Novo síndico: 7 principais pontos de atenção ao assumir um condomínio
Listamos aqueles itens que todo novo síndico deve considerar na hora de assumir um condomínio. É o ponta pé inicial para uma gestão bem-sucedida
Se você se tornou síndico recentemente, já deve estar ciente das diversas atribuições e responsabilidades atreladas à função. Da documentação à gestão de funcionários. Das finanças, passando pela taxa de inadimplência, até chegar nas questões de convivência entre os moradores.
Diante de tantos itens para resolver, por onde o síndico deve começar? Para te ajudar neste início, separamos algumas dicas que todo novo síndico deve saber para ter sucesso em sua gestão, que aliás, pode seguir por diferentes estilos. Descubra a seguir!
O que um novo síndico deve fazer ao assumir o cargo?
Ao assumir o cargo em um condomínio, o novo síndico já deve agir para causar uma boa impressão e imprimir o seu estilo de gestão. Confira, a seguir, os principais passos a seguir ao assumir um condomínio.
1. Apresente-se para moradores e funcionários
A primeira coisa que você deve fazer é estabelecer um primeiro contato com os moradores. Para isso, você pode levantar os diversos canais de comunicação existentes e determinar qual o melhor para a sua gestão.
Apresente-se em um comunicado e divulgue os seus contatos para que eles saibam como acioná-lo.
Vale lembrar que a boa e velha conversa cara a cara com os moradores auxilia a impulsionar a relação entre o síndico e os condôminos. Nesse sentido, faça questão de sempre se manter presente.
Observe quais os horários em que os moradores mais usam as áreas comuns, assim, você pode se apresentar e falar um pouco mais sobre suas propostas, marcando presença e demonstrando presteza e disponibilidade em atendê-los.
Confira mais dicas no episódio especial sobre comunicação e atendimento da série "Bússola do Síndico", que se propõe a guiar iniciantes na gestão condominial:
2. Faça um planejamento e conte com apoio técnico
É fundamental mostrar para os condôminos que você cumpre com a sua palavra, por isso, procure estabelecer um planejamento para realizar tudo o que foi proposto antes da eleição.
O processo de adaptação para o síndico leva em torno de 90 dias. Nesse período, principalmente, conte com a ajuda de especialistas, como engenheiros, contadores e membros do conselho.
Conforme as etapas, projetos e propostas do planejamento forem avançando, compartilhe os avanços com os condôminos para mantê-los bem informados e engajados com a gestão.
3. Organize a documentação
Para manter a documentação organizada, logo no início da gestão, converse com o síndico anterior e peça todos os documentos importantes.
Você precisa estar atento aos extratos bancários, comprovantes de pagamento e serviços, cadastro de moradores, apólice do seguro, livro de atas, convenção e regulamento interno do condomínio, entre muitos outros.
Verifique quando foi feita a última atualização cadastral de moradores — é possível que você precise solicitar uma nova. Já a convenção e o regulamento interno são necessários para conhecer melhor as regras do condomínio.
Além do mais, é preciso estar em dia com a Receita Federal, para isso, será necessário atualizar o certificado digital de condomínio e informar a mudança de síndico. Só assim as movimentações bancárias poderão ser feitas, por exemplo.
4. Fiscalize as finanças e inadimplência
Um dos maiores problemas que um síndico pode encontrar são as dívidas e índice de inadimplência alto. Para entender melhor em que pé está a situação, converse com a antiga gestão, conselho e a administradora.
Tenha em mãos todos os documentos necessários no que se refere à prestação de contas e cotas condominiais atrasadas. A administradora poderá gerar um relatório atualizado sobre as unidades com pendências e o status de cobrança, tentativa de acordo e até mesmo ações judiciais em andamento.
Se o índice de inadimplência está alto no seu condomínio, verifique quem são esses condôminos e estabeleça metas e ações para quitar a dívida. Você pode também implementar uma régua de cobrança extrajudicial.
5. Trabalhe em equipe
O perfil do síndico vem mudando ao longo do tempo, exigindo desses profissionais cada vez mais jogo de cintura para resolver questões administrativas, financeiras, de manutenção, convivência entre vizinhos, além da valorização patrimonial.
Pensando nisso, é importante que os funcionários e moradores compreendam a função do síndico e como ele pode ajudar no bem-estar de todos.
Se você é um novo síndico, então, poderá encontrar a resistência de alguns funcionários ou moradores ao aceitar sua gestão. Caso isso venha a ocorrer, mantenha a calma e seja firme com os seus valores e planejamento. Assim, você conseguirá propor soluções para esse pequeno conflito.
6. Conheça os moradores e funcionários
Assim que você assumir a posição de novo síndico, procure conhecer os moradores. Dependendo do tamanho do condomínio, isso pode demorar um pouco.
O salário dos funcionários costuma ser a despesa que mais pesa na taxa condominial. Por isso, é sua responsabilidade como novo síndico não apenas conhecê-los e avaliar o trabalho desempenhado, como verificar a folha de pagamento.
Analise se há pendências trabalhistas e, se julgar necessário, contrate um advogado. Um especialista poderá te ajudar, afinal, pode ser que você não tenha total conhecimento sobre leis trabalhistas. Nesse caso, contratar um profissional capacitado, além de facilitar o seu trabalho, sem dúvidas tende a impulsionar a sua gestão.
Outra função do síndico é verificar quais serviços são prestados no condomínio, com o intuito de manter, revisar escopo, trocar ou cortar custos. Isso faz com que todos os serviços dentro do condomínio sejam realizados da melhor forma possível. Assim, será mantida também a satisfação dos moradores.
7. Delegue tarefas
É comum que os condomínios contem com um subsíndico, dessa forma você pode pedir ajuda dele para resolver pendências do dia a dia. Assim como, se preferir, você pode contratar um gerente predial ou um assistente para ser seu braço direito para administrar os condomínios.
Além de delegar tarefas para outras pessoas, como o zelador e os profissionais da administradora contratada, você pode contar com a ajuda da tecnologia para simplificar sua vida. Ferramentas como app para condomínio, aplicativos de gestão de tarefas e projetos como Trello e Asana, são capazes de promover organização e, consequentemente, melhorar sua gestão.
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Quais os principais erros a se evitar?
Ao assumir um condomínio, o síndico deve evitar alguns erros durante a gestão, assim, garantindo a satisfação dos moradores.
O primeiro erro é não se comunicar com os moradores. Portanto, é de extrema importância que o síndico se apresente, assim que assumir o cargo.
Os moradores devem saber exatamente quais os canais de comunicação utilizar para reportar problemas, sugestões, solicitações etc seja para o síndico, zelador ou administradora.
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Outro erro é não cumprir com a manutenção do condomínio.
Pensando nisso, logo no início da sua administração, o síndico deve contratar um profissional especializado, ou seja, um engenheiro ou manutencista, para fazer uma inspeção completa, priorizar as manutenções e fiscalizar a estrutura do condomínio.
Além disso, de forma alguma o síndico pode deixar de respeitar o destino dos fundos de arrecadação do condomínio.
Caso o valor arrecadado na cota ordinária não seja suficiente para suprir as necessidades básicas do condomínio, é indicado elaborar uma nova previsão orçamentária, convocar uma assembleia e propor o aumento da taxa condominial.
Mais um erro que todo síndico deve evitar é expor os inadimplentes, pois tende a ser desconfortável para o morador e pode acarretar em problemas jurídicos.
Por fim, não é indicado para o síndico começar obras sem aprovação em assembleia, com exceção de situações emergenciais.
Veja, abaixo, outros erros cometidos por síndicos no vídeo da Série Especialistas gravado pelo advogado André Junqueira:
Quais os principais tipos de gestão de condomínio?
Quando eleito, o síndico pode assumir diferentes tipos de gestão. Em todo caso, é fundamental ser transparente e informar ao condomínio como será a sua forma de atuar.
Isso vale tanto para as características individuais do síndico quanto para o caso do profissional contar com a assistência da administradora ou serviços terceirizados.
Existem 4 tipos principais de gestão condominial:
1. Autogestão
A autogestão é muito popular e comum em condomínios pequenos. Nesse modelo, o síndico é um morador do condomínio, que foi eleito em assembleia. Além disso, o síndico conta com a ajuda de conselheiros, que também são moradores eleitos em assembleia, para administrar o condomínio. Dispensa a contratação de administradora, por exemplo.
2. Autogestão assistida
Na gestão assistida, o síndico possui o auxílio de empresas terceirizadas para realizar diversas tarefas administrativas, como assessoria trabalhista e fiscal, por exemplo. Vale ressaltar que, mesmo contando com apoio técnico, o síndico não deixa de ser o responsável legal pelo condomínio, conforme determina o Código Civil.
3. Gestão com síndico profissional
O síndico profissional é aquele com bastante bagagem, que já atuou em diversos condomínios e, sem dúvidas, sua experiência é relevante para melhorar o funcionamento do condomínio como um todo.
O síndico profissional tem conhecimento sobre o gerenciamento de equipe, funções administrativas e a boa convivência entre moradores e funcionários.
Sendo assim, vem crescendo a cada ano o número de condomínios que optam por este tipo de contratação. O síndico profissional não precisa residir no condomínio, como também não é exigido que ele compareça todos os dias ao local.
Entretanto, nada disso prejudica a administração do condomínio, já que um síndico profissional sabe selecionar estratégias para melhorar sua gestão, mesmo a distância.
4. Gestão com administradora
A administradora é a empresa responsável por auxiliar o síndico em todas as suas tarefas. Desde a gestão de funcionários até a fiscalização de gastos e cobranças. Sendo assim, ela é a responsável por cuidar de questões burocráticas.
Contratar a administradora é de extrema importância para manter uma gestão eficiente, além de oferecer a oportunidade de dispensar contratos com outros profissionais, como contador e assistente administrativo. Afinal, a administradora vai ajudar em diversas funções, impulsionando os resultados e otimizando o tempo.
Agora que você se informou sobre os principais pontos que todo novo síndico deve se atentar quando eleito, se você acabou de assumir a gestão do condomínio, e está com dúvidas de como seguir, assista abaixo ao nosso webinar sobre o assunto!
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