Uso do livro de ocorrências em condomínios

Um sistema há muito tempo usado por moradores de condomínio é o livro de ocorrências, também chamado de caderno de ocorrências, que muitas vezes fica na portaria, ou com o zelador. Esse modo de se comunicar com o síndico, porém, está ficando para trás.

Isso porque, muitas vezes, o que fica registrado ali pode ser visto por todos do condomínio – desde o porteiro ou zelador até outros moradores, gerando atritos entre os que reclamam e os que são alvo da reclamação. 

No livro ficam registradas as mais diversas situações acontecidas no condomínio: vale sugestão de melhoria, reclamação de barulho, observação sobre a manutenção das áreas comuns do empreendimento, entre outras. E, via de regra, todos podem usá-lo: do condômino ao funcionário, qualquer morador ou empregado do condomínio tem, no livro de ocorrência, um canal de comunicação com o síndico, ou com a administradora.

O livro físico, porém, mudou de perfil: hoje ele é mais usado atualmente como uma forma dos próprios funcionários se comunicarem. Seja uma encomenda que chegou e ainda não foi entregue, uma carta que precisa de assinatura ou a visita de um fornecedor, é esse tipo de informação que deve ser passada em um livro com livre acesso a todos no condomínio.

Mas o que fazer com as reclamações e demandas dos moradores? O que está cada vez mais presente esse tipo de situação são os portais das administradoras ou seus aplicativos.

Dessa forma, a comunicação fica apenas entre as partes que realmente precisam estar a par da situação: o morador que reclamou, síndico e/ou administradora. 

“Aqui recomendamos sempre o uso do portal para que se registre ocorrências de qualquer tipo. O síndico consegue intervir quando necessário, é avisado do que está acontecendo no condomínio e ainda evitamos expor os moradores envolvidos”, argumenta Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter.

O mau uso do livro de ocorrências pode até gerar prejuízo para quem está procurando alugar ou vender sua unidade.

“Uma vez, um proprietário estava quase vendendo a sua unidade. O interessado pediu para ler o livro de ocorrências e desistiu da aquisição, assustado com tantas brigas que ocorriam no local”, conta Gabriel.

A importância da comunicação no condomínio

Ter registrado o que acontece no condomínio é ótimo, uma vez que o síndico, mesmo quando ausente consegue, usando esse instrumento, saber o que aconteceu. Na mesma medida, dá subsídio para que o gestor ou a administradora tomem atitudes referentes a advertências, multas, e também a ações de manutenção e de cuidados com funcionários.

Com o livro digital/online, evita-se também um problema bastante comum: as denúncias anônimas, que geralmente são sobre barulho.

Vale lembrar que em casos extremos – como de condôminos antissociais, barulhos, condutas irregulares, etc. – o síndico pode levar como provas as reclamações registradas ali, em uma possível ação judicial.

• Saiba mais: Evitar linguagem chula e acusações sem provas é fundamental no livro de ocorrências
• Dica: Baixe cartaz com orientações aos moradores sobre uso correto do Livro de Ocorrências

O livro de ocorrência é obrigatório?

O livro de ocorrência, ou caderno de ocorrências, não é obrigatório para os condomínios.

Inclusive, se o síndico sentir que esses registros estão mais atrapalhando do que ajudando pode retirá-lo da vida condominial.

“Nesse caso, o síndico pode simplesmente explicar os motivos que o levaram a tomar tal atitude em uma próxima assembleia”, ensina  João Paulo Rossi,  assessor jurídico do Secovi-SP.

Para quem optar pelo caminho oposto, e quiser um livro do tipo na portaria, o ideal é que a decisão seja tomada em assembleia, com aprovação da maioria simples.

Mais sobre o “livro virtual”

Uma tendência cada vez mais sedimentada no mercado são os aplicativos de gestão condominial, que podem, ou não, fazer parte de uma administradora também digital.

Nesses casos, não há livro físico: toda e qualquer ocorrência deve ser registrada no app ou site da administradora.

Rafael Lauand, fundador da Lar.App, administradora que trabalha com esse formato, explica que é uma forma de a comunicação ficar mais clara entre todos.

“Conseguimos desenvolver uma forma de trocar mensagens que é bastante objetiva. E quanto mais aquela comunidade usar a plataforma, mais intuitiva e fácil ela fica de ser usada”, explica.

Com os livros digitais, problemas como os outros vizinhos lerem ocorrências de outras pessoas não ocorrem, e o síndico continua tendo em mãos as reclamações feitas pelos moradores, caso precise de comprovação das mesmas.

Outro ponto positivo para esse tipo de emprego da tecnologia é que ela chega ao síndico onde ele estiver, em tempo real, principalmente se o gestor não for morador do condomínio.

De toda forma, aqui valem as mesmas regras de uso do livro em papel: não se deve fazer acusações levianas, nem usar palavreado de baixo calão. 

No caso da Lar.App, as reclamações podem ser feitas de acordo com alguns parâmetros, de forma que o síndico tenha noção da gravidade da situação: se é uma emergência séria que precisa de atenção imediata.

Outros formatos

Conheça algumas alternativas ao livro ou caderno de ocorrências para aumentar a privacidade de quem reclama, e que também ajudam o síndico:

• “Livro” com folhas destacáveis e numeradas: essa é uma boa opção para condôminos que preferem escrever à mão as suas reclamações ou sugestões. Nesses casos, a folha, após ser usada, deve ser depositada em uma caixa fechada. Nesses casos,  apenas o síndico deve ter a chave. O “livro” pode ficar na portaria ou na zeladoria, se o condomínio dispuser do espaço.
• E-mail do síndico: em prédios menores, os moradores podem se comunicar com o síndico via correio eletrônico.
• WhatsApp do síndico: também indicado para condomínios menores, pode ser uma forma de se comunicar com facilidade com o gestor
• Livro da portaria: em alguns locais, a opção foi por ter um livro para registrar o cotidiano da portaria e das áreas comuns, como entregas autorizadas, além de visitantes, empregados  das unidades e prestadores de serviço. Nesse caso, o livro deve ser manuseado apenas por pessoas autorizadas, como o zelador, o porteiro, o líder da segurança (caso dos condomínios-clube) e o síndico.
• Fichas avulsas: baixe e monte aqui o seu livro de ocorrências

Mesmo com tantas alternativas, é importante que o síndico esteja constantemente se informando acerca das reclamações e sugestões registradas pelos condôminos.

Resposta

Sabemos que uma boa gestão passa por uma comunicação transparente entre todos no condomínio.

Por isso, é fundamental que o síndico não apenas esteja a par do que acontece no condomínio, mas também que sempre responda às ocorrências, dentro de um prazo pré-estipulado.

Se a situação em questão não for de responsabilidade do síndico resolver, ele deve indicar quem será o responsável por acompanhar o caso, seja a administradora, gerente predial ou zelador.

O que o síndico não deve, nunca, é deixar os moradores sem resposta. 

Saiba mais

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• Evitar linguagem chula e acusações sem provas é fundamental no livro de ocorrências
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Fontes consultadas: Vania dal Maso (gerente de atendimento da Itambé); Gabriel Karpat, (colunista do SíndicoNet e diretor da administradora GK); Cristiano de Souza (colunista do SíndicoNet e advogado especialista em condomínios); João Paulo Rossi (assessor jurídico do Secovi-SP); José Roberto Iampolsky, (diretor da administradora Paris).

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