Como e por que fazer o controle de prestadores de serviço no condomínio?

Entre as principais atribuições do porteiro está fazer o controle dos prestadores de serviço no condomínio. Estes prestadores podem tanto ser do empreendimento quanto das unidades autônomas.

Porém, essa tarefa não é simples. O fluxo de pessoas nos condomínios pode ser elevado a depender da quantidade de apartamentos ou casas e do número de profissionais que prestam serviços diários aos moradores, como diaristas, cuidadores, personal trainers, eletricistas, técnicos de internet e outros.

Isso sem contar os prestadores de serviço que atendem as demandas do próprio condomínio, como manutenções periódicas, obras, reparos e benfeitorias. 

A segurança é a prioridade, já que casos de roubos, furtos e invasões podem acontecer em condomínios que não possuem controle seguro do fluxo de pessoas.

Por isso, é importante que exista um gerenciamento da entrada e saída de pessoas. Continue conosco e veja como fazer um controle de prestadores de serviço no condomínio.

Como fazer o controle de prestadores de serviço no condomínio?

Com os 5 passos abaixo é possível ter um controle mais eficaz da entrada dos prestadores de serviço no condomínio. Confira a seguir!

1. Exija a documentação do prestador de serviço

O primeiro passo na autorização para entrada de um prestador de serviço em condomínio é a confirmação pelo morador de que aquela pessoa é aguardada por ele e pode entrar. Autorização feita, é hora da documentação.

Documentos como RG, CPF ou carteira de motorista são importantes para que a equipe da portaria possa realizar a identificação do profissional e realizar o cadastro prévio.

2. Realize um cadastro prévio para o controle de prestadores de serviço no condomínio

Após as exigências dos documentos obrigatórios, é hora de fazer o registro desses profissionais.

Esse cadastro permite um controle maior do fluxo de prestadores de serviço no condomínio. Entretanto, para ser efetivo, é necessário ser prático e funcional.

Cadastros mais longos atrasam o acesso do prestador de serviço nas dependências do condomínio, além de prejudicar o andamento do trabalho do mesmo e até do próprio porteiro, que pode ficar com uma fila de pessoas aguardando por atendimento.

Na ficha cadastral, as informações mais importantes são:

• Nome completo;
• Nome da empresa prestadora de serviços;
• RG e CPF;
• Placa do veículo (quando houver e caso seja necessário o uso da garagem);
• Identificação da unidade em que o prestador vai realizar os serviços (caso não seja para o próprio condomínio);
• Horária da entrada e da saída.

Esses itens garantem mais segurança para o condomínio e para os moradores, portanto, são essenciais no registro de prestadores de serviço no condomínio.

3. Defina horários para prestação de serviços

É importante que todo condomínio tenha um horário para a realização de serviços nas áreas externas e nos apartamentos ou casas.

Além de evitar problemas com barulhos, uso do elevador para transportar materiais etc, também ajuda na administração e controle do fluxo de prestadores de serviço no condomínio.

O ideal é que esse tipo de profissional seja liberado durante o horário comercial. Isso porque neste horário é possível contar com a ajuda de porteiros, zeladores, auxiliares e seguranças que fazem rondas no empreendimento.

4. Treine os profissionais da portaria

Os porteiros devem ser treinados para realizar a liberação de forma segura dos prestadores de serviço.

O passo mais importante é ter atenção na identificação de prestador de serviço. Nesse caso, a portaria deve estar atenta à documentação e à ficha cadastral.

Em situações de substituição de profissionais, por exemplo, é importante fazer um rápido treinamento sobre os procedimentos de controle de prestadores de serviço no condomínio para que ele esteja apto a desempenhar bem essa atividade.

5. Adote soluções tecnológicas

A tecnologia é uma ótima aliada para uma gestão eficiente de condomínios. Em relação ao controle de prestadores de serviço no condomínio, há diversas ferramentas tecnológicas, como aplicativos, softwares e outros.

Um exemplo são apps de gestão condominial. Cadastro e liberação de visitantes geralmente podem ser feitos diretamente no painel de portaria da ferramenta.

Este tipo de recurso realiza o controle de prestadores de serviços no condomínio: a equipe da portaria registra no app os dados do visitante ou profissional e em seguida chega uma notificação no celular do morador. Assim, o próprio condômino consegue autorizar ou não a entrada da pessoa.

Na hora de escolher uma plataforma, não deixe de checar se ela respeita a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). No vídeo abaixo, o advogado André Junqueira fala mais sobre coleta de dados de prestadores de serviços e a LGPD. Assista:

Registros feitos manualmente podem ser perdidos, por isso, ferramentas são a melhor solução hoje para esse tipo de controle. Mas se for inviável ao seu condomínio adotar uma ferramenta tecnológica por enquanto, melhor contar com o bom e velho caderno de registro, que só deve ser acessado pelos funcionários, síndico e administradora. 

• DOWNLOAD: baixe gratuitamente nossa ficha para fazer o controle da entrada e saída de profissionais no condomínio e garanta a segurança dos moradores.

Controle de prestadores de serviço contratados por unidade: o que fazer?

Quando os moradores contratam prestadores de serviço como diaristas, encanadores, eletricistas e outros, as recomendações de controle são as mesmas.

É importante fazer o controle na portaria e realizar a confirmação com o morador antes de liberar a entrada do profissional, como visto no início da matéria.

No caso de reformas, é importante que o condômino siga a norma ABNT NBR 16.280, que traz todas as orientações para que uma reforma seja feita de forma segura, sem comprometer a edificação.

Além disso, o síndico deve exigir as informações sobre a empresa e os prestadores de serviço antes do início da obra. Isso facilita o controle e liberação dos profissionais na portaria.

O condomínio pode proibir entrada de prestador de serviço na falta dessas informações, portanto, você, como síndico, deve exigir do condômino todos os dados necessários. E se for morador, colabore com o síndico avisando e fornecendo as informações do seu prestador de serviço antecipadamente. 

Informe-se também sobre como orientar moradores sobre reformas nas unidades.

Para condomínios que adotam portaria remota, há sistemas que permitem que o próprio morador faça o convite e mantenha o controle de acesso registrado na plataforma associado à sua unidade.  

Como contratar prestadores de serviço no condomínio?

Agora que já esclarecemos sobre como fazer o controle de prestadores de serviço no condomínio, também é importante encontrar bons fornecedores para o seu empreendimento.

Mas como contratar profissionais com segurança? Afinal, todo condomínio necessita de manutenções e reformas. Para serem feitas com qualidade, é necessário contratar profissionais recomendados.

O primeiro procedimento básico é selecionar empresas confiáveis e com boa reputação no mercado. Em seguida, é importante que o síndico verifique se os funcionários possuem registro formal e equipamentos de proteção individual (EPIs) fornecidos pela empresa.

Além disso, abaixo estão outras dicas importantes para você ter atenção na hora de contratar uma empresa prestadora de serviço:

• Monte um contrato;
• Exija o seguro de vida e seguro contra acidentes;
• Para obras, peça a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) e, a depender do porte, avalie a contratação de um seguro da obra.

Para se aprofundar mais neste assunto, confira este guia completo de contratação de serviços do SíndicoNet. 

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