como prazo de cobrança e tempo de arrecadação a fim de evitar questionamentos judiciais futuros;
- Verificar a necessidade ou não de quórum qualificado para as decisões tomadas;
- Apurar no item de pauta de “assuntos gerais” se houve alguma aprovação de item que possa invalidar os atos decisórios da assembleia;
- Juntar a lista de presença ao corpo da ata para registro;
- Colher as assinaturas do secretário e do presidente da mesa;
- Enviar a ata para registro em cartório;
- Distribuir a ata registrada para todos os condôminos mediante carta protocolada, além de disponibilizar em sites ou quadros de avisos do condomínio;
- Arquivar no escritório a ata registrada ou ainda escanear e guardar em computador para futura consulta de condôminos.
Todos os cuidados do síndico devem ser focados na integralidade da transcrição da ata com a mais estrita verdade das tratativas realizadas entre os condôminos.
Qualquer desvio de conduta, tentativa de manipulação ou falsa condução dos termos da ata, podem caracterizar crime em desfavor do secretário da assembleia e para o presidente como previsto no Código Penal:
Art. 298. Falsificar, no todo ou em parte, documento particular ou alterar documento particular verdadeiro:
Pena — reclusão, de 1 (um) a 5 (cinco) anos, e multa.
A responsabilidade que envolve os condôminos ou terceiros que redigem a ata é muito grande. A importância dos registros fidedignos do que foi tratado é fundamental para a segurança jurídica do síndico e do condomínio com um todo.
Estas medidas preventivas certamente vão evitar muitos problemas junto aos condomínios, com relação a possíveis nulidades, questionamentos legais e dúvidas suscitadas, principalmente daqueles condôminos que não compareceram à reunião.
Como é sabido, um dos deveres do síndico previsto em convenção e na legislação é a comunicação de todos os fatos relevantes aos condôminos, por isso nunca se deve esquecer desta obrigação, pois a assembleia é um dos fatores mais relevantes dentro de um condomínio.
Por isso o checklist pós-assembleia é muito importante para garantir a correta informação ao condômino e, principalmente, para levar a informação sem vícios administrativos e jurídicos.
(*) Aldo Jr. também é conhecido como Dr. Condomínio.
