9 dicas de como aumentar a produtividade na administração de condomínio

A produtividade é um grande problema nas empresas brasileiras, e muitos são os motivos que as fazem pecar nesse assunto: seja por má gestão, falta de organização, má distribuição de tarefas, falta de inclusão digital etc.

Segundo estudo do The Conference Board, o Brasil se encontra na 57ª posição no ranking de produtividade, entre os 62 países estudados.

A produtividade na administração de condomínios se faz mais importante do que nunca perante processos burocráticos que fazem parte do mercado condominial.

Assim, para atuar de forma eficiente, entregar os melhores resultados e, de quebra, atuar de forma competitiva perante a concorrência, é necessário investir na produtividade da sua equipe. Veja como a seguir!

O que é produtividade?

A produtividade é a somatória de entrega de resultado mais o tempo disponível para que isso seja possível.

E, para lidar com o tempo, é necessário organização ou, se não, não damos conta de realizar nenhuma tarefa a que nos propomos. Isso tem a ver não somente com a empresa, mas também com tarefas diárias.

Como aumentar a produtividade na administração de condomínio?

A boa produtividade na administração de condomínios tem que ser de praxe para que haja total eficiência e qualidade dos serviços ofertados. Por isso, não encare isso como um diferencial, mas como uma boa prática que deve estar incorporada à sua administradora.

Confira agora as principais dicas de como aumentar sua capacidade de entrega de resultados em serviços condominiais.

1. Digitalize processos

O primeiro passo para conseguir maior produtividade na sua administradora de condomínios é digitalizar processos, sejam os burocráticos ou os financeiros, como pasta de prestação de contas, documentos trabalhistas e contratos com prestadores de serviços.

Se a sua administradora de condomínios ainda trabalha com grandes arquivos e papeladas, comece a digitalizar tudo, dando as boas-vindas à inclusão digital. Lidar com processos que já são por si só burocráticos, em papel, toma um tempo precioso dos colaboradores.

A digitalização de documentos também garante maior segurança em processos — ao contrário dos papéis, que são passíveis de perda, os documentos digitalizados permanecerão guardados em nuvem, ou seja, além de prático, é bem mais seguro.

Pode ser que nem todo documento dê para ser mantido apenas online, sendo necessário ter exemplares em papéis. Na dúvida, consulte o seu jurídico para maiores informações.

2. Flexibilize a sua equipe

A pandemia do coronavírus nos ensinou que nem sempre precisamos estar na empresa para desempenhar bem nossas funções.

Assim, você poderá dar maior qualidade de vida à sua equipe flexibilizando a rotina de trabalho. Isso é possível por meio de trabalho home office ou híbrido, em que o funcionário se apresenta na empresa em dias alternados.

Isso é importante para oferecer melhor qualidade de vida ao trabalhador e, consequentemente, melhor qualidade de trabalho. A sobrecarga de tarefas, acúmulo de funções e estresse são alguns dos maiores motivadores de baixa produtividade.

3. Treinamento da equipe

Para conseguir lidar com todas as implementações tecnológicas na administradora de condomínios, os funcionários deverão ser bem treinados para conseguir lidar com as novas ferramentas.

Caso contrário, ao invés de produtividade, a sua administradora terá mais obstáculos na busca de aumento da produtividade

4. Invista em transmissões ao vivo

Assim como existem assembleias virtuais, também é possível realizar qualquer tipo de reunião ao vivo totalmente online.

Por isso, aposte em ferramentas de transmissões ao vivo como Zoom e Google Meet para realizar seus encontros com clientes, assim, você otimiza o tempo gasto com a locomoção até o local.

5. Trace metas

A definição de metas é um dos principais pilares da produtividade. É por meio delas que o alcance de algum objetivo se torna mais possível, graças ao estudo e organização da aplicação da meta.

Para isso, você poderá utilizar ferramentas de organização, como o Trello ou Asana, ou se achar mais fácil, pode organizar por planilhas do Excel.

6. Priorize tarefas

Priorizar tarefas é muito importante para que uma equipe execute suas funções com eficiência e produtividade. Para isso, você poderá utilizar matrizes de priorização, que são divididas entre:

• Matriz GUT;
• Matriz Rice;
• Matriz de Urgência e Importância;
• Matriz do Custo-Benefício.

Matriz GUT

A matriz GUT relaciona a execução de atividades de acordo com tendência, gravidade e urgência da empresa.

Matriz Rice

É a somatória de impacto, confiança e alcance divididos pelo esforço para entender como cada ação impactará no ambiente organizacional.

Matriz de Urgência e Importância

Matriz que baseia a prioridade de acordo com a urgência ou importância da tarefa.

Matriz do Custo-Benefício

Essa matriz se baseia nos custos para a tomada de decisões.

7. Use ferramentas de gestão

Já mencionamos a utilização de ferramentas de gestão e sua importância para traçar metas em torno de desempenho e entregas de resultados.

Mas as ferramentas de gestão não se resumem apenas nisso, já que elas também apresentam várias outras utilidades no dia a dia de uma administradora de condomínios, desde distribuição de tarefas até elaboração de cronogramas diários, semanais ou mensais, ajudando a manter a organização e foco do time.

8. Invista em ferramentas de comunicação

Ferramentas de atendimento tem ajudado empresas a otimizarem o tempo de atendimento ao cliente - no caso da administradora, síndicos e condôminos -, e essa também pode ser uma excelente solução para otimizar o tempo que seria dedicado a atendimento telefônico.

Plataformas de atendimento online trabalham com chatbots, que poderão trazer a resposta sem ao menos passar por atendimento.

Isso não só auxilia a otimizar o tempo do funcionário, que poderá ser voltado para outras atividades, como trará um diferencial nos seus serviços, despontando da concorrência.

9. Invista em liderança eficiente

Muitas das causas de falta de produtividade são derivadas de liderança ineficiente, que não motiva nem orienta o time para resultados.

Há muitas consequências numa equipe sem liderança forte, como desmotivação e falta de perspectivas com o trabalho, pois não há incentivo nem reconhecimento, afetando diretamente na qualidade do trabalho.

Além das dicas de produtividade na administração de condomínios dadas nesse artigo, temos um guia de conteúdos para administradoras para você!

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