Assembleias Extraordinárias
Quando e por que convocar?
Por Gabriel Karpat* 
O órgão máximo da vida em condomínio é a assembleia dos condôminos. E é através das reuniões dos proprietários ou seus representantes legais, que as decisões são tomadas com base no critério democrático da vontade da maioria.
Dentro dos parâmetros da lei, e em obediência as determinações e restrições das convenções, as decisões tomadas através de votação em assembleias são soberanas.
O Código Civil estabelece a obrigatoriedade de apenas uma reunião anual, as chamadas assembleias ordinárias, para deliberar sobre as contas do período anterior, a previsão orçamentária do exercício e eleger o corpo diretivo, quando for o caso.
Mas não é apenas quando uma dessas obrigações não for atendida que o síndico deve convocar uma assembleia extraordinária. A convocação deve ocorrer sempre que a ocasião assim exigir.
E quais são essas ocasiões?
- Reparos e obras necessárias de grande vulto
- Emergências já atendidas que necessitem de verbas suplementares
- Propostas de melhorias e embelezamento
- Em especial, decisões e ações que alterem a rotina, a edificação e seus componentes
Entretanto, não são somente nessas oportunidades que o síndico deve convocar os seus moradores. É impossível mapear quais decisões são mais ou menos importantes para uma determinada comunidade. Cada condomínio tem sua própria identidade e suas expectativas, já identificadas pelo síndico na oportunidade de sua eleição. É esse “feeling” que mostrará a necessidade da deliberação ou não dos condôminos para determinados assuntos.
Cabe porém ressaltar, que ao assumir o cargo de síndico, o mesmo tem obrigações a cumprir: as normas municipais com relação à edificação, as normas de segurança e moralidade interna, administração e gestão de pessoal, além das deliberações tomadas em assembleias passadas. Assim, para dar atendimento a essas obrigações inerentes de sua função, não precisa o síndico em cada ação convocar uma assembleia. As assembleias anuais têm exatamente essa função: aprovar os atos do sindico e gastos deles decorrentes. Além disso, tem como órgão consultor um conselho ao qual sempre poderá recorrer.
Persiste a pergunta: quantas assembleias realizar?
Não é fácil, como já dissemos, quantificar um número ideal. Sabemos que o interesse dos moradores, na maioria das vezes, restringe-se a questões que os atingem diretamente, como por exemplo, sorteio de vagas na garagem e cotas extras. Por isso, o síndico deve saber filtrar essas demandas e dar prioridade aos assuntos que, de uma forma ou outra, atingem a todos da coletividade.
Sabe-se também que é fato que a frequência nas reuniões poucas vezes supera 20% da totalidade. Isso muitas vezes desestimula o sindico à convocação para assuntos relevantes que merecem uma assembleia, o que não é recomendado. Vale ressaltar que, a não participação dos moradores não dimiunui o poder ou validade das decisões tomadas em assembleia, e a ata devidamente registrada e distribuída produz os efeitos legais as quais as decisões estão sujeitas.
Outro fator importante é que ao reduzir o número de assembleias, quando realizadas pelo acúmulo de assuntos a serem tratados, torna-as intermináveis e cansativas. Isso contribui também para afugentar ainda mais o número de participantes. Para evitar isso, é importante que as reuniões sejam objetivas e tenham uma duração curta. Isso resgata e cria a cultura participativa da comunidade.
Como prática, a realização no mínimo de duas assembleias por ano pode dizer-se indicado (uma extraordinária, além da ordinária). Isso faz com que os temas a serem tratados não sejam longos demais e reduz o vácuo nas tratativas e informações do síndico a seus vizinhos.
Se, entretanto, um imprevisto tornar necessária uma consulta, nada impede a convocação de outra assembleia especifica a qualquer tempo.
Não podemos desconhecer que cada reunião tem custos com a sua realização. Mas entre a incerteza de tomar uma ação sem consultar a opinião dos demais condôminos e certeza da transparência mediante informação, opte pela segurança da transparência.
(*) Gabriel Karpat, economista (PUC-SP), mediação e arbitragem (FGV), especialista em condomínios, autor de livros e diretor da GK administração de Bens
