Como fazer controle de visitas no condomínio?

Você já parou para contar quantas pessoas entram e saem do seu condomínio todos os dias? Essa questão é crucial quando o assunto é segurança e, por isso, o controle de visitas se torna essencial.

Mesmo que seu condomínio conte com porteiro, guarita ou alguma tecnologia de acesso, pessoas mal intencionadas podem tentar entrar no ambiente.

E uma boa forma de se prevenir contra invasões e roubos, é tendo o controle de todos que passam por ali. Se o seu condomínio ainda não conta com um sistema de controle de acesso que registre o histórico de visitantes, veja 5 dicas de como implementá-lo!

Qual a importância de um controle de visitas?

Esse tipo de controle tem como objetivo fazer a vistoria de quem entra e sai do condomínio, assim como promover segurança para todos os moradores — visto que a segurança dos condomínios é um dos principais motivos que levam as famílias a escolherem morar em um empreendimento do tipo.

Por isso, é importante que o condomínio tenha processos de controle de visitas e conte também com a ajuda de tecnologias e de profissionais como os porteiros ou central de segurança.

De acordo com dados da Secretaria de Segurança Pública de SP, divulgados pelo R7, houve um crescimento de 12% no número de roubos e furtos em prédios residenciais no Estado de São Paulo, entre fevereiro de 2020 e fevereiro de 2021.

Ou seja, é preciso contar com algumas regras para manter a segurança, como:

• Todos que entrarem devem mostrar documento com foto;
• O porteiro deve entrar em contato com o morador para averiguar se ele está esperando a visita e apenas o morador pode liberar a entrada;
• É bloqueada a entrada de ex-colaboradores;
• É uma boa prática organizar uma lista e identificar convidados de uma unidade para eventos no salão de festas, churrasqueira ou espaço gourmet;
• Manter um registro para controlar o horário de entrada e saída dos visitantes e prestadores de serviço.

Essas são algumas formas de planejar e controlar o acesso de visitas, mas existem outros métodos também.

Entretanto, a dica é: independentemente do método, é preciso adotar um procedimento padrão de segurança para acessar o espaço e segui-lo, mesmo que isso gere a resistência e reclamações de alguns moradores.

Além disso, não se deve abrir exceção a esse procedimento padrão, apenas em emergências.

Como fazer o controle de visitas?

Bom, agora que você sabe que é preciso ter regras e processos padrões, abaixo separamos 5 dicas de como implementar o controle de visitas e aprimorar a segurança do condomínio.

1. Monte um procedimento padrão de acesso

É preciso criar um procedimento padrão e isso pode variar de acordo com o sistema de portaria do seu condomínio. Entretanto, geralmente os processos padrões são:

• Identificação: no primeiro contato do visitante ao condomínio, ele deve fornecer nome completo, documento de identificação com foto, falar o objetivo da visita e qual unidade/morador ele visitará.
• Confirmação: depois de pegar essas informações, o porteiro (presencial ou remoto) ou a central de segurança deve entrar em contato com a unidade/morador informado e confirmar se ele está esperando visitas.
• Liberação: confirmada a visita pelo morador, o acesso do visitante é liberado. Agora, se o condômino não permitir a entrada, o porteiro deve barrar o acesso, sem exceções. Caso o visitante insista, o porteiro pode até chamar a polícia.
• Registro: acesso liberado, o porteiro ou central de segurança deve anotar em um sistema ou planilha o horário da entrada, o número da unidade que receberá a visita e o horário de saída. Além disso, se o condomínio tiver vaga de carro para visitante e este a utilizar, o funcionário do condomínio deve anotar o modelo do veículo e a placa e registrar o nome de todas as pessoas que estão no meio de transporte.

2. Conte com a ajuda de uma tecnologia de controle de acesso

Um excelente controle de acesso ao condomínio depende de três passos: procedimentos, recursos humanos e tecnologia.

Ou seja, é imprescindível contar com sistemas de seguranças, como câmeras, interfones e até mesmo monitoramento remoto de uma central de segurança, além do porteiro.

Desse modo, contrate uma empresa de segurança para avaliar o local do condomínio e instalar os equipamentos necessários. Além dos citados, o condomínio pode contar com entrada por biometria, guarita blindada, iluminação por movimento, aplicativo para controle e outros.

Leve as ideias e os orçamentos para uma assembleia para deliberação dos condôminos e escolha dos equipamentos e soluções.

3. Conte com uma equipe de segurança treinada

Lembra dos recursos humanos? Então, para ter os 3 pilares de segurança é preciso que a equipe do condomínio seja bem treinada e saiba se sair bem em situações, como fazer o cadastro do visitante e aguardar pela autorização do morador para seguir com a liberação.

Além disso, eles devem receber treinamento para lidar com as tecnologias e saber fazer o monitoramento remoto de vagas da garagem para visitas, eventos no salão de festa e uso das áreas comuns, por exemplo.

4. Documente todas os acessos ao condomínio

Para se ter o real controle de tudo que acontece no condomínio, é preciso não só registrar a visita, como também documentar o acesso.

E, por mais que os condôminos reclamem, é por meio dessas observações que se consegue saber o momento exato de um acesso indevido.

Além disso, em situações de emergência, um relatório deve ser feito informando o motivo da quebra de protocolos.

5. Crie regras para o acesso às áreas comuns do condomínio

Todo morador tem direito de receber visitas e usar as áreas comuns do condomínio, como o salão de festas, churrasqueira, espaço gourmet (mediante reserva).

Outros espaços, como piscina, academia e brinquedoteca, são mais difíceis de serem monitoradas pelos profissionais de segurança.

Por isso, nesses casos, deve-se fazer uma assembleia para decidir como o acesso a essas áreas será liberado. Um recurso que vem sendo adotado é a biometria.

Como funciona a LGDP e o controle de acessos no condomínio?

A Lei Geral de Proteção de Dados regula o tratamento de dados pessoais. Assim, como o condomínio pede dados pessoais para o acesso ao espaço, alguns pontos devem ser alinhados para não haver inconformidade com a lei.

Desse modo, para te ajudar a entender sobre esse assunto, o advogado especialista em condomínios, André Junqueira, explica que coletar e armazenar dados pessoais (comum ao cadastrar moradores e visitantes) precisa ter um interesse legítimo que justifique a prática – nesse caso, a segurança.

Assista ao vídeo abaixo e se informe mais:

Agora que você sabe a importância de fazer controle de visitas no condomínio, baixe nosso Modelo de Planilha de Controle de Acesso de Portaria, para um registro rápido e completo de entradas e saídas de visitantes no condomínio.

Conteúdo SíndicoNet