Como priorizar obrigações, manutenções e obras no condomínio

Passados os piores meses da pandemia de COVID-19, síndicos estão às voltas com manutenções e benfeitorias que ficaram paralisadas no segundo trimestre do ano. Afora o calendário de obrigações, sem pausas, que vem exigindo de muitos um "sprint" para alcançá-lo.

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Apesar dos desafios impostos pelo coronavírus - entenda-se adaptações e novas demandas inesperadas -, o síndico deve manter-se criterioso e bem respaldado antes de tomar qualquer decisão quanto às atividades relacionadas à manutenção. Saber priorizá-las adequadamente é um grande diferencial.

 Nesta matéria você vai ler: 

• "Combo" planejamento + respaldo técnico + alinhamento com condôminos 
• Metodologias para priorizações no condomínio: matriz GUT e matriz SWOT
• Ferramentas tecnológicas para gestão
• Calendário de manutenções: sazonalidades e maiores demandas na pandemia
• Cautela na arrecadação de fundos para benfeitorias de custo elevado

"Combo" planejamento + respaldo técnico + alinhamento com condôminos

Tudo no condomínio, especialmente questões que envolvem investimento financeiro, obras e impacto no dia a dia dos moradores, deve ser feito de forma planejada, com cronograma das etapas, sob orientação e consulta a especialistas e com anuência dos próprios condôminos. 

O alerta é de Marcelo Moreira Duarte, CEO da administradora Eu Amo Condomínio.

"O síndico não deve ser impelido pela autossuficiência, fazer as coisas do jeito que 'der na telha' e nem fazer qualquer coisa sob pressão de moradores", afirma Marcelo Duarte, também colunista do SíndicoNet.

PLANEJAMENTO E RESPALDO TÉCNICO

Um bom Plano de Manutenção Preventiva, elaborado por uma empresa especializada ou engenheiros de forma customizada para o condomínio, deve sempre direcionar o síndico.

Na ausência deste documento ou de um relatório de inspeção predial, o síndico deve ter em mente que segurança, saúde e cumprimento de leis devem vir antes. Obras de embelezamento e melhoria vêm na sequência.

"O condomínio deve sempre atender primeiro aos requisitos de segurança, que deixam os usuários e a edificação vulneráveis, e as obrigações que são exigências de órgãos públicos e leis", orienta Elvis Lima, da Merlini Engenharia.

Lima conta que em outubro recebeu uma demanda muito grande para projetos de Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e serviços relacionados a combate e prevenção a incêndios, como a instalação de alarme de incêndio item obrigatório para condomínios que não têm portaria 24 horas. 

"Como o Corpo de Bombeiros no estado de São Paulo postergou para 31/7 os atestados vencidos entre março e julho, muita coisa ficou parada e a maior busca tem sido por AVCB aqui na empresa", diz Lima, do departamento de Engenharia Elétrica da Merlini, empresa especializada em manutenção predial.

• Saiba mais sobre Plano de Manutenção Preventiva no condomínio
• Acesso nosso Guia sobre Prevenção e Combate a Incêndios
• DOWNLOAD 1: Tabela de obrigações do condomínio

ALINHAMENTO COM CONDÔMINOS

Alinhamento de expectativa e boa comunicação com os condôminos e moradores é mandatório. Ainda mais em tempos de pandemia.  

"Os condôminos precisam ser lembrados de que o mundo parou em função da COVID-19 e o que foi aprovado em assembleia, que era muito desejado e até mesmo necessário, não pode seguir dentro do previsto", diz Taula Armentano, síndica profissional especializada em condomínios-clube.

Projetos necessários tiveram que entrar em segundo plano, cedendo a vez para o que deve vir sempre em primeiro lugar: segurança e saúde.

"É importante que haja consciência coletiva no condomínio de que o síndico teve que se debruçar sobre a pandemia, estudar o tema a toque de caixa e readequar o condomínio para uma nova realidade - e isso tomou muito tempo", lembra a síndica profissional. 

Taula conta com o apoio do grupo gestor, conselheiros e das administradoras nessa comunicação com moradores.

"Na retomada, é importante não esquecer que vivemos uma crise. Todos tiveram que aprender a lidar com a pandemia, inclusive os síndicos. Conselheiros e administradoras podem nos ajudar lembrando os condôminos a esse respeito, em conversas e comunicados." 

Outro ponto importante citado por ela é que as atividades que implicam em barulho ainda estão comprometidas, já que muita gente segue trabalhando em esquema home office, com crianças em casa. Deve haver equilíbrio.

"Temos que trabalhar o espírito emocional dos moradores nas comunicações, explicar a eles a diferença entre vontade e necessidade. Que se não fizer determinada manutenção, pode colocar o condomínio em risco de multa e isso vai ser rateado entre todos", exemplifica Marcelo Duarte.

Ele destaca a importância de haver um ou mais canais de comunicação com os moradores, de preferência à escolha deles, para que todos estejam por dentro e acompanhem a evolução das atividades condominiais.

Duarte ilustra como a boa comunicação, consulta e alinhamento com condôminos rende bons frutos. Um condomínio atendido pela sua administradora em Ilhéus, na Bahia, já havia aprovado e planejado a pintura da fachada para os meses de maio a julho.

A COVID-19 chegou e, para não tomar nenhuma atitude precipitada ou arbitrária, aplicou-se uma enquete junto aos moradores, que optaram por seguir com a pintura. "Mesmo em meio à pandemia, a obra aconteceu seguindo todos os critérios sanitários e com assessoria técnica. E não houve aumento de inadimplência, que era uma preocupação", relata Duarte.

Metodologias para priorizações no condomínio: matriz GUT e matriz SWOT 

Além do critério "saúde e segurança em primeiro lugar" e do combo citado no item anterior, o síndico pode se diferenciar ao adicionar metodologias e ferramentas tecnológicas ao seu arsenal para calibrar o seu olhar analítico na hora de priorizar atividades e tomar decisões em seus condomínios. Exemplos: matriz GUT e matriz SWOT. 

MATRIZ GUT

Gravidade, Urgência e Tendência é o significado da sigla GUT, que batiza a ferramenta usada na priorização de resolução de problemas e tomadas de decisão.

Aplicando-a no condomínio, o síndico consegue enxergar o que é realmente relevante ou mais prioritário para o empreendimento, por meio da pontuação atribuída a cada item inspecionado. O trabalho geralmente é feito por engenheiros ou manutencistas.

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"A matriz GUT me ajuda a organizar soluções e estratégias para cada problema, adequação de projetos e processos. Essa ferramenta traz um norte para os funcionários porque eles sabem que terão um cronograma a seguir. Ela é simples e traz a segurança de que não deixamos o mais importante para depois", comenta Taula Armentano, usuária da metodologia.

• Saiba mais sobre Matriz GUT.

MATRIZ SWOT

Amplamente usada na administração de empresas, a matriz SWOT vem do inglês Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças) para ajudar a determinar esses elementos na organização e usá-los na elaboração do seu planejamento estratégico.

"A matriz SWOT faz análise do ambiente interno e externo e auxilia a elencar itens relacionados à essência do condomínio que, competitivamente falando, impactam na sua valorização, no que leva uma pessoa a decidir por morar neste empreendimento e não em outro", explica Taula Armentano, adepta da ferramenta. 

• Exemplo 1 - Condomínio-clube: dentre as forças deste tipo de empreendimento estão as áreas de lazer, paisagismo, atividades recreativas e esportivas. Todos esses itens devem estar em dia.
• Exemplo 2 - Condomínio comercial: hall e recepção bem cuidados, elevadores e interfonia funcionando perfeitamente estão entre as forças deste perfil de condomínio.

Para Taula, a matriz SWOT está relacionada diretamente com a valorização patrimonial e com aquilo que o condômino enxerga e atribui importância. Por isso ela gosta de trabalhar conjuntamente com as duas matrizes para organizar as prioridades de seus condomínios.

"Tem que se olhar para o condomínio como um todo. Não adianta dirigir a atenção somente para a estrutura da edificação na hora de priorizar, estar em dia com as manutenções se aquilo a que os moradores atribuem maior valor não estiver atendido. A questão da valorização patrimonial também tem um peso grande, pode impedir locação ou venda", explica. 

Ferramentas tecnológicas para gestão

De posse do plano de manutenção e planejamento estratégico e com as priorizações feitas, é importante que o síndico adote alguma ferramenta para auxiliar no controle das atividades. Podem ser checklists, painéis físicos, planilhas, roteiros, softwares ou aplicativos - estes últimos, por serem online, ainda mais práticos e funcionais.

Algumas administradoras já oferecem algum tipo de ferramenta tecnológica aos seus clientes. A Eu Amo Condomínio criou um checklist de manutenções no próprio aplicativo.

"Por meio dele é possível gerenciar e manter em dia todas as obrigações do condomínio. E se em 12 meses o síndico cumprir tudo do nosso programa de gestão, o condomínio recebe um certificado da Fundação Vanzolini", explica Marcelo Duarte, da administradora.

O síndico profissional Aldo Busuletti, diretor operacional da Busuletti Síndicos & Associados, usa uma ferramenta proprietária de gestão online. "Tem alertas de vencimento de certificados e serviços periódicos, gráficos, painel que aponta o que está pendente, em andamento e planos futuros", explica.

Para cada um dos mais de 50 condomínios atendidos pela empresa há uma página customizada e qualquer condômino pode visualizar em tempo real, com total transparência:

• projetos
• cotações
• biblioteca
• processos
• documentos
• certificados
• etc

"Toda documentação está ali dentro da ferramenta. Procuramos maneiras inovadoras de gerenciar condomínios."

Há soluções de mercado, disponíveis para qualquer condomínio interessado em automatizar a gestão da manutenção, como Verat, em parceria com o SíndicoNet, e In Montions Condos.

• DOWNLOAD 2: Roteiro de inspeção para zelador
• DOWNLOAD 3: Tabela com 40 obrigações do condomínio

Calendário de manutenções: sazonalidades e maiores demandas na pandemia

Pelo calendário de manutenções de Aldo Busuletti, novembro e dezembro são os meses dedicados a obras de melhorias em salões de festas, hall social, academia e jardins para as celebrações de final de ano. Em tempos "normais" há maior fluxo de pessoas, com visitas de familiares e amigos para as festividades.

Nos condomínios do litoral, o síndico profissional foca na manutenção corretiva e preventiva em academia, piscina, salões e áreas recreativas.

Em alguns condomínios, Busuletti está mantendo esses espaços fechados. "Naqueles que insistiram, liberamos com 50% da capacidade. A minha recomendação é não liberar porque implica em aglomeração e a pandemia ainda não acabou", alerta.

Esta época do ano, independente de pandemia, é reservada para fazer a manutenção preventiva do para-raios ou SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas), devido ao período de chuvas que está chegando agora, lembra Elvis Lima, da Merlini Engenharia. 

A norma ABNT NBR 5419, de SPDA, foi atualizada em maio de 2015 e passou a exigir que todos os equipamentos elétricos estejam interligados no aterramento e que esteja com DPS (Dispositivo de Proteção contra Surtos) instalado no quadro geral elétrico da administração, onde ficam as chaves de bombas, elevadores, gerador etc.

"A inspeção visual do SPDA é anual e, a partir disso, é emitido um relatório com adequações, ou se tudo estiver em ordem, é emitido um atestado junto com a medição ôhmica, válido por dois anos", explica o técnico Elvis Lima.

• Saiba mais: Inspeção de para-raios

Justamente devido às chuvas, obras de impermeabilização e pintura de fachada não são recomendas. Um condomínio em que Aldo Busuletti é síndico, no bairro de Perdizes, em São Paulo, sofre há algum tempo com problemas de impermeabilização no topo do prédio, onde imediatamente embaixo fica a academia.

"Durante pandemia, os condôminos não quiseram fazer a obra. Com as chuvas iniciando agora, as infiltrações se intensificaram. As pessoas agora querem que a impermeabilização seja feita a toque de caixa, mas é bem complicado porque quando chove, é preciso interromper", explica.

• CoteiBem: serviços de impermeabilização de lajes

Pintura de fachada, por exemplo, ele só vai retomar no final de março e começo de abril. "Se começar agora, pode levar o dobro tempo", justifica.

• Leia a a matéria Prepare o seu condomínio para o período de chuvas

MAIORES DEMANDAS DE MANUTENÇÃO NA PANDEMIA

Elvis Lima, da Merlini Engenharia, listou os serviços mais demandados na retomada de manutenções dos condomínios:

• Contra-incêndio: instalação de bomba de incêndio, que dá pressurização para o sistema de hidrantes dos últimos andares, e medição individual para alimentação de bomba de incêndio. "O Corpo de Bombeiros solicita que se instale um relógio com alimentação antes da entrada de energia no prédio, pois, em caso de incêndio, o bombeiro desliga a chave geral como uma das medidas de combate ao incêndio e, para que essa bomba funcione, precisa ter alimentação independente antes da chave geral", explica.
• Estudo de análise de grandezas elétricas: contempla estudo de demanda atual do condomínio e futuros equipamentos, tais como ar-condicionado e tomadas para veículos elétricos. "O que vem acontecendo com muita frequência nos condomínios é o morador instalar ar-condicionado sem consultar a administração e pode começar a desarmar o disjuntor da unidade no quadro geral. Importante o zelador não permitir que eletricistas de condôminos acessem a casa de força para trocar o disjuntor. Isso só pode ser feito pelo condomínio - tem que checar se os disjuntores estão compatíveis com a capacidade do cabo instalado", alerta.
• Aterramento individual dos elevadores: minimiza a queima de placas eletrônicas dos elevadores. "Esta foi outra demanda que surgiu durante o ano e foi executada mesmo durante a pandemia", comenta. 

Cautela na arrecadação de fundos para benfeitorias de custo elevado

Aldo Busuletti comenta que, embora haja uma movimentação de retomada de obras nos condomínios, para que isso seja viabilizado é preciso de dinheiro e muita gente não está querendo fazer rateio de obras.

"Alguns condomínios já têm recursos próprios, mas a maioria, durante a pandemia, reduziu a arrecadação de fundos. Tenho empreendimentos que já pediram para retomar fundo de melhorias com metade do valor: algo que seria feita em dois meses, agora está sendo esticado em quatro, cinco meses. A retomada está sendo feita aos poucos."

Taula Armentano lembra que há condôminos passando por dificuldades financeiras e deve haver cautela na aprovação de obras de médio e longo prazo que vão exigir rateio.

"Neste momento, as obras onerosas e mais longas devem ser muito bem pensadas, observando a conjuntura para que não aumente inadimplência e o condomínio inicie projetos que não vai conseguir pagar. Ainda não se sabe de todos os impactos financeiros advindos da pandemia", alerta a síndica profissional.

Com a iminência de uma segunda onda de COVID-19, há o risco de retroceder aos patamares do segundo trimestre do ano e ter que suspender tudo. 

Uma maneira de minimizar problemas é fazer as manutenções por fases, se for possível. Um exemplo dado por Busuletti é quanto ao AVCB.

Para projetos que necessitam de investimento para adequações no condomínio, ele pagou a taxa Fepom, do Corpo de Bombeiros, e pediu a vistoria pela corporação, que emite um relatório.

"Desta forma posso apresentar aos condôminos as reais necessidades. O prazo para acontecer a segunda vistoria é de até um ano, período em que as adequações podem ser feitas de forma gradativa."

No caso de um condomínio, sem fundos financeiros, que queira fazer um reforma elétrica completa para acréscimo de cargas, Elvis Lima recomenda começar pela elaboração de projeto, que é válido por três anos, fazer planejamento financeiro e executivo e, neste momento, fazer uma etapa: adequação dos disjuntores.

Fontes consultadas: Marcelo Duarte (Eu Amo Condomínio), Aldo Busuletti (síndico profissional), Taula Armentano (síndica profissional), Elvis Lima (Merlini Engenharia).

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