REINF e condomínios
Desde 10/05/21 a nova obrigação fiscal está valendo. Confira 10 pontos sobre a EFD-REINF e seus impactos na rotina das administradoras e condomínios
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, mais conhecida pela sigla EFD-REINF, passou a valer no dia 10/05/2021.
“A EFD-REINF vem como mais uma obrigação acessória dos condomínios e associações, em complemento ao eSocial. Obrigação acessória é aquela de prestar informações corretamente”, ensina a contadora Ivana Lopes Miranda, instrutora da UniSecovi.
A nova obrigação, no mesmo perfil do eSocial, exige que as administradoras enviem as declarações dos condomínios com retenção de INSS à Receita Federal até o 15º dia do mês subsequente do fato gerador - tudo conforme a Instrução Normativa RFB 1842, de 2018.
Nesta matéria você vai ler:
- EFD-REINF, condomínios, administradoras e a Receita Federal
- EFD-REINF impacta diretamente a operação das administradoras de condomínio
- Desafio das administradoras: engajar os condomínios e se preparar tecnicamente
- EFD-REINF e certificados digitais
- Impactos da EFD-REINF na parceria entre síndicos e administradoras
- Multas para quem não enviar os dados
- Administradoras: oportunidade para se diferenciar
- Novo serviço implicará em cobrança pelas administradoras?
- Futuro da EFD-REINF
- Prazo de início da EFD-REINF
1. EFD-REINF, condomínios, administradoras e a Receita Federal
“A Receita Federal vai cruzar de forma automática os dados das notas fiscais de prestadores e tomadores de serviço. Por isso, é fundamental que as informações enviadas sejam corretas”, aponta Ivana, que é especializada em gestão tributária.
O que está incluído nesse rol? Informações referentes às retenções previdenciárias incidentes de:
- mão de obra terceirizada: portaria e controle de acesso, limpeza, segurança entre outros;
- tomadores de serviço de mão de obra;
- serviços de obra em geral: empreitada global ou parcial.
“Por exemplo, chega uma nota fiscal no condomínio, para vencer no dia 28 de agosto. Isso deve ser comunicado no dia 15 do mês seguinte, antes mesmo do vencimento da nota”, explica a contadora.
É fundamental que síndico, zelador, gerente predial ou um supervisor, todos que tenham contato com as notas fiscais do condomínio sejam informados sobre a mudança. Assim como o eSocial, todos devem estar atentos à nova obrigação.
Quem conta com administradora de condomínio deve procurar a sua parceira e se informar sobre como será feito o envio desses dados e quais os prazos envolvidos para que a empresa tenha tempo hábil para fazê-lo à EFD-REINF sem geração de multas para o condomínio (veja mais sobre multa mais abaixo).
2. EFD-REINF impacta diretamente a operação das administradoras de condomínio
Segundo José Roberto Graiche Júnior, presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), a nova obrigação gerou um impacto muito grande na operação das administradoras de condomínio.
"Sem dúvida nenhuma, no primeiro mês já houve um impacto, principalmente porque exigiu uma readaptação de rotina de trabalho, análise dos sistemas e alterações, para poder gerar as informações de REINF”, explica Graiche.
A atividade ainda está truncada. “Verificou-se, muitas vezes, que as notas fiscais de maio, cujo prazo de entrega foi 18 de junho (com prorrogação), chegaram apenas nas administradoras, pois alguns pagamentos eram para o final do mês. Então há um descompasso na análise e chegada da nota fiscal, com o envio da informação para a REINF.”
No entanto, de acordo com o dirigente, as administradoras estão se adaptando, mudando a rotina e analisando, também, os impactos no condomínio.
“Em 90 dias, acredito que haverá um clareamento melhor de como vai ficar a situação. Mas as administradoras e condomínios estão cumprindo as novas determinações, apesar desses contratempos."
3. Desafio das administradoras: engajar os condomínios e se preparar tecnicamente
Fernando Canato, diretor administrativo financeiro da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI), afirma que a grande mudança é a necessidade de os condomínios se organizarem ainda mais formalmente, como se fosse uma empresa.
“Para a administradora é uma grande responsabilidade conduzir os condomínios para este engajamento na formalidade, conscientizando-os das obrigações atuais e quais as penalidades em não cumprir, ou seja, seu papel vai mudar de forma significativa, saindo da postura receptiva para ativa. É necessário se antecipar às situações e orientar seus clientes”, diz Canato.
De acordo com o diretor da ABADI, a situação é muito séria e requer atenção tanto de condomínios quanto de administradoras. “Por um lado, muitos condomínios não estão devidamente estruturados e tampouco conhecem, no detalhe, quais passam a ser suas obrigações e penalidades previstas em lei", diz.
"De outro, uma administradora, para cumprir com seu papel neste compromisso, precisa estar devidamente atualizada quanto às obrigações para informar, orientar seus clientes da forma correta, treinar e capacitar equipe para gerir a obrigação e possuir um sistema robusto capaz de armazenar essas informações e transmitir ao governo da forma correta”, alerta.
4. EFD-REINF e certificados digitais
Outro ponto de impacto apontado por José Roberto Graiche Júnior é em relação aos certificados digitais.
“O que está ocorrendo em alguns condomínios é a não renovação dos certificados digitais por parte dos síndicos. O documento eletrônico é necessário para entrega da REINF, não tem outro jeito”, explica o presidente da AABIC.
5. Impactos da EFD-REINF na parceria entre síndicos e administradoras
Fernando Canato, diretor da ABADI, explica que o síndico, responsável em atender as necessidades legais junto ao governo, vai precisar do apoio didático, ágil e assertivo da administradora.
“A relação síndico-administradora vai ficar muito mais intensa para que, juntos, possam fazer essa virada. Por outro lado, vai facilitar e ajudar a todos, não somente no controle das obrigações, mas também na transparência. Mas a falta de ação conjunta poderá gerar fracassos e, consequentemente, perdas financeiras”, alerta o diretor.
6. Multas para quem não enviar os dados
É sabido que os condomínios podem ser multados devido ao envio de informações incorretas ou mesmo por falta de envio. Para quem não enviar o Reinf ou mesmo apresentar incorreções ou omissões no documento, o valor da multa varia de R$ 200 a R$ 500.
Ivana Miranda, porém, explica que em um primeiro momento, a Receita Federal deve notificar tomador ou prestador de serviços quando houver inconsistências com algum dado. Depois, deve começar a multar.
“É importante ressaltar que informações incorretas ou a falta das mesmas, em obrigações acessórias, podem gerar multas grandes, por vezes maiores que o valor do imposto em questão. Vale a pena acompanhar de perto e evitar esse tipo de problema”, avisa a especialista.
Segundo a ABADI, as multas podem ser cumulativas e lançadas como dívida ativa da União e também podem resultar na Ação de Execução Fiscal do condomínio ou associação, levando ao bloqueio de contas e ativos.
7. Administradoras: oportunidade para se diferenciar
Para Fernando Canato, da ABADI, a nova obrigação da EFD-REINF, no médio e longo prazo, é vista de forma muito positiva pelo mercado das administradoras.
“É uma grande oportunidade das administradoras demonstrarem seus diferenciais aos seus clientes, os condomínios, gerando uma relação de parceria menos dependente de preços e mais consolidada em confiança e qualidade da entrega.”
Além disso, após a adaptação às mudanças, essa gestão das obrigações e comunicação junto ao governo vai agilizar a veiculação destas informações, gerar maior transparência para todos, menor burocracia para controle, beneficiando, no final, toda a cadeia envolvida.
8. Novo serviço implicará em cobrança pelas administradoras?
Para Graiche, ainda é cedo para determinar se haverá acréscimo de custo mensal das administradoras aos condomínios.
“Não sabemos como vai ser o impacto dessa atividade em termos de cobrança, mesmo porque, considerando a segunda fase, haverá controle e execução dessa tarefa com exigência da guia de GPS para pagamento integrado, como é feito no eSocial, para os colaboradores”, considera o presidente da AABIC.
Ele considera que as administradoras estão em uma fase transitória e pode ser que haja uma cobrança mensal no futuro ou uma despesa única, para implantação e adaptação de uma só vez.
“Estamos ainda estudando, coletando as informações das administradoras, analisando todo investimento que está sendo feito, para poder chegar em alguma conclusão. Portanto, ainda não dá para precisar se haverá e como será feita esta cobrança."
9. Futuro da EFD-REINF
Segundo Ivana Lopes Miranda, a REINF, em um segundo momento, vai pedir também dados como PIS (Programa de Integração Social), COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
“Cada vez mais teremos interações digitais com o governo, de forma a evitar fraudes e a manter as contribuições de todos em dia”, analisa a instrutora da UniSecovi.
10. Prazo de início da EFD-REINF
A transmissão de dados da EFD-REINF deveria ter se iniciado dia 10/07/2019 para o 3º grupo ao qual pertence os condomínios – o chamado “evento de cadastro” - mas a nova responsabilidade foi adiada há dois anos pela Receita Federal.
Fonte consultada: José Roberto Graiche Júnior (AABIC), Fernando Canato (ABADI), Ivana Lopes Miranda (UniSecovi), Thiago Badaró (advogado).
