Troca de síndico ou administradora de condomínio

O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos para que a falta de informações não prejudique o futuro ocupante do cargo.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o check-list abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.

Assim, é possível traçar todas as medidas necessárias e começar o novo mandato com o pé direito!

• SAIBA MAIS: Como montar um Plano Diretor para o seu condomínio

"Cerimônia de atualização" facilita a troca de gestão do síndico

Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental tanto para quem chega, como para quem está deixando o cargo. 

Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer mal entendido ou dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio. 

Criada com o intuito de servir como uma trilha didática para quem está assumindo a gestão pela primeira vez, a série "Bússola do Síndico" traz dicas especiais para essa fase em seu segundo episódio. Confira:

DOCUMENTOS

Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

• Apólices de Seguro;
• Cartão de CNPJ;
• Folhas de Ponto de Funcionários;
• Laudos PCMSO/PPRA;
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Escritura de Convenção;
• Regulamento Interno;
• Livros de Atas de assembleia;
• Contratos (manutenção, etc.);
• Pastas de Prestações de Contas;
• Planilhas de Orçamentos;
• Plantas do Condomínio;
• Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
• Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais).

CERTIDÕES

Um dos pontos principais são as certidões que o novo síndico deve tirar para ficar a par da situação do condomínio (veja quais são na tabela abaixo).

Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para lhe ajudar na coleta dessas informações, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados para averiguar a conformidade com obrigações trabalhistas e fiscais.

	Pendências apontadas	Onde consultar
Certidão INSS	Contribuições com a Previdência Social	Receita Federal
Certidão FGTS	Pagamento do fundo de garantia por tempo de serviço	Caixa Econômica Federal
Ações trabalhistas	Obrigações relacionadas a funcionários próprios	Tribunal Regional do Trabalho
Ações cíveis/criminais	Responsabilidades do síndico perante o condomínio	Tribunal de Justiça do seu estado
AVCB	Medidas preventivas contra incêndios	Prefeitura Municipal
Habite-se ou Auto de Conclusão	Requisitos de segurança, habitabilidade e infraestrutura	Prefeitura Municipal
RIA dos elevadores	Manutenção e segurança dos equipamentos	Prefeitura Municipal

PROCEDIMENTOS:

1. É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.
2. Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.
3. Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
4. Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.
5. Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má-fé, fica resolvido. Caso contrário, deve-se convocar uma assembleia.
6. A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior.

Como funciona a transição entre administradoras de condomínios?

Como citado na matéria de abertura deste guia, a administradora é uma grande aliada para otimizar a rotina e desafogar demandas dos moradores.

Dessa forma, caso seja identificada alguma irregularidade ou ineficiência, especialmente durante a troca de gestão do síndico, é completamente possível fechar negócio com uma concorrente que atenda às necessidades do condomínio.

É importante frisar que as empresas pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.

Confira, a seguir, a explicação do advogado Zulmar Koerich:

DOCUMENTOS

Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

• Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
• Benefícios Trabalhistas e Tributos;
• Comprovantes de Pagamentos de Contas;
• Circulares entregues;
• Cartas de comunicação;
• Cadastro atualizado de condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
• Livro de Atas;
• Cartão do CNPJ;
• Convenção Condominial e Especificação;
• Relatório da Última Emissão de Boletos;
• Livro de Registro de Empregados; e
• Balancetes.

PROCEDIMENTOS

• Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
• Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.
• Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.
• A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.
• De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".
• Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos (saiba mais).

Downloads úteis

• Veja aqui modelo de carta para transferência de gestão
• Use este outro para apresentar o novo síndico

Encontre parceiros ideais para sua gestão

• Principais administradoras de condomínios de São Paulo | Rio de Janeiro | e Outras regiões
• Síndicos profissionais em São Paulo | Rio de Janeiro | e Outras regiões

Fontes consultadas: Mayb Ferreira - Síndica ; Dr. Daphnis Citti de Lauro - Advogado Especialista em Condomínios ; Hubert Gebara - Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet